Automatizacion

AUTOMATIZACION DE PROCESOS

ADMINISTRATIVOS

EJERCICIO 7 CAPITULO 4- SISTEMATIZACION

Competencias: Comprender las fuerzas que impulsan un cambio en un proceso administrativo.

-Describir y diferenciar las etapas al llevar a cabo una sistematización.

Instrucciones y

Enunciado del ejercicio: En algunos departamentos de servicio al cliente se da una serie de errores comunes que cometen al sistematizar determinado proceso de dicho departamento. A continuación se identifican cinco de los errores típicos de los que se cometen con más frecuencia en los departamentos de servicio al cliente. Después de haber leído la información complete la tercera columna con dos acciones para evitar que se cometan dichos errores. Tome en cuenta lo estudiado en este capítulo.

Error | Definición | Solución |

Carece de Un plan |

Al sistematizar procesos dentro de un departamento de atención al cliente se desconoce que se está sistematizando, por qué, y hacia donde llevaría dicho proceso. |

1. El responsable de dirigir el departamento de atención al cliente, tiene que tener definido un plan acorde a la

Demanda que se presenta.

2. Debe conocer a la perfección como orientar al personal subalterno y como se debe de atender a los clientes, para ello debe tener sistematizado el departamento que dirige. |

Se busca un Sistema de Única talla |

Se consideran paquetes elaborados de software que apoyen la sistematización del proceso del departamento de atención al cliente, sin considerar si se ajusta a la empresa, sin adaptarlo a las particularidades, su visión y sus necesidades |

1. Se tiene que tener estandarizado el sistema de software en el departamento de atención al cliente,

2. Identificar los problemas que se presenten darle solución de inmediato. |

Error | Definición | Solución |

No se documenta El proceso |

Se cuenta con un sistema que apoya departamento de atención al cliente, que se ha desarrollado en el tiempo, y que funciona bastante bien porque las personas lo han estado haciendo de esa forma durante mucho tiempo. Sin embargo, dicho proceso no está documentado. |

1. Hoy en día los sistemas informáticos son muy importantes para documentar y archivar toda la información que se utiliza en

Diferentes empresas,

2. por lo tanto es indispensable la automatización actualizando toda la información. |

La falta de implementación |

Se detiene o no se concluye la implementación o ejecución del proceso de sistematización para el departamento de atención al cliente. La documentación por sí sola no es suficiente. |

1. se puede implementar un proyecto de atención al cliente especificando clara mente los objetivos a tratar,

2. En detalle se establecen los objetivos a cumplir y los logros en cada etapa, por lo tanto no se detiene la implementación. |

Dejando afuera la cuantificación

| No se tienen claramente definidos y cuantificables los resultados que se esperan de la sistematización de los procesos del departamento de atención al cliente. La evaluación de los sistemas es un paso esencial. Sin esta información se hace casi imposible llevarla a cabo. |

1. Los sistemas informáticos son muy importantes y útiles para el procesamiento de la información,

2. Pero recordemos que tenemos que tener personal altamente capacitado para el manejo de los mismos, y así se calificaran los resultados que se esperan. |

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