Sistemas de Información para la Gestión “Creación de una base de datos para una pequeña empresa de Valparaíso”

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Universidad Técnica Federico Santa María[pic 2]

Departamento de Industrias

Sistemas de Información para la Gestión

“Creación de una base de datos para una pequeña empresa de Valparaíso”

Avance de Proyecto

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Contenido

Resumen Ejecutivo        3

Introducción.        4

Estudio Global.        5

- Tipo de Organización.        5

- Utilizar los conceptos de sistema para explicar por qué es una Organización.        5

- Antecedentes generales de la Organización (creación, historia, etc.)        5

- Productos y/o servicios.        6

- Análisis de clientes principales y características del mercado (entorno) en el cual se desenvuelve.        6

- Análisis de proveedores principales y características de dicho mercado.        6

- Competencia (rivales principales y estrategias utilizadas).        6

- Volumen de actividades (facturación, personal, etc.)        7

- Tecnología utilizada en los procesos.        7

- Análisis FODA        7

Análisis de la Estructura de la Organización        9

Grupos existentes según Estructura Mintzberg.        9

Organigrama de acuerdo a estructura Mintzberg        10

Estructura: Orgánica.        10

Factores Contingentes.        11

Relación entre Estructura y Estrategia.        11

Clima Organizacional, liderazgo y relaciones.        11

Estudio detallado del proceso.        13

Descripción del Modelo Actual.        13

Modificaciones al Sistema Actual        18

Diagrama de procesos rediseñado        18

Especificación de Requerimientos de Información y Dimensión del Cambio.        23

Requerimientos de información del usuario.        23

Modelo Conceptual de la Base de Datos        24

Modelo Relacional        25

Estudio de Factibilidad.        26

Factibilidad Técnica:        26

Factibilidad Operacional:        27

Factibilidad Legal:        27

Factibilidad Económica:        27

Conclusiones        29

Anexos        30

Plan de trabajo        31

Resumen Ejecutivo

El presente proyecto consiste en elaborar un sistema de información, que entregue datos relevantes acerca de las mercaderías en existencia de una pequeña empresa ubicada en el sector del cerro Placeres, en la ciudad de Valparaíso. El sistema consiste en una base de datos que entregará información sobre clientes, proveedores, productos e ingredientes. Se podrá tener acceso a esta información en el momento que se genera un pedido, para señalar al cliente la existencia de un determinado producto, y también al momento de realizar la contabilidad y determinar el nivel de ventas.

La empresa se llama “Emporio La Butiq” y se desenvuelve en el rubro de la alimentación, más específicamente en el giro de Comidas al paso. Iniciaron sus actividades en la ciudad de Concón, pero en noviembre del 2011 llegaron al cerro Placeres, cerrando su local anterior. Actualmente su principal producto son las empanadas fritas, de más de 50 tipos. Estas se elaboran en el momento en que el cliente realiza el pedido. La empresa también ofrece pan amasado, productos de pastelería fina y helados, pero estos no se fabrican a pedido.

Los pasos en la realización del proyecto son los siguientes:

• Estructura de la organización. Se evaluará la estructura de la empresa determinando qué departamentos existen y de qué manera se produce el flujo de información al interior de cada departamento y entre cada uno de ellos. Todo esto de acuerdo al Modelo de Mintzberg. Se determinará qué tipo de estructura (Orgánica o mecanicista) posee la empresa, y las causas y consecuencias de funcionar bajo dicha estructura.

• Reingeniería de procesos. Se realizará un diagrama BPM (Business Process Modeling) para describir los procesos de negocios de la organización. Se detectarán los problemas o descoordinaciones asociados a errores en el flujo de procesos. Luego se propondrá un nuevo modelo y se realizará el respectivo diagrama BPM, agregándose los procesos relacionados con la base de datos creada. Para esto se utilizará el software Power Designer.

• Diagrama Entidad/Relación. Se determinará cuáles son las entidades más relevantes (y sus atributos) en la organización y cuál es la relación entre estas (con su respectiva cardinalidad). Todo esto con el objetivo de realizar una base de datos que sea capaz de organizar estas entidades y gestionar de mejor manera las ventas de la empresa. Este paso está programado para la entrega final, pero se está considerando avanzarlo con los conocimientos ya aprendidos en la cátedra.

• Estudio de Factibilidad. Mediante indicadores económicos y de nivel de inversión, se verificará la posibilidad verdadera de implementar el sistema de información en la empresa.

Introducción.

En el desarrollo de un país, el nivel de productividad es el factor más determinante de la calidad de vida de sus habitantes. Está demostrado que los países con mejores índices de vida son aquellos que poseen mayores niveles de producción. En esta área, las empresas juegan el rol más importante de todos, ya que son éstas las responsables de generar toda la producción. Además, para cada empresario, es primordial incrementar la productividad de la empresa, dado que el objetivo principal de éste es generar beneficios.

Para optimizar el nivel de producción de la empresa es importante, para la persona que toma las decisiones, contar con un feedback de lo que ocurre en las diferentes áreas operacionales de la organización. Así podrá tomar decisiones pertinentes y definir estrategias que tengan sentido y que ayuden a mejorar la productividad de la empresa. Es por esto que la información se ha convertido en un recurso cada vez más importante a tal punto que se considera una prioridad en las empresas.

En este aspecto, las tecnologías de la información ofrecen una alternativa potente y robusta. A través de la generación de los Sistemas de Información, las grandes empresas han sido capaces de ver incrementadas sus ventas y han mejorado su relación con los clientes. Los Sistemas de Información y bases de datos entregan y almacenan información fidedigna e inequívoca sobre las actividades en el nivel de operaciones, el estado de las ventas, etc.

No obstante, las pequeñas y medianas empresas no tienen acceso a estas posibilidades, dado el elevado nivel de precios que implica hacer el estudio, modelación, y mantención de estos sistemas. Y este es el caso particular de Emporio La Butiq, pequeña empresa de venta de comida al paso ubicada en Placeres. A través de este proyecto, se pretende hacer el análisis de la pyme, generar el sistema de información y la base de datos, y estudiar la factibilidad de implementación. Finalmente, se espera que, si el sistema es rentable, la empresa lo adopte y logre aumentar su nivel de ventas y productividad.

Estudio Global.

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- Tipo de Organización.

La empresa “Emporio Labutiq” es una PYME dedicada al rubro de comida rápida, específicamente la fabricación propia de: empanadas, lasañas y pastas (ocasionalmente produce repostería, tales como: trufas, pie de limón, pedido de tortas, entre otros). Además vende helados y confites.

- Utilizar los conceptos de sistema para explicar por qué es una Organización.

Labutiq es una Organización, ya que cuenta entre sus principales características el ser sistema abierto, homeostático y dinámico. Esto se puede comprobar mediante un breve análisis:

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