CIRCULARES Y SUS TIPOS

Se definen como las disposiciones expedidas por los Funcionarios Superiores de la Administración Pública, como lo son los Secretarios de Estado, Subsecretarios o quienes legalmente los sustituyan, en las que se dan instrucciones a los inferiores sobre el régimen interno de las oficinas, su funcionamiento con relación al público, o para aclarar a los inferiores el sentido de las disposiciones legales ya existentes. No contienen normas de carácter jurídico, sino explicaciones dirigidas a los servidores públicos de menor jerarquía, señalándoles los principios técnicos o prácticos que aseguren el buen funcionamiento de la organización administrativa y la debida aplicación de las disposiciones legales.

El estilo en la redacción de la circular ha de adecuarse al modelo de la carta, sobresaliendo en su redacción la claridad y la sencillez ya que se trata de escritos destinados a personas de muy diverso nivel.

Existen dos tipos de circular, que son: LAS VOLUNTARIAS y LAS OBLIGATORIAS.

LA CIRCULAR VOLUNTARIA

Es aquella que tiene la función principal de promover productos, empresas o personas. Como ejemplo de ello son:

o Ofrecer los servicios de algún negocio

o Dar a conocer un nuevo producto

o Enviar lista de productos y precios

o Remisión de catálogos

o Avisos al personal (internos)

o Invitaciones, etc.

LA CIRCULAR OBLIGATORIA

Es aquella que la ley establece que debemos dar los avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relación comercial con nuestros clientes. Por ejemplo:

o Apertura de negocio

o Cambio de domicilio

o Establecimiento de una sucursal

o Nombramiento de apoderado

o Designación, ratificación o remoción de apoderado

o Nombramiento de distribuidores

o Traspaso de negocio

o Clausura

o Liquidación o quiebra de empresa

o Constitución de una sociedad

o Dar a conocer el nombre de los administradores

o Convocatoria de asamblea de accionistas, ordinaria o extraordinaria

o Aumento o disminución de capital

Entre otros, por lo cual debemos saber cuáles son los requisitos para dar a conocer los avisos necesarios que establece la ley mediante una circular.

Dentro de la empresa o industria los temas que pueden contener las circulares son:

A. Movimiento interno de los jefes de una institución.

B. Los cambios de horario de trabajo.

C. Nombramiento de comisiones encargadas de mejorar el movimiento interno de dependencia.

D. Acuerdos y decisiones de la jerarquía.

E. Los ascensos del personal que labora en una empresa, etc.

Por los temas o asuntos mencionados, es fácil darse cuenta, que este documento cumple su función dentro de una institución, con un trato vertical descendente y horizontal; es decir de una autoridad a un subordinado y también entre las personas del mismo nivel o rango. Si dentro de una empresa existe un gran número de trabajadores o miembros, la circular será mimeografiada.

PARTES DE UNA CIRCULAR

Los elementos de la CIRCULAR son:

1. Numeración

La primera parte se escribe con mayúsculas, es decir, la palabra CIRCULAR, seguida del numero, separada por una línea oblicua, luego las siglas con letras mayúsculas, el cargo de la persona que lo remite, un guión y las siglas de la institución o empresa que dirige la circular, separada por una línea oblicua y por último el año en curso.

2. Fecha

Se escribe el lugar, el día, el mes, y el año que en curso.

3. Destinatario

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