COLOMBIA

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ARCHIVO GENERAL DE LA NA CIÓN

Fondos Acumulados

Manual de Organización

Archivo General de la Nación, Colombia

División de Clasificación y Descripción

Clara Inés Casilimas Rojas

Juan Carlos Ramírez Moreno

Bogotá, D. C., abril de 2004

Manual de Organización de Fondos Acumulados ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN República de Colombia

Establecimiento Público Adscrito al Ministerio de Cultura

CONSEJO DIRECTIVO

Ministerio de Cultura Academia Colombiana de Historia

Ministra: R.P. Luis Carlos Mantilla

María Consuelo Araújo Castro (Delegado del Presidente) Viceministra:

Adriana Mejía Archivo General de la Nación

Sara González Hernández

Presidencia de la República (Directora) (E.)

Víctor Manuel Díaz Elsa Moreno Sandoval

(Representante del Sr. Presidente) (Secretaria General)

Colciencias

María del Rosario Guerra

(Directora)

COMITÉ EDITORIAL Jorge Palacios Preciado Sara González Hernández Myriam Mejía

William Martínez

Mauricio Tovar COORDINACIÓN EDITORIAL Sara González Hernández Diseño, Diagramación e Impresión Imprenta Nacional de Colombia

Impreso en Colombia

Las publicaciones del Archivo General de Colombia están protegidos por lo dispuesto en la Ley 23 de 1982. Podrán reproducirse extractos sin autorización previa, indicando la fuente. Las opiniones expresadas o utilizadas en la obra son responsabilidad exclusiva de sus autores.

ISBN 958-9298-98-2

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA 2003

Carrera 6ª. No. 6-91 – A.A. 37555 – Tel.: 337 3111 – Fax: 337 20 19

E-mail: agnnal@attglobal.net

Pág. Web: www.archivogeneral.gov.co

Bogotá, D. C. - Colombia

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Manual de Organización de Fondos Acumulados

TABLA DE CONTENIDO

Págs.

INTRODUCCIÓN .......................................................................... 5

1. MARCO JURÍDICO ................................................................ 11

2. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Y FONDOS ACUMULADOS 13

2.1. Fondos Acumulados ........................................................ 13

2.2.¿CÓMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS

EN UNA INSTITUCIÓN .......................................................... 13

2.3.¿CÓMO ABORDAR LA ORGANIZACIÓN DE LOS

FONDOS ACUMULADOS ..................................................... 14

2.3.1. Diagnóstico: Establecimiento del Nivel de Organiza­

ción Documental ................................................................ 15

2.3.1.1. Aplicación del formato “otras áreas de depósito

(fuera del edificio)” ...................................................... 16

2.3.1.2. Aplicación del formato “identificación de

fondos y secciones por depósito” ................................ 17

2.3.1.3. Selección de la muestra ................................. 18

2.3.1.4. Formato “identificación de asuntos en

fondos y secciones por depósito” ................................ 20

2.3.2. RECONSTRUCCIÓN DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL. 20

2.3.3. PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO INTEGRAL ...... 25

2.3.4. FASE OPERATIVA: ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Y PROCESOS TÉCNICOS .................................................... 27

2.3.4.1. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL. DEFINICIÓN . 28

2.3.4.2. Identificación, clasificación, depuración,

ordenación .................................................................. 28

Manual de Organización de Fondos Acumulados 3

Págs.

2.3.4.3. Descripción: El inventario ............................. 29

2.3.4.4. Valoración ..................................................... 31

2.3.4.5. Selección documental .................................... 35

2.3.5. ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN ...... 38

2.3.5.1. Tablas de Valoración Documental (TVD) Definición. .................................................................. 38

2.3.5.2. Importancia de las Tablas de Valoración

Documental................................................................. 38

2.3.5.3. Elaboración de la propuesta de las TVD ........ 39

2.3.5.4. Discusión y aval de las VD, ante el Comité

de Archivo ............................................................................................ 40

2.3.5.5. Aplicación de las Tablas de Valoración

Documental................................................................. 41

3. GLOSARIO ............................................................................. 43

4. BIBLIOGRAFÍA ....................................................................... 47

5. ANEXOS ................................................................................. 51

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Manual de Organización de Fondos Acumulados

INTRODUCCIÓN

a evolución histórica de los archivos refleja la inestabilidad de las estructuras sociopolíticas y en gran medida la idio­ sincrasia de nuestros pueblos. Por esta razón a pesar de la

enorme tradición escrita heredada de España desde la época de la conquista y del interés mostrado por la corona para la protec­ ción de la documentación generada por la administración indiana

a través de disposiciones desde el mismo período de conquista,

fue evidente la desidia y el descuido oficial de los documentos producidos por las diferentes administraciones; el incendio del archivo Virreinal en 1786 fue el caso más notorio, y una de las pérdidas más graves e irreparables en la memoria escrita de nues­ tra Nación; muchos de los documentos fueron fraccionados y desmembrados en la confusión producida por las llamas.

En el período republicano los archivos no escaparon a la inesta­ bilidad política y a las contingencias de las guerras civiles, a las asonadas y los desastres de la naturaleza. Las administraciones republicanas fueron las que sin ningún criterio archivístico ini­ ciaron el empaste de los documentos desglosados empleando para ello a los reclusos del Panóptico Nacional.

En 1868 bajo el gobierno del General Santos Acosta se crea el Archivo Nacional, en donde se reunieron los documentos colo­ niales procedentes de la Real Audiencia y los generados por los organismos centrales de la administración de la República. Este proceso se inscribe en la consolidación de un Estado nacional, en él los documentos de archivo fueron vistos como elementos fundamentales del patrimonio histórico de la Nación. El nuevo Archivo tuvo enormes dificultades de tipo administrativo por la falta de recursos y la inestabilidad política.

Manual de Organización de Fondos Acumulados 5

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA

El 9 de abril de 1948 en el llamado “Bogotazo” los archivos también sufrieron la acción destructiva. Varios Ministerios fueron saqueados y sus archivos quemados, este evento generó una rup­ tura histórica no sólo a nivel sociopolítico en el país, sino tam­ bién como una realidad objetiva para los archivos oficiales que incide en los procesos archivísticos de valoración y selección del patrimonio documental del país.

A mediados del siglo XX los problemas para el acceso a la infor­ mación y la conservación de los documentos se agudizaron en la medida en que se expandió la estructura y las funciones del

Estado, por ende la producción documental creció indiscriminadamente, tanto, que las unidades administrativas de archivo fueron literalmente desbordadas por la explosión docu­ mental, sin que la administración pública propiciara cambios en las adaptaciones técnicas, archivísticas y logísticas ante las nue­ vas realidades administrativas.

Con la creación del Archivo General de la Nación mediante la

Ley 80 de 1989 y la expedición de los Decretos 1382 de 1995 y

998 de 1997, el Gobierno Nacional inicia la reglamentación so­ bre las transferencias de la documentación histórica de las enti­ dades de orden nacional del sector central de la rama ejecutiva y ordena su traslado al Archivo General de la Nación. Con la implementación

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