CONTABILIDAD GENERAL

Principios de Contabilidad La técnica de la Contabilidad es tan antigua como la necesidad de disponer de información para cuantificar los beneficios obtenidos de la realización de las actividades comerciales. En la antigüedad existieron pueblos que se distinguieron por ser grandes mercaderes, como los fenicios en Asia y los venecianos en Europa. Estos pueblos desarrollaron formas primitivas de contabilización de sus operaciones. Se han encontrado vestigios de ese tipo de registro correspondiente a épocas tan lejanas como 3000 años antes de nuestra era.

Nacimiento Durante el siglo XV ocurrieron acontecimientos que impactaron fuertemente a la técnica contable, por lo que se considera que en este período se gestaron las bases de lo que se conoce hoy como Contabilidad. En esa época se le atribuyó la paternidad de la Contabilidad a un monje llamado Luca Paccioli, quien formalizó un esquema muy rudimentario para registrar las escasas operaciones mercantiles que realizaba la congregación de la cual él formaba parte. A ese primitivo sistema de registro o contabilización de mercaderías se le consideró, con el paso del tiempo, como la base de la Contabilidad.

Crisis financiera mundial En 1933 ocurrió lo que se conoce como la Gran Depresión de los treinta, la cual afectó las grandes empresas norteamericanas y ocasionó problemas financieros en empresas más pequeñas y hasta a las personas. Lo anterior ocasionó una crisis generalizada que tuvo origen en Estados Unidos y repercusiones a nivel mundial.

Consecuencia de esta crisis: Estandarizar, reforzar y redefinir el rol de la Contabilidad, para evitar en el futuro, la generación de situaciones similares.

La Contabilidad de hoy, nuevas tendencias En el mundo de hoy la contabilidad está inmersa en la forma de hacer negocios y su retroalimenta de los retos y los cambios que deben hacer las organizaciones para lograr su misión. A principios del siglo XXI, se han incorporado conceptos nuevos en el mundo de los negocios, tales como globalización, competitividad, calidad, productividad, alianzas estratégicas, empresas de clase mundial, libre comercio, valor agregado y reingeniería de procesos administrativos, los cuales han incrementado el grado de dificultad en la operación de las empresas.

Globalización Podemos decir que es un nuevo orden mundial que pretende armonizar las economías y políticas en ese contexto, para llegar a establecer una sola unidad global. No persigue únicamente el intercambio de bienes y servicios entre los países, sino que va más allá, abarcando aspectos económicos y legales.

Competitividad Es ofrecer al cliente bienes y servicios con atención, calidad, oportunidad y precio que represente un valor superior a lo que le proporcionaría la competencia. Si combinamos la competitividad con la globalización, comprenderemos la magnitud del reto que representa competir en un contexto mundial, el cual se siente en todas las áreas funcionales de una empresa.

Calidad y productividad La competitividad en un contexto global ha traído como consecuencia que todas las organizaciones, públicas o privadas, dirijan sus esfuerzos hacia la productividad y la obtención de la calidad total, para poder sobrevivir. En este sentido, la calidad debe entenderse como la realización de una actividad con eficiencia y eficacia simultáneas. Es hacer las cosas bien la primera vez y en el menor tiempo posible, sacándole el mayor provecho a los recursos con que se cuenta en ese momento. Los estándares de calidad cambian día con día. Sin calidad en los diferentes procesos que intervienen en una organización no se da la productividad, y si no se es productivo no se puede ser competitivo en un ambiente de globalización.

Los sistemas de registro contables Son los que brindan con mayor facilidad y flexibilidad información financiera más completa y detallada para la iniciativa privada, el gobierno, los bancos, los administradores y los individuos particulares, porque les permite evaluar actuaciones pasadas y les ayuda a preparar planes para el futuro, por medio de los cuales puedan alcanzar sus objetivos y metas financieras.

Automatización de los procesos Anteriormente las técnicas de registro contable se basaban en libros denominados “libro diario” y “libro mayor”. En el primero se llevaba el registro cronológico de las operaciones mercantiles; en el segundo se utilizaba para la clasificación de los movimientos contables que afectan a una misma cuenta. Se llevaban en forma manual por parte de los responsables del registro, llamados “tenedores de libros”. Con la llegada de la era de la computación, se inició un movimiento para la incorporación de estas herramientas en prácticamente todos los órdenes de nuestra vida, incluyendo los negocios, por esto se inició paulatina y gradualmente un proceso de automatización del ciclo de contabilización de las operaciones de un negocio.

Creación de negocios Para la creación de un negocio, es necesaria una buena combinación de iniciativa, visión, misión y determinación de empezar o cambiar algo, una fuerza de voluntad para continuarlo, liderazgo y motivación para involucrar a otras personas para lograr el objetivo propuesto, innovación para crear nuevos cambios y soluciones y saber administrar el riesgo con respecto a la posible ganancia. La visión ayuda a identificar y predecir rumbos de acción que se pueden dar en cierta situación, y permite evaluar mejor y tomar una decisión que lleve a lograr el objetivo de la jornada de trabajo. La misión deja claro a los directivos y al personal en general, hacia dónde se quiere llevar el negocio y qué lugar se desea ocupar en el entorno económico y social de un país.

Objetivos de las entidades económicas El objetivo de las entidades económicas es servir a su clientela, ya sean clientes habituales, segmentos importantes de la sociedad o la sociedad misma. Hasta hace unos cuantos años se consideraba que el objetivo de los administradores de una entidad económica era maximizar el valor de su patrimonio, sin importar la forma en que esto se hiciera. Lo anterior se ha desechado totalmente, entendiéndose que los logros alcanzados por una empresa se deben al servicio brindado a sus clientes.

Tipos de entidades económicas Existen tres diferentes tipos de entidades económicas, que juegan un rol específico dentro de la actividad económica de un país:

Organizaciones lucrativas: el objetivo de esta entidad económica es la prestación de servicios o la manufactura y/o comercialización de mercancías a sus clientes, con el fin de obtener un beneficio llamado utilidad de dicha relación.

Organizaciones no lucrativas: su característica principal es no perseguir fines de lucro, esto es que puede, como resultado de su operación, obtener utilidades; sin embargo, a diferencia de las organizaciones lucrativas, dichas utilidades no son destinadas al provecho personal de los socios, sino que íntegramente se reinvierten con la finalidad de continuar cumpliendo con el objetivo para el que fueron diseñadas, ya sea la prestación de un servicio o la comercialización de un bien. Normalmente este tipo de organizaciones es común encontrarlas en la industria de la salud, la educación y otras más.

Organizaciones gubernamentales: Este tipo de entidad económica, al igual que las anteriores, involucran recursos económicos cuantiosos, para lo cual es preciso contar con información contable. Los criterios contables bajo los cuales se elabora dicha información, difieren sustancialmente de aquellos que son válidos en las organizaciones lucrativas y no lucrativas.

Formas de organización en una entidad económica lucrativa En las entidades económicas lucrativas, mejor conocidas como negocios, existen dos formas de organización:

Persona física: En consideración de aspectos tales como los recursos necesarios para iniciar un negocio, la complejidad del mismo, el tamaño, etc., una sola persona puede constituirse en una entidad económica y comenzar a realizar el objetivo planeado. Por lo tanto, para cualquier efecto practico, una entidad económica constituida por una sola persona, está funcionalmente completa y puede operar adecuadamente.

Sociedad mercantil: Es el resultado de la combinación del talento y los recursos económicos de varias personas, con el propósito de hacer más factible la realización de una empresa.

¿Que es contabilidad? Contabilidad es algo más que una actividad que pueden entender los contadores profesionales. La contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad económica que describe los recursos, actividades y logros de todo negocio sea grande o pequeño. La función contable es vital en todas las unidades de nuestra sociedad. Las grandes compañías por acciones, son responsables ante sus accionistas, ante las agencias gubernamentales y ante el público.

La contabilidad constituye una actividad de prestación de servicios cuya función es proporcionar información cuantitativa acerca de las entidades económicas; la información primordial es de naturaleza financiera y tiene como fin ser útil para la toma de decisiones dentro de una empresa o su vida diaria.

Si la información es utilizada para la administración se utilizará para responder preguntas como:

¿Cuáles son los recursos del negocio?

¿Qué deudas tiene?

¿Ha obtenido utilidades?

¿Son los gastos demasiado elevados con respecto a las ventas?

¿Se deben aumentar los precios de venta?

Estas y muchas preguntas más responde la contabilidad tanto en empresas comerciales como en lo personal. Si propietario de un negocio, gerente, banquero, abogado, ingeniero habrá de utilizar estos informes de una manera efectiva deberá comprender como fueron recopilados los datos y como se reunieron las cifras.

Propósito de la contabilidad El propósito fundamental es proporcionar información financiera sobre una entidad económica. Quienes toman decisiones administrativas necesitan información financiera de una empresa para ayudarse en la planeación y el control de las actividades de la organización.

Creación de información contable Un sistema contable, utiliza los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para seguir las huellas de las actividades financieras. La información financiera requiere de personas externas como propietarios, acreedores, inversionistas potenciales, gobierno.

Las actividades financieras deben de ejecutar 3 pasos básicos:

Registro de actividad financiera: se crea un registro sistemático de la actividad diaria en términos económicos.

Clasificación de la información: la información debe de clasificarse en grupos o categorías.

Resumen de la información: Se registra, clasifica y resume la información.

Contaduría Pública Las empresas dedicadas a la contaduría pública son organizaciones que ofrecen una variedad de servicios de contabilidad al público. Estas empresas varían en tamaño; desde una persona hasta grandes organizaciones internacionales.

El contador público esta certificado para que esta sea su licencia para practicar, conferida por el estado a partir de rigurosos exámenes y evidencia de experiencia práctica. Los servicios básicos que ofrecen las empresas de contadores públicos certificados incluyen.

Auditoría: es la función principal del contador público certificado. Estos se encargan de prestar los estados financieros de una empresa. La auditoría consiste en una investigación completa a través de la cual el contador público estudia los registros contables de la empresa. Otra evidencia con respecto a cada uno de los rubros del estado financiero, loa auditores son profesionales independientes y no empleados de la empresa. Los bancos, inversionistas y otros confían en la información proporcionada por los estados financieros de la compañía el otorgar créditos, préstamos y en la compra y venta de valores, confían en el auditor.

Servicios de consultoría Administrativa: Los servicios de consultoría administrativa incluyen el diseño, la instalación y el mejoramiento del sistema de contabilidad, general del cliente, así como de cualquier sistema de información que pudiera tener relación con la determinación y el control de los costos. También incluyen asesoría en planeación financiera presupuestos, pronóstico y control de inventarios.

Contabilidad Privada El jefe del departamento de contabilidad de una empresa pequeña o mediana generalmente se denomina contador. Los contadores de las empresas privadas deben registrar las transacciones y preparar estados contables.

Dentro del área de contabilidad general se han desarrollado varias especialidades como:

Diseño de sistemas contables: incluye las formas contables los registros, los manuales de instrucción, los diagramas de flujo.

Contabilidad de costos: Recopilación e interpretación de la información de costos.

Pronóstico financiero: Es un plan de operaciones financieras para algún periodo futuro, expresado en términos monetarios (operaciones planeados y los resultados reales obtenidos).

Contabilidad Tributaria: Planeación, tributaria y la preparación de las declaraciones de renta a las firmas de contadores públicos.

Auditoría interna: Evalúan la eficiencia de las operaciones y determinan si las políticas de la empresa se están llevando a cabo en forma consistente en todas las divisiones de la compañía.

Concepto de entidad comercial Una entidad comercial es una unidad económica que se dedica a actividades comerciales identificables. Se dice que la entidad comercial está separada de las actividades personales de su propietario, comprendiéndose que los bienes de dicho propietario no se incluyen en el negocio y no aparecen en los estados financieros.

Tipos de organización comercial

Negocio de un solo propietario.

Sociedad de personas.

Compañía por acciones.

Empresa de un solo propietario

Una empresa poseída por una sola persona se denomina “empresa de un solo propietario”. Generalmente el propietario actúa como gerente. Esta forma de organización es característica de pequeños almacenes, ejercicios profesionales, derecho, medicina y contaduría pública, etc.

Sociedades de personas Es un negocio de propiedad de dos o más personas asociadas en forma voluntaria como socios. Son utilizadas por pequeñas empresas y de ejercicio profesional. Una sociedad de personas no es una entidad legalmente separada de sus propietarios, por lo tanto un socio es personalmente responsable por las deudas de la sociedad, pero desde el punto de vista contable una sociedad es una entidad comercial separada de las actividades personales de los socios.

Compañías por acciones Una compañía por acciones es una entidad legal, que tiene existencia distinta y separada de las de sus propietarios. Ante la ley es una “persona artificial” con muchos de los derechos y responsabilidades de una persona real. Los propietarios se denominan accionistas y su propiedad esta evidenciada por acciones de capital. Los accionistas pueden vender una parte o todas sus acciones a otros inversionistas en cualquier momento. Una ventaja fundamental de una compañía por acciones es que lo accionistas no son personalmente responsables de las deudas de una empresa, por lo consiguiente una accionista no puede perder más de lo que invirtió en la compañía por acciones.

La transferibilidad de la propiedad y la responsabilidad personal limitada hacen de este tipo de compañías un medio ideal para reunir grandes cantidades de capital. Por lo tanto, la mayoría de los negocios grandes están organizados como compañías por acciones.

La sociedad anónima (S.A.) es una forma de organización de tipo capitalista muy utilizada entre las grandes compañías. Todo el capital se encuentra dividido en acciones, las cuales representan la participación de cada socio en el capital de la compañía.

Una de las características de la sociedad anónima es que la responsabilidad de cada socio es proporcional al capital que haya. Por eso, participar en una S.A. tiene un nivel de seguridad financiero bastante alto.

Además, al contrario de una sociedad personalista, la S.A. como sociedad capitalista es una estructura orgánica personal. Esto significa que una S.A. puede hacer actuar como persona jurídica.

La fundación de una Sociedad Anónima requiere un capital mínimo bastante alto. En España, la Ley de Sociedades Anónimas define un capital social mínimo de 60.101,21€.

Órganos obligatorios

En prácticamente todas las legislaciones del mundo, una S.A. requiere dos o tres órganos obligatorios.

La Junta General de Accionistas (o Asamblea) es el órgano en el que se reúnen todos los accionistas. Uno de sus cargos es la elección de los administradores de la compañía.

Los administradores de la sociedad son los gerentes que forman la ejecutiva y al mismo tiempo son el órgano representativo.

El tercer órgano, que no existe en todos los países, es el consejo de vigilancia. Sus miembros tienen la tarea de supervisar a los administradores.

Características generales de una Sociedad Anónima

• La Sociedad Anónima constituye un tipo de sociedad puramente capitalista en la que el capital es el elemento más importante. Por sus características, es la forma jurídica que mejor se adapta a las necesidades de las grandes empresas.

• El número de socios para su constitución puede ser de uno o más, y son válidos tanto personas físicas como jurídicas. Al igual que en el caso de las SL, cuando hay un solo socio se denominan sociedades unipersonales.

• Otra característica de referencia en la que coincide con las SL es que laresponsabilidad de los socios se limita exclusivamente al capital aportado.

• El capital social mínimo de constitución es de 60.000 euros. Este capital está dividido en acciones nominativas o al portador. Este tipo de sociedades se pueden crear mediante fundación simultánea (se desembolsan todas las acciones en el momento de la creación) o sucesiva (las acciones se van desembolsando de forma sucesiva).

• El capital debe estar plenamente suscrito y desembolsado en al menos un 25 % en el momento de la constitución de la empresa. Las cantidades que se abonen posteriormente según lo pactado se denominan dividendos pasivos.

• La razón social se formará con el nombre elegido para la sociedad seguido de “Sociedad Anónima” o sus siglas “SA”.

• Esta sociedad tributa por el Impuesto de Sociedades.

La sociedad anónima está identificada como un tipo de sociedad que se utiliza para proyectos de gran envergadura, aunque para su constitución no tendremos en cuenta solamente este parámetro, tendremos que tener en cuenta alguno más como se puede leer en nuestros anteriores artículos Vale, voy a montar una empresa y Empresario inidividual, ¿un riesgo asumible?

Tendremos que constituir obligatoriamente una sociedad anónima si nuestra actividad a desarrollar está entre las siguientes: Aseguradoras, Sociedades de Leasing, Sociedades de capital riesgo, Sociedades anónimas deportivas, Actividades bancarias, Televisión, Agencia de valores y/o reconversión.

También nos obligamos a constituir una sociedad anónima si nuestro proyecto va a requerir de financiación ajena en forma de emisión de obligaciones.

Igual que vimos en la sociedad limitada, Sociedad Limitada, conceptos básicos vamos a desarrollar algunos conceptos básicos de esta forma societaria.

Denominación social

El nombre de la sociedad es único y no debe existir ninguna denominación idéntica. Para ello uno de los fundadores solicitará una certificación en el Registro Mercantil Central

El nombre deberá ir seguido de las palabras Sociedad Anónima o su abreviatura S.A.

Capital social

El capital social está formado por la suma de las aportaciones de los diferentes socios y se configura en acciones expresando su valor en euros.

El capital mínimo de una sociedad anónima es de 60.101,21 euros. Y como diferencia fundamental con la sociedad limitada, éste ha de estar desembolsado al menos en un 25% y no totalmente como en una S.L. (sociedad limitada). Hemos de tener en cuenta que hay unos supuestos especiales en cuanto a la cuantía del capital social mínimo en función de la actividad (Aseguradoras, bancos, etc. antes comentados).

Las aportaciones no dinerarias están sujetas a valoración por parte de un perito independiente nombrado por el Registro Mercantil del domicilio de la sociedad y éste informe deberá acompañarse a la escritura de constitución.

Domicilio social

Es el domicilio donde estará ubicada nuestra actividad o centro administrativo. Este ha de constar en los estatutos sociales. Teniendo la posibilidad de crear cuantas sucursales queramos ya sean dentro del territorio nacional ó fuera de él.

Objeto social

El objeto social es el detalle de la actividad que va a desarrollar nuestra empresa. No ha de ser necesariamente uno sólo sino que podemos identificar varios independientemente de que en un principio no se desarrollen todas las actividades que lo constituyen. De esta manera nos evitaremos en un futuro posibles modificaciones en los estatutos sociales.

Lógicamente nuestra actividad y por tanto nuestro objeto social ha de ser lícito y no ser contrario a la legislación vigente. El Registro Mercantil tiene la facultad de no inscribir los objetos que considere no ajustados a derecho.

Recordar que algunas actividades requieren un objeto social exclusivo.

Socios

Son los titulares de las acciones de la sociedad y pueden ser personas físicas ó jurídicas.

No hay un número mínimo para la constitución, por lo que podemos crear una sociedad anónima con una sola persona. En este caso estamos ante un supuesto de sociedad anónima unipersonal.

La transmisión de las acciones es libre y no están sujetas a derecho de adquisición preferente como sucede en la sociedad limitada.

Órgano de Administración

El órgano de administración puede estar configurado de alguna de las siguientes formas:

-Administrador único.

-Administradores mancomunados

-Administradores solidarios

-Consejo de administración

La opción elegida para llevar la gestión de la sociedad, habrá de ser incluida en los estatutos sociales.

Los administradores no podrán desempeñar su cargo por tiempo indefinido, su mandato ha de ser como máximo de cinco años.

El consejo de administración ha de estar compuesto por al menos tres miembros y los acuerdos se adoptan por mayoría.

Estos apartados que hemos detallado de manera sucinta son de obligatoria inclusión en los estatutos de la sociedad.

La constitución de una sociedad anónima ha de reflejarse en escritura pública notarial y de su proceso de constitución hablaremos en un próximo artículo en el que detallaremos los pasos a realizar para completar la fundación de ésta.

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