Cero Papel

PROPUESTA DE MEJORA EN EL PROCESO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA “CERO PAPEL”

HECTOR ENRIQUE ESPRIELLA RAMOS ( 1121480239 )

PRESENTADO A:

VLADIMIR FIGUEROA AVILAN

PRACTICA APLICADA HOMOLOGACION

POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

BOGOTA

2014

CONTENIDO

1. TITULO DE LA PRÁCTICA

2. INTERES POR LA PRÁCTICA

2.1 Formulación del Problema (Preguntas de la Práctica)

3. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA

3.1. Objetivo General

3.2. Objetivos Específicos

4. JUSTIFICACIÓN Y ALCANCE DE LA PRÁCTICA

4.1. Criterios de la justificación (Para que voy hacer este estudio de práctica,

Justificación Práctica-Real?)

4.1.1 Proyecto de Vida

4.2 Alcance

5. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

5.1. Reseña Histórica

5.2. Misión

5.3. Visión

5.4. Objeto Social

5.5. Organigrama

5.5.1 Organigrama General de la Empresa

5.5.2 Organigrama del Área, Dependencia donde se desempeña el estudiante

5.6. Número de Empleados

5.7. Tipo de Vinculación Laboral “Contrato”

6. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE TRABAJO

6.1. Identificación – Unidad de Negocios

6.2 Competencias Laborales (Organizacionales, Específicas)

6.2. Propósito Fundamental

6.3. Descripción de Funciones Esenciales

6.4. Conocimientos Básicos y/o Esenciales

6.5. Requisitos de Estudio y/o Experiencia Laboral

6.5.1 Cargos a los cuales puede ser trasladado (Horizontalmente, Verticalmente)

6.6. Indicadores de Gestión

6.6.1 Hoja de Vida del Indicador(s)

7. PROPUESTAS DE MEJORAMIENTO

7.1. Diagnóstico antes y Después

7.2. Propuestas de Mejoramiento

7.3 Indicadores de Gestión de la Propuesta

7.3.1 Hoja de Vida del Indicador

7.4 Relación Costo / Beneficio - Evaluación Técnico - Económica final de la

Propuesta de Mejoramiento

7.5 Análisis de Beneficios de la Propuesta

7.5.1 Tipos de Beneficios

7.6 Impactos

PRACTICA APLICADA – HOMOLOGACIÓN

1. TEMA DE LA PRÁCTICA

Mejoramiento en el proceso de la administración de la correspondencia a través de la aplicación de la directiva presidencial 04 de 2012 cero papel.

2. INTERÉS POR LA PRÁCTICA

Aplicar en FINAGRO la directiva presidencial 04 de 2012 cero papel, eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública.

2.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA (PREGUNTAS DE LA PRÁCTICA)

(que) Actualmente en FINAGRO la gestión de la correspondencia está enfocado a agilizar el trámite documental interno y externo de la entidad, en aras del mejoramiento se presenta la directiva presidencial 04 de 2012 eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública.

(para que y donde) la intención de la presente investigación es adoptar dicho lineamientos de cero papel en el proceso de la administración de la correspondencia en FINAGRO, con el propósito de mejorar, agilizar los flujos de la documentación que se producen y reciben en cumplimiento de las funciones de la entidad.

(cuando y porque, quien, con que) se pretende que en un periodo de un año se adelanten campañas de sensibilización y capacitación con el fin de generar en los colaboradores y directivos de la entidad la cultura organizacional propicia para disminuir los volúmenes de impresión y copias de documentos, aplicando herramientas tecnológicas que suplan las necesidades de la entidad

3. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA

3.1 OBJETIVO GENERAL

Aplicar la directiva presidencial 04 de 2012 eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública, en FINAGRO.

3.2 OBJETIVO ESPECÍFICOS

Diagnosticar el estado actual del proceso de la administración de la correspondencia en FINAGRO y proponer acciones de mejora al proceso orientadas al cero papel.

Diseñar lineamientos para el manejo de documentos electrónicos disminuyendo el manejo de documentos en formatos físicos.

Socializar y capacitar en mejores prácticas de cero papel a los colaboradores y directivos de FINAGRO.

4. JUSTIFICACIÓN Y ALCANCE DE LA PRÁCTICA

La justificación el alcance de la práctica y el plan de plan de acción para la implementación de la estrategia cero papel estará orientado a cumplir con los lineamientos de la Estrategia Gobierno en Línea incluyendo el uso de tecnologías internas, campañas de sensibilización y la búsqueda de mecanismos que permitan disminuir el uso del papel en todo sentido.

Serán líneas de acción del Plan:

• Estrategia Gobierno en Línea

• Estrategia de Gestión Documental

• Estrategia de socialización e interiorización

• Estrategia intercambio de información con otras Entidades.

ESTRATEGIA EN LINEA

La estrategia de gobierno en línea de la republica de Colombia tiene como objetivo contribuir en la construcción de un etado mas eficiente, mas transparente y participativo y que presente mejores a los ciudadanos y a las empresas, a través del aprovechamiento de la tecnología de la información y la comunicación. Se orienta bajo los siguientes principios:

• Gobierno centrado en el ciudadano.

• Visión unificada del estado.

• Acceso equitativo y multicanal.

• Protección de la información del individuo.

• Credibilidad y confianza en el gobierno en línea.

Beneficios esperados

• Acceso rápido y fácil a la información y a los servicios de las entidades

• mejorar la calidad y rapidez del servicio al reducir los tiempos de respuesta.

• Disminuir tiempos en espera y atención.

• Evitar traslados a puntos de atención presidencial, ahorro en tiempo.

• Mejorar la información al permitir seguimiento de los trámites realizados.

• Mejorar la relación entre organizaciones , empresas y ciudadanos

Actividades FINAGRO 2013-2014

Fase 1- información en linea

• Disponer de manera oficial la pagina web de la empresa www.finagro@finagro.com.co, con los vínculos de acceso requeridos para que el ciudadano pueda conocer acerca de tramites, procesos y vínculos y en general información relacionada con los procedimientos y proyectos que se desarrollen en la empresa.

• Disponer de manera oficial de la página intranet de la empresa, con vínculos de acceso requeridos para los servidores puedan conocer acerca de trámites, procesos y en general información relacionada con los procedimientos y proyectos que desarrollen la empresa.

Fase 2- interrelación en línea

• Disponer en la página web de los servicios y mecanismos de participación para que el ciudadano o pueda comunicarse en línea con la empresa, para eso tenemos los siguientes enlaces que permiten esta comunicación:

- Contactos

- Buzón de peticiones, quejas reclamos y sugerencias

- Correo institucional de la empresa www.finagro@finagro.com.co

ESTRATEGIA DE GESTION DOCUMENTAL:

Proporcional las herramientas necesarias para que FINAGRO pueda administra la información que se genere a partir de la gestión de los procesos y proyectos de manera oportuna y veraz, independientemente del medio en que se encuentre (física o electrónica), permitiendo la optimización de los procesos, el mejoramiento continuo en la prestación del servicio y el uso razonable de los recursos de la empresa.

Entre los principales objetivos tenemos:

• Establecer lineamientos, procedimientos y prácticas de gestión documental que permitan unificar los criterios en el manejo de contenidos institucionales, endientes a contribuir con la toma de decisiones informadas y el cumplimiento de la misión institucional.

• Incentivar el uso de medios electrónicos para el manejo y transferencia de información, en busca de la reducción de costos, el aumento de la eficacia operativa, la sostenibilidad ambiental de la operación y el cumplimiento regulatorio mejorado.

• Gestionar el cambio organizacional para apropiar el sistema de gestión documental en todos los niveles de la organización, permitiendo a los usuarios mejorar la productividad y agregar valor, a través de una mayor colaboración y el intercambio de documentos.

• Establecer la infraestructura física y tecnológica necesaria para la gestión flexible, segura, centralizada y controlada de los contenidos incorporados en la Empresa (incluidos los documentos de procesamiento de texto, correos electrónicos, hojas de cálculo, documentos escaneados, imágenes, videos, etc.), que permita el crecimiento sostenible y el control de los activos de información de la Empresa.

ESTRATEGIA DE GESTION DOCUMENTAL

Beneficios esperados

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