Ciclo De Vida De Un Producto

CICLO DE VIDA DE UN

DOCUMENTO COMERCIAL

Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para su custodia permanente. Estas etapas comprenden las siguientes:

Creación o Recibo:

Con esta tarea se inicia todo un proceso que comprende la recepción del documento, apertura de la correspondencia para su posterior clasificación, hasta llegar a la distribución y archivo de esta.

Archivo y Protección:

Los documentos se ubican en el lugar correspondiente con la finalidad de resguardarlos de deterioro, destrucción o pérdida, así como también para facilitar su localización y manejo

Utilización:

Cuando un documento es solicitado al archivero, éste debe utilizar un método que controle la salida de los documentos de los archivos, con el fin de poder localizarlos rápidamente y evitar la pérdida de los mismos. El control de movimiento de los documentos se realiza a través de un procedimiento denominado Sistema de Cargo, el cual puede llevarse de la manera siguiente:

 Cuando uno o varios documentos han sido solicitados, éstos se sacan de la carpeta y en su lugar se coloca una tarjeta o carpeta sustitutiva que indique a quién se le ha prestado.

 Cuando todos los documentos de un expediente han sido solicitados, se pueden utilizar algunos algunos de los siguientes Sistemas de Cargo: Sistema de carpetas de salida, Sistema de guías de salida o Sistema de carpetas para transportar documentos.

Todos estos sistemas son similares en su procedimiento, ya que consisten en colocar carpetas o guías de salida en el lugar que le corresponde a la carpeta del expediente prestado.

Tanto en las carpetas como en las guías de salida, existen renglones en la parte delantera, donde se registra la información relacionada con el expediente solicitado.

Modelos:

Tarjeta sustitutiva con tarjeta solicitud adherida.

Fuera__________________________________________

Tarjeta Sustitutiva Archívese al extremo

Derecho de la carpeta

Nombre o Tema Fecha Documento

Ref. Fecha Solicitada

Retirado por Fecha Devolución

Firma Departamento

Tarjeta Sustitutiva acumulativa donde se describe información relacionada con la solicitud de documentos.

Fuera__________________________________________

Tarjeta Sustitutiva Archívese al extremo

Derecho de la carpeta

Número, nombre o asunto Fecha del

Documento Fecha de entrega Fecha de vencimiento Entregado a

Transferencia:

Este paso consiste en traspasar los documentos comerciales que ya se conservaron por un tiempo prudencial, pero no deben ser destruidos porque posiblemente en alguna ocasión pueden ser necesitados. Estos documentos son guardados en un archivo especial, al cual se le da el nombre de archivo inactivo.

Existe una gran variedad de materiales y equipos de archivo para la transferencia de documentos; entre estos están: gavetas

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