Clasificaión de Archivos

¿Comó se clasifican los archivos?

Los archivos se clasifican según su uso en tres:

Permanentes o Maestros:
Estos contienen información que varia poco. En algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.

De Movimientos:
Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.

De Maniobra:
Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa Su utilizan como auxiliares de los anteriores.

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¿Cuáles son las formas en que se puede ordenar un archivo?

Por el Sistema alfabético
El uso de este sistema es el más frecuente y fácil de entender; se puede llevar a cabo sin dificultad.

Por el Sistema Geográfico
En este sistema la clasificación es muy sencilla ya que se realiza con base en un ordenamiento alfabético de regiones, territorios, estados, provincias, etc.
Los documentos se ordenan siguiendo un orden decreciente de importancia con respecto al lugar:

1. Estado
2. Ciudad
3. Provincia
4. Municipio

Por el Sistema cronológico
Este sistema se lleva tomando en consideración la fecha de expedición de los documentos.

En el caso de papeles con la misma fecha, será necesario recurrir a la ayuda del sistema alfabético. Los documentos se ordenan tomando en cuenta primero el año, después el mes y por último, el día.

Por el Sistema de archivo por asuntos
La clasificación que se hace por este sistema es tomando en cuenta el asunto tratado en los documentos y no tomando en consideración el nombre de la empresa remitente.

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¿Comó las empresas llevan acabo esa clasificación?

En una empresa, los archivos se clasifican según la información y la frecuencia con la que se consultan los documentos.

La clasificación de los archivos puede ser manual, pero tambien electronica para aquellos archivos electronicos. Los archivos forman parte fundamental de la base de una empresa por lo cual nunca deben ser destruidos.

¿Es importante las clasificación de archivos?

La clasificación de los archivos es de suma importancia ya que las empresas realizan transacciones diversas las cuales generan registros en forma de cotizaciones, facturas, pedidos, etc.. La mayoria de estos archivos requieren ser guardados de forma ordenada y sistematicamente, ya que cuando haya necesidad de referirse a ellos por cualquier circunstancia, puedan ser localizados facil y rapidamente.

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