Medicion Archivos

MEDICION DE ARCHIVOS

NORMA TECNICA COLOMBIANA NTC 5029

Esta norma especifica métodos para la medición de archivos con soporte en papel en manera fácil y rápida, con un mínimo margen de error. Se aplica a todo archivo que contenga documentación con soporte en papel y preferiblemente en tamaño carta y oficio o ambos. Es importante tener en cuenta, que de acuerdo con las cifras obtenidas en las pruebas de campo que se realizaron para la elaboración de esta norma, los resultados pueden variar en un 10 % por encima o por debajo del valor del cálculo.

No se aplica la medición de archivos de planos, cartografías y mapas.

DEFINICIONES

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material acumulados en un proceso natural por una persona o institución.

Canto o filo: Corte, arista o borde de la documentación.

Deposito de archivo: Espacio destinado a la conservación de los documentos

Documento: Información registrada , cualquiera que sea su forma o medio utilizado

Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en relación de sus actividades o funciones, tiene valor administrativo, fiscal o legal, científico, histórico, o cultural.

Entrepaño o bandeja: Cada una de las láminas horizontales de que consta un anaquel o estantería para archivo-

Estantería para archivo: Mueble metálico con anaqueles o entrepaños o bandejas para colocar documentos en sus respectivas unidades de conservación.

Folio: Hoja de libro, de cuaderno, o de expediente, al que corresponden dos páginas.

Gramaje de papel: peso en gramos por unidad de área

(un metro cuadrado)

Medición lineal: Estimación comparativa de la longitud ocupada por al documentación ubicada de filo o canto.

Soporte documental: Material físico sobre el que se registra una información.

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad archivística. Pueden ser unidades de conservación entre otras, una caja, un libro, un tomo.

REQUISITOS ESPECIFICOS

MEDICION POR FOLIOS

Cuantifica un archivo en términos de folios., para esto se debe utilizar el término documento, archivísticamente puede estar conformado por uno o más folios.

Es la medida más exacta pero la más dispendiosa de sacar, sin embargo las otras formas de medición también están orientadas a buscar una aproximación del tamaño de un archivo en termino de folios.

MEDICION EN METROS LINEALES

Es la más acertada en la archivística debido a su precisión y facilidad para obtenerla. Se mide con la documentación puesta de canto o filo.

La cantidad de folios que contiene cada metro línea varia de acuerdo al gramaje del papel. Si el archivo a medir contiene soportes con un gramaje diferente a los contemplados en el anexo B se puede realizar un conteo folio a folio hasta dar la medida de un metro lineal y así establecer un promedio más real.

Otro elemento importante es el tipo de unidad de conservación en que esta almacenada la documentación como lo pueden ser( AZ, cajas de archivo legajos, empastados, carpetas, etc.) ya que cada una de estas tienen volumen diferente y ocupan más espacio.

La medición en metros lineales, es:

Q = # metros x PFM

Donde

Q: Cantidad de folios

# Metros: número de metros lineales

PFM: promedio de folios por metro lineal

MEDICION EN METROS CUBICOS

Es el espacio físico tridimensional ocupado por una documentación, es ideal para medir archivos que se encuentran ubicados en el piso, en costales o cajas de cartón..Es importante

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