Comunicaciones Administrativas

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Universitaria

Instituto Universitario de Educación Especializada

Miranda, Estado Carabobo

Integrantes:

Inojosa Robert

Machado Leidis

Ortega Génesis

Romero Mervis

Facilitador:

Jhoan García

I Semestre Sección “A”

Octubre, 2.011.

INTRODUCIÓN

El siguiente informe tiene como objetivo comprender la importancia de las comunicaciones administrativas, dentro de la empresa, para lo cual es necesario realizar un recorrido por distintas formas de comunicaciones escritas, con el fin de acercarnos un poco a su naturaleza.

No se pretende llegar a una respuesta absoluta, sino se realizará una apreciación más profunda de este tipo de comunicaciones, para ver si lo que se conoce de ellas es lo único posible. En caso de no ser así, ¿qué es lo que permanece fuera de lo que conocemos? Los elementos que se presentarán permitan al lector profundizar más en el tema y obtener sus propias conclusiones y aplicarlas en sus oficinas o sitios de trabajo.

Se tratará con detalles los siguiente temas: el informe técnico, la carta comercial, el oficio, el memorándum, la circular y el Curriculum vitae; comunicaciones escritas con las cuales se trabajan día a día en la administración.

LAS COMUNICACIONES ADMINISTRATIVAS

La administración normal y funcionamiento eficiente de una empresa exigen que se produzca continuamente un flujo de comunicación entre los diversos miembros de ella. Las metas y objetivos de una institución, fábrica u oficina se logran gracias a la participación de muchas personas y de diversos servicios y dependencias. Esto hace necesario que muchos ejecutivos o funcionarios de diferentes dependencias, secciones o servicios requieran conocer la información que poseen otros ejecutivos de la misma empresa.

Este flujo de información se transmite generalmente por escrito, mediante los documentos: el informe técnico, la carta comercial, el memorándum, el oficio y la circular.

El Informe Técnico

Derivado del verbo informar, es la descripción oral o escrita, de las circunstancias de un asunto. Su finalidad es exponer información objetiva de manera clara y ordenada. Destinado para ser utilizado por más de un lector, preparado por lo general a petición, elaborado conforme a un plan y permite la comprensión de situaciones complejas para la toma de decisiones gerenciales.

El informe constituye una categoría superior de comunicación escrita dentro de la empresa. Se desarrolla un análisis que conduce a determinadas conclusiones. Responde a las preguntas quién, dónde, qué cuándo, cuánto, por qué y para qué.

Mientras más grande es una empresa, mayor es su necesidad de informes, pues se hace difícil que todos los administradores y jefes estén enterados de lo que saben y hacen los demás ejecutivos y funcionarios.

Aunque las razones por las que se redacta un informe son casi infinitas, los usos más frecuentes son los siguientes:

a. Mantener un flujo continuo y periódico de información (reportes financieros mensuales o trimestrales, informes de producción semanal o mensual).

b. Comunicar acerca de un hecho inusual, de un suceso imprevisto.

c. Hacer conocer los resultados de un trabajo especial (proceso piloto ensayado, conclusiones de una auditoria, visita a una sucursal, informe de un viaje).

d. Alcanzar información que ayude a un superior a tomar decisiones

e. Proyecto técnico para la preparación de una propuesta, oferta, concurso o licitación.

Características durante la planificación del Informe

 Quién o quienes lo leerán; su nivel jerárquico y sus conocimientos.

 Finalidad del informe: para qué se usará.

 Antecedentes que necesitan conocer los lectores.

 Cantidad de detalles que será necesario incluir.

 Tablas de cifras y gráficos realmente necesarios.

 Extensión aproximada del texto.

 Plazo para su presentación.

Redacción de Informes

En su redacción deberían tomarse en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. Deben permitir tomar una decisión o realizar una acción. Deben ser útiles a alguien para determinado trabajo.

2. Deben tener un propósito específico, no pueden tratar generalidades.

3. Incluir sólo los datos o cifras importantes. El exceso de detalles distrae e impide apreciar lo realmente importante.

4. Usar un vocabulario dinámico y evitar términos generales, abstractos o vagos.

5. Estar al nivel del lector en cuanto a la información previa que este tenga.

6. Resaltar lo más importante.

7. Presentar las series o enumeraciones en forma tabulada.

8. Deben tener una introducción, conclusiones y/o recomendaciones.

9. Presentarse en formato estándar.

10. Prepararse a tiempo.

Partes del Informe:

Según su extensión, el informe debería contener las siguientes partes. Estas recomendaciones son una simple guía y deben adecuarse a los usos de la empresa.

Informe breve,

(2 a 5 páginas).

1. Portada

2. Introducción

3. Cuerpo o Desarrollo

4. Conclusiones y /o Recomendaciones Informe mediano,

(6 a 20 páginas).

1. Cubierta

2. Portada

3. Carta de Envío

4. Índice o Contenido

5. Introducción

6. Cuerpo o Desarrollo

7. Conclusiones

8. Recomendaciones

9. Apéndices Informe extenso,

(más de 20 páginas).

1. Cubierta

2. Portada

3. Carta de Envío

4. Prefacio

5. Índice o Contenido

6. Lista de Tablas o Gráficos

7. Sinopsis o Resumen

8. Introducción

9. Cuerpo o Desarrollo

10. Conclusiones

11. Recomendaciones

12. Apéndices

13. Glosario

14. Bibliografía.

Estilos de Informes Técnicos.

1. Dictámenes y peritaciones

En ellos se vierten las valoraciones, consideraciones, juicios, ideas, circunstancias y conclusiones del técnico utilizando y aplicando sus conocimientos. Su destino más frecuente son los tribunales de justicia en donde se solicitan las opiniones y juicios de expertos en determinada materia para facilitar la toma de decisiones en el ámbito judicial.

2. Inspecciones o Reconocimientos

El técnico habrá de describir las circunstancias apreciadas en el objeto de la inspección o reconocimiento.

3. Arbitrajes

Se trata de la emisión de una opinión debidamente razonada en relación a una cuestión en la que no existe acuerdo siendo de gran utilidad para tomar una decisión final.

4. Expedientes:

Se generan en el ámbito administrativo con el fin de obtener algún permiso, autorización o ayuda económica.

5. Ensayos y Análisis

Se practican en el ámbito de análisis de suelos, geológicos, de materiales,

La Carta Comercial

Es una comunicación escrita entre dos empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa. Son comerciales, ya que a través de ellas se compra, vende, reclama, cobra, se hacen relaciones públicas. Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial. Debe usarse una letra sencilla, sin abreviaturas, con doble interlineado entre párrafos, para facilitar la lectura. No debe ser demasiado corta pero tampoco muy extensa. En el primer caso, porque parece de poca importancia y en el segundo pues se puede perder el núcleo del contenido.

Estructura de la Carta Comercial

1. El encabezamiento

El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene:

a. Membrete: se coloca ya sea en el ángulo superior izquierdo o en el centro del papel, su finalidad es identificar quien remite la carta e identificar quien remite la carta e indicar su dirección, teléfono, ciudad y país.

b. Fecha: Comprende la localidad, día, mes y año en que se escribe la carta. La fecha no debe abreviarse.

c. Dirección: Se refiere a los datos de identificación del destinatario, comprende:

d. Tratamiento y titulo: Son expresiones de respeto e indicación del grado de instrucción del destinatario. Ejemplo: Señor, Ciudadano, Señorita, Dr., Profesor, Licenciado, Ingeniero, entre otros.

e. Nombre y apellido del destinatario: Comprende lo detallado a continuación.

 Señas: Indicaciones que facilitan la localización del destinatario. Ejemplo: Dpto. de Crédito.

 Asunto o Referencia: Síntesis abreviada de lo que se trata la carta (No es indispensable) para que el destinatario sepa de qué se trata.

 Línea de Atención: Se utiliza para indicar el nombre de la persona que se desea lea la carta (no indispensable).

 Saludo: Frases o Palabras de cortesía que se expresan antes de iniciar la conversación escrita. Ejemplo: “Distinguido(a) Señor(a)”. Otra forma un poco más personal es ‘Estimado(a) señor(a)’ y las variedades correspondientes.

2. El cuerpo

El cuerpo de la carta es la parte más importante. Se compone de:

a. Introducción: Ideas preliminares que se exponen antes de

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