Contabilidad

Cómo mejorar el control interno por medio de la Segregación de Funciones

La Segregación de Funciones es uno de los temas más comprometidos al momento de encarar una revisión de control interno; básicamente por el carácter “pervasivo” del que reviste este concepto dentro del esquema existente en la organización.

Para poder realmente ponderar este impacto, es necesario tener en consideración que al hablar de la Segregación de Funciones muchas veces se consideran dos conceptos, relacionados entre sí, pero no similares:

• Accesos críticos: al realizar un análisis de este tipo, se consideran determinadas actividades, que, por su importancia o impacto (operativo y/o financiero), justifican que se encuentren restringidas y asignadas a un número reducido de usuarios con conocimientos del proceso en el cual estas actividades impactan.

Por ejemplo, una compañía tiene una actividad en su ciclo contable relacionada con la apertura/cierre del período contable, que tiene un gran impacto para la empresa, dado que si un usuario inexperto abriera los períodos contables y realizara contabilizaciones en un mes o año distinto del actual, como riesgo asociado tendríamos la posibilidad de registrar operaciones en períodos incorrectos. Además, también impacta en la aserción de Corte.

Por esta razón, la actividad de apertura/cierre de períodos contables debería encontrarse restringida a un número limitado de usuarios, asociados al sector de contabilidad o relacionados con el proceso.

Por lo tanto, los accesos críticos son un aspecto importante cuando consideramos el esquema de segregación de funciones de una compañía, pero su impacto no está directamente relacionado con posibles acciones de fraude, sino más bien, a errores (intencionales o no) cuyo impacto igualmente puede ser contable u operativo.

Segregación de Funciones: el concepto se refiere al análisis de determinadas actividades que deben encontrarse separadas de otras, dado el riesgo que implica que una misma persona las concentre.

El principio básico al momento de definir este esquema es que las actividades relacionadas con un ciclo en particular deberían encontrarse asignadas a la mayor cantidad de personas posibles, de tal forma que ninguna pudiera ejecutar el ciclo completo ni la mayoría de las actividades asociadas a ese proceso.

Por ejemplo, suponiendo que hay que encarar el análisis y diseño de segregación de funciones para el ciclo de Compras/Cuentas a Pagar, habría que definir las siguientes actividades:

• Generación de la Orden de Compra.

• Aprobación de la Orden de Compra.

• Recepción de los Bienes Servicios.

• Recepción de las Facturas de los Proveedores.

• Aprobación de las Facturas de los Proveedores.

Bajo un esquema estricto de segregación de funciones todas estas actividades deberían encontrarse asignadas a usuarios distintos, de tal forma de impedir cualquier tipo de acción que redunde en un fraude para la compañía.

La criticidad de los pares incompatibles

Ahora bien, al momento de definir las incompatibilidades, hay que tener en cuenta

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