Control Interno

Control interno Caja General:

1) Asignar un responsable de la Caja General.

2) Realizar recibo de caja, cuando se hagan pagos de Facturas y/o reintegros.

3) Al día siguiente del ingreso del dinero se debe consignar en cuenta bancaria de la empresa.

4) Cuando se realicen pagos por caja general, se debe diligenciar un comprobante de egreso como soporte. Este debe estar debidamente diligenciado, firmado, sellado y con la factura de compra y/o servicio cancelado.

5) Diariamente debe hacerse el Arqueo de Caja para verificar que tanto el ingreso como el egreso sean congruentes con el dinero físico.

6) Diariamente se debe legalizar estos recibos de caja y comprobantes de egreso ante la persona encargada. La cual dará su visto bueno y aprobación.

7) Esta persona no puede estar involucrada con la contabilización de los registros contables.

Control interno Caja Menor:

1) Asignar un responsable de la Caja Menor.

2) Se le debe aclarar que gastos se pagan con Caja Menor y que no.

3) Asignar un tope o base de caja menor.

4) Diligenciar en su totalidad los recibos de caja menor, cuando se incurran en gastos menores y de los cuales no hay soportes como facturas. Ejemplo transportes para radicar facturas.

5) Realizar Arqueo de Caja Menor a diario, para que por eventualidades como afanes entre otros no se le olvide registrar los gastos y se dé lugar a un descuadre.

6) Cuando la persona tenga un 80% de la base de caja agotados y debidamente soportados, esta debe presentar legalización de caja menor ante la persona encargada. Esta dará visto bueno y procederá a realizarle el reembolso de 80% faltante.

7) Esta persona no puede estar involucrada con la contabilización de los registros contables.

8) Si llegase haber un descuadre y no hay soporte de lo que pudo causarlo, esta diferencia será registrada como una cuenta por cobrar a la persona responsable, a menos que la gerencia o el área encargada diga lo contrario.

Control interno Bancos:

1) Asignar un responsable de Bancos.

2) Se le debe aclarar que gastos se pagan con Bancos y que no.

3) Asignar un usuario para transacciones bancarias.

4) Asignar funciones y responsabilidades en el manejo de la plataforma bancaria.

5) Subir los pagos y dejarlos pendientes en aprobación por la gerencia.

6) Una vez aprobados por la gerencia, deben ser pagados de la cuenta bancaria con recursos.

7) Verificar a diario el soporte de consignaciones de efectivo y cheques.

8) Verificar que cheques están pendientes de cobrar y entregar.

9) Reportar tanto ingresos como gastos en documentos como recibo de caja o egreso respectivamente.

10) Diariamente pasar al área encargada estos soportes, dejando registrado en un libro la entrega de los mimos. Previa verificación del encargado.

11) Realizar arqueo de bancos, tomando como dato el saldo inicial y el saldo final.

12) Al finalizar el mes, mínimo 5 días después, debe presentar conciliación bancaria, y reportarla al auditor encargado para su verificación con libros contables.

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