Control Interno

CUESTIONARIO N° 2 – CONTROL INTERNO

1. ¿Determine los objetivos de Control Interno bajo medidas de control independiente y de auto control?

El control Interno comprende el plan en la organización, el conjunto de métodos de procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos lo que la actividad y la entidad se desarrollan eficazmente según las directrices marcadas por la administración.

De acuerdo a lo anterior los objetivos básicos son:

 Proteger los activos, salvaguardar los bienes de la institución.

 Verificar la razonabilidad, confiabilidad de los informes contables administrativos.

 Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas

 Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

2. ¿Cuáles son los Sub Elementos del Control Interno en un ente administrativo del elemento de la organización?

Se proponen los siguientes subelementos:

 Dirección

 División de trabajo

 Asignación de responsabilidad y autoridad

 Establecimiento de estándares y métodos

 Perfiles de puestos

DIRECCION

La dirección es uno de los subelementos básicos del control interno en cualquier empresa, ya que esta es la función primordial de la entidad o persona que tiene la misión de dirigir la actividades en la institución o en un área especifica, así como la de coordinar el uso de los recursos disponibles en el área para cumplir en objetivo institucional. Que le permitirán satisfacer los requerimientos de la empresa., este subelemento permite determinar de manera correcta los niveles de autoridad y responsabilidad que se necesitan en la estructura de organización del área, con el fin de poder supervisar y evaluar el cumplimiento de las funciones y el buen desempeño de las actividades del personal asignado a esos puestos.

DIVISION DE TRABAJO

Para el buen desarrollo de las actividades de cualquier empresa es necesario que las actividades se realicen de acuerdo a como hayan sido diseñadas en la estructura de la organización y de acuerdo con lo delimitado por el perfil de puestos. (Se deben distribuir de manera correcta las cargas de trabajo).

La división del trabajo incrementa la eficacia y eficiencia de las actividades de cualquier empresa. Se requiere una división más especializada del trabajo para el cumplimiento de las actividades y operaciones.

ASIGNACION DE RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Es la asignación de las líneas de autoridad por puesto y el establecimiento de los límites de responsabilidad de las líneas de autoridad por puesto y el establecimiento de los límites de responsabilidad que tendrá cada uno de estos, incluyendo los canales formales de comunicación.

ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES Y METODOS

Es de suma importancia estandarizar el desarrollo de todas las actividades y funciones a fin de que estas se realicen de manera uniforme conforme a las necesidades concretas de las unidades que integran la empresa. Se deben establecer de manera homogénea y uniforme todos aquellos procedimientos y metodologías.

PERFILES DE PUESTOS

Este elemento del control interno ayuda a identificar y establecer los requisitos, habilidades, experiencia y conocimientos específicos que necesita tener el personal que ocupa un puesto. Se debe de considerar dentro del perfil de puestos cada una de las características que deben poseer quienes ocupan los puestos que integran la estructura de organización de la empresa. Aunque la existencia de este documento es fundamental para el control interno.

3. ¿Cuáles son los Sub Elementos del control interno en un ente administrativo del elemento de sistemas y procedimientos?

El sistema adecuado para una autorización de las transacciones y procedimientos seguros para registrar los resultados de términos financieros.

4. ¿Cuáles son los Sub Sistemas del control interno en un ente administrativo del elemento de personal?

Tales Componentes del Sistema de Control Interno son:

Subsistema de Control Estratégico:

 Ambiente de Control

 Direccionamiento Estratégico

 Administración del Riesgo

Subsistema de Control de Gestión

 Actividades de Control

 Componente de Información

 Componente de Comunicación

Subsistema de Control de Evaluación

 Autoevaluación

 Evaluación independiente

 Planes de Mejoramiento

SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO

Es la estructuración de componentes de control que al interrelacionarse entre sí, permiten el Control al cumplimiento de la orientación estratégica y organizacional de la Entidad. Establece las bases necesarias para que el control sea una práctica cotidiana y corriente; permite controlar la planificación y su acción, hacia la consecución de objetivos en forma eficiente y eficaz, con un claro sentido de cumplimiento a la finalidad social del Estado.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

Es la estructuración de Componentes de Control que al interrelacionarse entre sí, bajo la acción de los niveles de autoridad y/o responsabilidad correspondientes, aseguran el control a la gestión de las operaciones de la Entidad, orientándola a la consecución de los resultados necesarios al cumplimiento de sus objetivos institucionales de conformidad con lo establecido por la Constitución, la ley, sus reglamentos y las reglas propias de autorregulación de la organización.

SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN

Es la estructura de Componentes de Control que al interactuar entre sí, permiten valorar en forma permanente la efectividad del Control Interno; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos y actividades de la entidad pública; el nivel de ejecución de los planes, programas, proyectos, procesos y actividades; evaluar los resultados, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la organización.

5. Explique técnicamente el elemento de la organización.

El plan lógico y claro de las funciones organizacionales que son claras de la autoridad para las unidades de las organizaciones, empleados y que agregue las funciones, registro y custodia.

6. Explique técnicamente de sistemas y procedimientos

El sistema adecuado para una autorización de las transacciones y procedimientos seguros para registrar los resultados de términos financieros.

7. Explique técnicamente el elemento de personal.

• Practicas sanas y seguras para la ejecución de funciones y obligaciones de cada unidad de personas, dentro de la organización.

• Personal en todos los niveles, con la aptitud, capacitación y experiencia requerida para cumplir sus obligaciones satisfactoriamente.

• Normas de calidad y ejecución claramente definidas y comunicadas al personal.

8. Explique técnicamente el elemento de la supervisión.

Una afectiva unidad de auditoría independiente, hasta donde sea posible y factible, de las operaciones examinadas o procedimientos de autocontrol de las dependencias administrativas y en apoyo logístico.

9¿Cuáles son los principios de control interno tradicional identifícalos como generales?

Los principios de control interno tradicionales son indicadores fundamentales que sirven de base para el desarrollo de la estructura y procedimientos de control interno en cada área de funcionamiento institucional; estos se dividen en tres grandes grupos, por su aplicación:

1.1 Aplicables a la estructura orgánica

La estructura orgánica necesita ser definida con bases firmes, partiendo de una adecuada separación de funciones de carácter incompatible, así como la asignación de responsabilidades y autoridad a cada puesto o persona, para lo cual son aplicables los siguientes Principios de Control Interno:

1.2 Aplicables a los procesos y sistemas

Todos los sistemas integrados o no, deben ser diseñados tomando en cuenta que el control es para salvaguardar los recursos que dispone la organización, destinados a la ejecución de sus operaciones; por tanto son aplicables los siguientes Principios de Control Interno:

1.3 Aplicables a la administración de personal

La administración del personal requiere de criterios básicos para fijar técnicamente sus responsabilidades, para lo cual se aplicaran los siguientes Principios de Control Interno:

10. ¿Cuáles son los principios de control interno tradicional identifícalos como específicos?

1.1 Aplicables a la estructura orgánica

1.1.1 Responsabilidad delimitada

Permite fijar con claridad las funciones por las cuales adquiere responsabilidad una unidad administrativa o una persona en particular; es decir, a nivel de unidad administrativa y dentro de esta, el campo de acción de cada empleado o servidor publico; definiéndole además, el nivel de autoridad correspondiente, para que se desenvuelva y cumpla con su responsabilidad en el campo de su competencia.

1.1.2 Separación de funciones de carácter incompatible

Evita que un mismo empleado, ejecutivo o servidor público, ejecute todas las etapas de una operación dentro de un mismo proceso, por lo que se debe separar la autorización, el registro y la custodia dentro de las operaciones administrativas y financieras, según sea el caso, para evitar que se manipulen los datos y se generen riesgos y actos de corrupción.

1.1.3 Instrucciones por escrito

Las instrucciones por escrito dictadas por los distintos niveles jerárquicos de la organización que se reflejan en las políticas generales y específicas, así como en los procedimientos para ponerlos en funcionamiento, garantizan que sean entendidas y cumplidas esas instrucciones, por todo empleado, ejecutivo o servidor público, conforme fueron diseñados.

1.2 Aplicables a los procesos y sistemas

1.2.1 Aplicación de pruebas continúas de exactitud

La aplicación de pruebas continuas de exactitud, independientemente de que estén incorporadas a los sistemas integrados o no, permite que los errores cometidos por otros funcionarios sean detectados oportunamente, y se tomen medidas para corregirlos y evitarlos.

1.2.2 Uso de numeración en los documentos

El uso de numeración consecutiva, para cada uno de los distintos formatos diseñados para el control y registro de las operaciones, sea o no generados por el propio sistema, permite el control necesario sobre la emisión y uso de los mismos; además, sirve de respaldo de la operación, así como para el seguimiento de los resultados de lo ejecutado.

1.2.3 Uso de dinero en efectivo

Muchas organizaciones aún manejan dinero en efectivo por el uso de fondos de caja chica, lo cual si no existe un buen control, puede convertirse en una fuente de desperdicio constante que a la larga, puede constituirse en una gran estafa.

1.2.4 Uso de cuentas de control

La apertura de los sistemas integrados de contabilidad, debe ser lo suficientemente amplia para facilitar el control de los distintos momentos de las operaciones, así como de aquellos datos que, por sus características, no formen parte del sistema en si; por ejemplo: control de existencias, control de consumo de gasolina, control de mantenimiento y otras operaciones.

1.2.5 Depósitos inmediatos e intactos

Probablemente es el punto donde mayor esfuerzo se ha dedicado, por lo que se ha escrito mucho al respecto, y es de lo que más se preocupan los auditores internos que pierden su tiempo realizando arqueos del efectivo recibido, sea por la venta de productos, o por el cobro a sus clientes.

1.2.6 Uso mínimo de cuentas bancarias

La aplicación del concepto de Cuenta Principal, Cuenta Única o cualquier otra denominación, minimiza el uso de cuentas bancarias ya que utilizando la tecnología disponible en el mercado, el pago se puede efectuar a través de transferencias bancarias, sin que se cuente con una chequera.

1.2.7 Uso de dispositivos de seguridad

En las organizaciones que disponen de equipos informáticos, mecánicos o electrónicos, formando parte de los sistemas de información, deben crearse las medidas de seguridad que garanticen un control adecuado del uso de esos equipos en el proceso de las operaciones, así como para que permitan la posibilidad de comprobación de las operaciones ejecutadas.

1.2.8 Uso de indicadores de gestión

Este debe formar parte de los sistemas, para que permitan medir el grado de control integral de las operaciones y su avance tanto físico como financiero, de tal manera que se puedan hacer análisis de la gestión en los distintos sectores y proyectar de mejor manera a la organización, ayudando a reorientar las acciones, en los casos específicos.

1.3 Aplicables a la administración de personal

1.3.1 Selección de personal hábil y capacitado

La aplicación de este principio permite que cada puesto de trabajo disponga del personal idóneo, seleccionado bajo criterios técnicos que se relacionen con su especialización, el perfil del puesto y su respectiva jerarquía, así como dentro del marco legal correspondiente.

1.3.2 Capacitación continúa

La aplicación de este principio permitirá que una organización o ente público, disponga de los recursos humanos capacitados para responder a las demandas del mercado, para lo cual la organización deberá programar la capacitación de su personal en los distintos campos y sistemas que funcionen en su interior, para fortalecer el conocimiento y garantizar eficiencia en los servicios que brinda.

1.3.3 Vacaciones y rotación de personal

Desde el punto de vista humano y social, las vacaciones generan la recuperación de las energías perdidas durante el trabajo, por lo que la aplicación de este principio, es importante para que los trabajadores de los distintos niveles de la organización convivan con armonía.

1.3.4 Cauciones (pólizas de seguro)

La aplicación de este principio, generalmente esta en directa relación al riesgo que representa el trabajador para la organización en el sector que ha sido colocado, especialmente en las áreas que tienen que ver con el manejo y custodia de bienes y valores, donde es prudente promover el uso de cauciones o pólizas de seguros contra siniestros, de tal manera que se eviten pérdidas innecesarias, y se asegure la recuperación del bien.

11 ¿que normas universales se deben seguir para lograr un adecuado control interno de las operaciones de caja?

 registrar los ingresos en forma inmediata

 Registrar intactos los ingresos diarios

 Separar el manejo de efectivo del mantenimiento de registros contables

 No permitir que ninguna persona maneje una operación desde su iniciación hasta su conclusión

 Centralizar tanto como sea posible, la recepción de efectivo

 Colocar las cajas registradoras en forma tal que los clientes puedan observar las cantidades registradas

 Efectuar todos los desembolsos por medio de cheques, con excepción de caja chica

 Establecer que las conciliaciones bancarias se efectúen por personas que no sean responsables de la emisión de cheques o del manejo de efectivo.

12.¿que otros controles de caja se deben implementar conjuntamente con otras áreas diferentes a caja?

Existen otros controles de caja que a continuación se detallan:

 El control interno sobre las ventas de contado.

 El jineteo y los desfalcos.

 Control interno sobre las cobranzas a clientes.

 Situaciones que conducen al jineteo.

 Procedimiento de auditoría diseñados para descubrir el jineteo.

13¿que procedimientos se deben seguir para asegurar cabalmente los beneficios de un control interno sobre los desembolsos en cheques?

Para asegurar cabalmente los beneficios del control interno que se encuentran implícitos en la utilización de cheques, se sugieren los siguientes procedimientos:

• Los cheques deberán ser pre numerado y toda la numeración controlada, los cheques cancelados deberán ser inutilizados y archivados en la secuencia normal de los cheques pagados.

• La cantidad deberá ser impresa en todos los cheques con una maquina protectora. Esta práctica impide la alteración de los cheques.

• Podrán requerirse dos firmas en cada cheque.

• Esta salvaguardia parece estar cayendo en desuso, probablemente debido a que la segunda firma tiende a ser un acto superficial, por ejemplo un ejecutivo, antes de salir de viaje de negocios, puede firmar algunos cheques en blanco dejándolos en manos de otro funcionario con firma autorizada.

• Los funcionarios autorizados para firmar los cheques deberán revisar la documentación comprobatoria y perforar tales documentos en el momento de firmar, con el fin de prevenir una segunda presentación de estos mismos documentos.

14¿cómo se logra usualmente un adecuado control?

Usualmente el control interno se logra mejor con una división de funciones, de tal manera que diferentes departamentos o individuos sean responsables de cada función que se le es asignado por sus respectivos jefes de áreas. Solo así y con la debida supervisión de un superior se puede lograr el cumplimiento de metas y la no desviación del objetivo.

15¿dentro del control interno de las transacciones de venta y cuentas por cobrar, que funciones dentro de los departamentos o empleados deben separarse o segregarse?

Se debe de hacer y cumplir las siguientes funciones y que sean responsables de:

• la preparación del pedido de venta

• aprobación del crédito

• salida de la mercadería del almacén

• embarque

• facturación

• verificación de la facturación

• mantenimiento de cuentas control

16¿para que exista un adecuado control interno en las transacciones de venta y cuentas por cobrar, que se debe de organizar, estructural documentalmente?

Para un control interno sobre transacciones de ventas y cuentas por cobrar se debe de incluir lo siguiente:

• Una organización estructural que provea la segregación de las funciones de crédito y cobranzas, embarques, facturación, recepción de efectivo, contabilización de cuentas por cobrar y mantenimiento de las cuentas control del mayor.

• Adecuados procedimientos de autorización para la concesión de crédito.

• Una oportuna facturación a clientes, de todos los embarques efectuados.

• La utilización de documentos de embarque y facturas prenumeradas, y una política para el control de tales números de serie.

• La verificación independiente de cantidades, precios y precisión aritmética de las facturas.

• La sistemática preparación de una relación de cuentas por cobrar, clasificada por antigüedad de saldos, para ser revisada por la administración.

• La aprobación de todas las devoluciones, bonificaciones y cancelaciones de cuentas incobrables, por los ejecutivos apropiados.

• Un efectivo control de las cuentas canceladas.

17.- ¿haga un gráfico que identifique el proceso de un sistema normal de crédito?

18.- ¿haga un gráfico que identifique el proceso de un sistema normal de facturación?

19.- ¿Qué informes debe prepararse para el uso normal de la gerencia dentro del área de ventas y cuentas por cobrar?

 Informes para uso de la gerencia:

Estos informes, usualmente incluirán una relación de cuentas por cobrar clasificada por antigüedad de saldos con el importe en pesos de cada clasificación expresado como un porcentaje del total de cuentas por cobrar (indicadores).

• Análisis de cuentas canceladas como incobrables.

• Análisis de las solicitudes de crédito presentadas por los clientes, clasificadas por el número de aprobadas y de rechazadas.

20.- ¿Qué funciones están interrelacionadas dentro del control físico de inventarios?

 Inventarios

El control físico

• La función de recepción

• La función de almacenaje

• La función de expedición

• La función de proceso

• La función de embarque

21.- ¿Qué sistemas están interrelacionados con el control, a base de registros?

El control con base en registros

• El sistema de contabilidad de costos

• El sistema de inventarios perpetuos

• El sistema de producción

22.- ¿Qué procedimientos deben implementarse, para que exista un adecuado control interno en el área de inventarios?

 Los registros de inventarios pueden correlacionarse con el registro de pedidos pendientes, mostrando en las tarjetas de inventario las cantidades que han sido perdidas. Esto contribuirá a evitar la existencia proveniente de la duplicación de pedidos.

 Deberán mantenerse registros por separado para las mercancías en consignación en bodegas exteriores, con subcontratistas, o mercancías que por otras circunstancias, se encuentran en otros lugares. Deberán requerirse informes semanales o mensuales de las personas encargadas de la custodia de tales mercancías, y efectuarse pruebas selectivas de las cantidades, en caso de que sea factible. Todos los embarques enviados a todos los consignatarios deberán quedar evidenciados por recibidos y firmados.

 Los procedimientos de información deberán diseñarse de forma tal que faciliten el

 mantenimiento de una adecuada cobertura de seguros sobre los inventarios. Las constantes fluctuaciones en la cantidad y valor de los inventarios crean un problema especial en cuanto a la obtención de una adecuada, aunque no excesiva cobertura de seguros. El continuo reporte de los valores de los inventarios en las diferentes localidades, facilita tanto la obtención de seguros como la prestación de reclamaciones.

19.- ¿Qué informes debe prepararse para el uso normal de la gerencia dentro del área de ventas y cuentas por cobrar?

 Informes para uso de la gerencia:

Estos informes, usualmente incluirán una relación de cuentas por cobrar clasificada por antigüedad de saldos con el importe en pesos de cada clasificación expresado como un porcentaje del total de cuentas por cobrar (indicadores).

• Análisis de cuentas canceladas como incobrables.

• Análisis de las solicitudes de crédito presentadas por los clientes, clasificadas por el número de aprobadas y de rechazadas.

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