Control Interno

Estudio Y Evaluación Del Control Interno Del Ciclo De Ingresos

INTRODUCCION

La evaluación del control interno es la impresión que se fija en la mente del Auditor respecto de si el control interno es bueno o defectuoso, es decir, si permite la consecución plena de sus objetivos o no.

Las guías para el estudio y evaluación del control interno del ciclo de ingresos se encuentran contempladas en el boletín 6010 Guía para el estudio y evaluación del control interno del ciclo de ingresos de Normas y Procedimientos de auditoria del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, hemos acudido a dicha bibliografía para el estudio de este tema, y así podemos definir al ciclo de ingresos como aquel que se halla integrado por los sistemas para el control de las ventas de mercancías o servicios, la administración de la cartera y la recepción del efectivo y su depósito en cuentas bancarias.

Guía para el estudio y evaluación del control interno de ciclo de ingresos

El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embarque de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo.

En virtud de que el ciclo de ingresos es el ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se venden, la determinación del costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclos de ingresos.

Sin embargo debe tomarse en cuentas que las mismas deberán servir tan solo como una guía general que oriente al auditor cuando lleve acabo la revisión del control interno, ya que la identificación y determinación de estas funciones, asientos contables, formas y documentos importantes, etc., se deberá efectuar para cada caso en particular :

Las Funciones típicas de un ciclo de ingresos podrían ser :

» Otorgamiento de crédito

» Toma de pedidos

» Entrega o embarque de mercancía y/o prestación del servicio

» Facturación

» Contabilización de comisiones

» Contabilización de garantías

» Cuentas por cobrar

» Cobranza

» Ingreso del efectivo

» Ajuste a facturas y/o notas de crédito

» Determinación del costo de ventas

Dentro del ciclo de ingresos podríamos distinguir los siguientes asientos contables comunes

» Ventas

» Costo de ventas

» Ingresos de caja

» Devoluciones y rebajas sobre ventas

» Descuentos por pronto pago

» Provisiones para cuentas de cobro dudoso

» Cancelación y recuperaciones de cuentas incobrables

» Gastos de comisiones

» Creación de pasivos por el impuesto a las ventas

» Provisiones para gastos de garantía

Ejemplos de formas y documentos importantes del ciclo de ingresos podría ser :

» Pedidos de clientes

» Ordenes de ventas u embarque

» Conocimientos de embarque

» Facturas de venta

» Notas de crédito por devoluciones y rebajas sobre ventas

» Avisos de remesas de clientes

» Formas para llevar a cabo ajustes a cuentas de clientes

Bases usuales de datos :

Están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc., que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue :

a) Bases de referencia, representadas por información que se utiliza para el proceso de las transacciones;

b) Bases dinámicas, representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente;

Las bases usuales de datos para el ciclo de ingresos podrían ser las siguientes :

Bases de referencia

» Listas y/o archivos maestros de clientes y de crédito

» Catálogos de productos y listados o archivos de precios.

Bases dinámicas

» Archivos de órdenes de clientes pendiente de surtir

» Auxiliares de clientes

» Estadísticas de ventas

» Diario de ventas

Dentro del ciclos de ingresos podríamos distinguir los siguientes enlaces normales con otros ciclos :

» Ingresos de caja que se enlazan con el ciclo de tesorería

» Embarques de productos que se enlazan con el ciclo del producción

» Concentraciones de actividades ( pólizas de registros contable ) que se enlazan con el ciclo de informe financiero

objetivo

Para efectos del ciclo de ingresos se han identificado 21 objetivos específicos de control interno, los cuales de acuerdo con los lineamientos establecidos en el boletín E - 02, relativo al control interno por objetivos, han sido clasificados en cuatro clases como sigue :

» Objetivos de autorización :

Los objetivos de autorización tratan de aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que están cumpliendo las políticas y criterios establecidos por la administración y que estos son adecuados. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son :

1. Los clientes deben autorizarse de acuerdo con políticas establecidas por la administración

2. el precio de las mercancías y servicios que han de proporcionarse a los clientes deben de autorizarse de acuerdo con las políticas adecuadas establecidas por la administración

3. Las distribuciones de cuentas y los ajustes a los ingresos, costo de ventas, gastos de venta y cuentas de clientes deben de autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración

4. Los procedimientos del proceso del ciclo de ingresos deben estar de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración

» Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones :

Estos pedidos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Estos objetivos son :

5. Solo deben aprobarse aquellos pedidos de clientes por mercancías o servicios que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración

6. Debe requerirse una solicitud o pedido aprobado antes de proporcionar mercancías o servicios

7. Cada pedido autorizado debe embarcarse correcta y oportunamente

8. Todos y únicamente los embarque efectuados y los servicios prestados deben producir facturación

9. Las facturas deben prepararse correcta y oportunamente

10. Debe controlarse el efectivo cobrado desde su recepción, hasta su depósito

11. Las facturas deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente

12. Los costos de las mercancías y servicios vendidos, así como los gastos relativos a las ventas deben clasificarse, concentrándose e informarse correcta y oportunamente

13. La información del efectivo recibido debe clasificarse concentrarse e informarse correcta y oportunamente

14. Los ajustes a los ingresos, costos de ventas, gastos de ventas y cuentas de clientes deben clasificarse, concentrarse e informarse correcta y oportunamente

15. Las factura, cobros y los ajustes relativos deben aplicarse con exactitud a las cuentas aprobadas de cada cliente

16. En cada periodo contable deben prepararse asientos contables para facturaciones, costos de mercancías y servicios vendidos, gastos relativos a las ventas, efectivo recibido y ajustes relativos

17. Los asientos contables del ciclo de ingresos deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con las políticas establecidas por la gerencia

18. La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de ingresos debe producirse correcta y oportunamente

» Objetivos de verificación y evaluación :

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos son :

19. Deben verificarse y evaluarse en forma periódica los saldos de las cuentas por cobrar y las transacciones relativas

» Objetivos de salvaguarda física :

Estos objetivos tratan de aquellos controle al acceso a los archivos, registro, formas importante, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el ciclo de ingresos son :

20. El acceso al efectivo recibido debe permitirse únicamente de acuerdo con controles adecuados establecidos por la gerencia hasta que se transfiera dicho control al ciclo de tesorería

21. El acceso a los registros de empaque, facturación, cobranza y cuentas por cobrar, así como a las formas importantes, lugares y procedimientos de proceso debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la gerencia

identificación de objetivos con el riesgo de no cumplimiento

Una vez identificados

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