Cuentas Por Pagar

MISION (CUENTAS POR PAGAR)

Responsable de la custodia, registro contable, control exacto y liquidación oportuna de todas las obligaciones y compromisos que se contraen con terceros que proporcionen bienes y servicios al hotel, así como las obligaciones y compromisos internos que se generen en el mismo como consecuencia de la operación de acuerdo a lineamientos, políticas y procedimientos establecidos.

REVICION DE FACTURAS DE PROVEEDORES.

OBJETIVO.

Establecer un control sobre todas las facturas que vayan a pagarse, revisando su correcto registro de almacén general con sus soportes y que estas facturas reúnan los requisitos fiscales requeridos para proceder a elaborar su pasivo correspondiente.

PROCEDIMIENTO

Una vez que el departamento de costos entregue al departamento de cuentas por pagar los informes diarios de entradas al departamento de cuentas por pagar los informes diarios de entradas al almacén junto con sus correspondientes facturas y debidamente soportadas se procederá a realizar su archivo correspondiente, pero en caso de que alguna factura estuviera incompleta se procederá a devolverla al departamento de costos para su debida corrección, las demás facturas se colocaran en su carpeta correspondiente.

Cuando el encargado de cuentas por pagar extienda los contra recibos correspondientes a los proveedores y reciba las facturas originales, las cuales deberán venir debidamente soportadas con sus respectivas órdenes de compra, acudirá al archivo de proveedores pendiente de formalizar de donde sacara las copias de las facturas que correspondan a las originales recibidas haciendo los juegos correspondientes.

Habiendo los juegos de facturas en original y copia por cada proveedor, procederá a realizar el gravamen de facturas (case de albaranes) en donde se obtendrá el listado de justificantes, al cual deberán de adjuntarse las copias de las facturas.

Posteriormente deberá de realizarse la exportación del gravamen de facturas del sistema informático donde se registren las entradas, al sistema informático de contabilidad, en el cual se registraran los cargos a proveedores pendientes de formalizar con los créditos a proveedores pendientes de pago.

Asimismo elaborado el gravamen de facturas las originales deberán de archivarse en las carpetas de los proveedores dentro de su correspondiente carpeta asignada, las cuales permanecerán en el archivo hasta que se llegue el periodo de pago establecido.

Las copias de facturas, junto con el listado de justificantes, deberán de anexarse a la póliza contable después de haber realizado la exportación e incorporación de datos automático en el sistema informático en caso de contar con este.

PAGO DE FACTURAS A PROVEEDORES

OBJETIVO

Verificar el cumplimiento del pago de todos los créditos recibidos por la compra de bienes o insumos y su correcta contabilización.

PROCEDIMIENTO

Al término del vencimiento del crédito establecido por los proveedores se procederá a realizar la póliza de cheque en la cual deberá de cargar a la cuenta del proveedor (desglosando todos los registros), con abono a bancos, esta deberá de estar con sus facturas y ordenes de compras originales, sin olvidar sellar de pagado los soportes del mismo, posteriormente se archivara en su carpeta correspondiente de la siguiente manera:

La póliza de cheque deberá tener original y dos copias, las cuales se archivaran de la siguiente manera:

Original y primera copia con sus respectivos soportes en su carpeta correspondiente y en forma consecutiva.

La segunda copia llevara en forma separada y de manera consecutiva para su respaldo del encargado de cuentas por pagar.

PAGOS DE FACTURAS A LOS ACREEDORES

OBJETIVO

Establecer el control de pagos de todos los créditos recibidos en la compra de artículos o prestación de servicios y su correcta contabilización.

PROCEDIMIENTO

 En lo que respecta a la cuenta de acreedores, el encargado de cuentas por pagar recibirá del contralor de costos un reporte elaborado junto con sus respectivas copias de facturas.

1. Una vez realizadas las revisiones correspondientes, procederá a realizar los asientos contables, los cuales dada su naturaleza, se deberá de realizar una póliza de diario en forma manual, en donde los cargos se aplicaran de la siguiente manera:

 Todas las facturas por servicios directos, se procederá a realizar su provisión en una póliza manual, cargando al gasto y/o provisión contra acreedores.

 Una vez realizados los movimientos contables archivara las copias las copias de las facturas junto con la póliza de diario en su respectiva carpeta.

2. Al expedir los contra recibos correspondientes y recibidas las facturas originales estas se archivaran en su carpeta individual correspondiente en donde permanecerán hasta que se llegue la fecha de pago establecida.

 Una vez vencidas las facturas para su pago se procederá a su contabilización directamente en la póliza de cheque cargando a las diferentes cuentas de acreedores y abonando ala respectiva cuenta de bancos.

 Cuando se realicen los pagos correspondientes, las pólizas se archivaran junto con las facturas originales en su respectiva carpeta de la misma forma que los cheques de proveedores.

Los gastos que se generen por medio de reembolsos del departamento de compras o de pagos directos de la caja general y estos sean por compras de artículos los cuales se detienen

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