DOC CONTABLE

NOTA DE PEDIDO

• Concepto.- Es el documento que utilizan las casas comerciales para que a través de él los clientes soliciten las mercaderías deseadas. Se extiende por duplicado o triplicado, el original queda para la empresa proveedora y la copia se entrega al cliente para que pueda controlar su pedido.

En este documento se indica la cantidad, calidad, precio unitario y condiciones en que se solicita las mercaderías en calidad de compra.

• Rayado.- El rayado de la nota de pedido no es uniforme, depende de cada empresa o de las necesidades que tienen las mismas, sin embargo el rayado tradicional tiene las siguientes partes:

1. Membrete (Nombre o razón social de la empresa seguida de dirección y teléfono)

2. Numeración correlativa

3. Lugar y fecha en que se hace el pedido

4. Nombre o razón social del cliente

5. Dirección del cliente

6. Condiciones del pedido

7. Cantidad (indicando si es docenas, piezas, millares, etc.)

8. Clase, calidad o tipo de artículo o mercancía

9. Precio unitario de la mercancía

10. Firma del solicitante o empresa que hace el pedido

PROFORMA

• Concepto.- Es un documento similar a la nota de pedido, se utiliza para solicitar mercaderías a determinado proveedor. En la proforma se escribe los productos con sus respectivas características y el precio sugerido por el comprador y que convenga al vendedor.

• Requisitos de la Proforma.- Reúne los siguientes requisitos:

1. Membrete (Razón social o nombre de la empresa)

2. Numeración correlativa

3. Lugar y fecha de emisión

4. Nombre o razón social de la empresa proveedora

5. Dirección del proveedor

6. Cantidad, Artículos, Precio, etc.

7. Firma y sello de la empresa solicitante

MODELO DE UNA PRO FORMA

vale1

1 m. Papel canjeable por cualquier cosa; por ejemplo, el que se da en una tienda a cambio de un género devuelto para poder comprar algo con él en otra ocasión; el que se da a alguien para que recoja con él un donativo o regalo o el que se da en algunas tiendas consignando el importe de la compra efectuada, para canjearlos cuando se reúne una cierta cantidad por un regalo.

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Una orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también especifica los términos de pago y de entrega.

La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura.

Todos los artículos comprados por una compañía deben acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de suministrar control sobre su uso.

Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido

- Número de orden de compra

- Nombre y dirección del proveedor

- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida

- Términos de entrega y de pago

- Cantidad de artículos solicitados

- Número de catálogo

- Descripción

- Precio unitario y total

- Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados. Costo total de la

orden

- Firma autorizada

El original se envía al proveedor y las copias usualmente van al departamento de contabilidad para ser registrados en la cuenta por pagar y otra copia para el departamento de compras.

ORDEN DE COMPRA / VENTA

DATOS DEL CLIENTE Y DE LA FACTURA

Razón Social IGE & CON Fecha

Contacto NIT / RUC

Dirección Teléfono / Fax

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