DOCUMENTACIÓN DEL SGA

TRANSPORTES OCHOA: CUESTIONARIO DE DOCUMENTACIÓN DEL SGA

Transportes Ochoa S.A., es una de las empresas de transporte y logística con mayor proyección en Europa, en la actualidad presta sus servicios en España, Portugal y Francia.

Transportes Ochoa, es consciente que como toda actividad empresarial, el transporte por carretera tiene graves repercusiones medioambientales. Para minimizar estas repercusiones, la empresa, decidió implantar un Sistema de Gestión Ambiental en base a la norma ISO 14001.

En estos momentos, la empresa está realizando un proceso de selección para contratar a una persona que ayude al Responsable de Medio Ambiente en el desarrollo de sus funciones. Para decidir a quién van a contratar, el Responsable de Medio Ambiente les facilita a los candidatos un cuestionario sobre la documentación de un Sistema de Gestión Ambiental, que deben resolver en 30 minutos.

PREGUNTAS DEL TUTOR

Con los datos facilitados en el Trabajo Individual, en la Web y los que necesites extraer de la Unidad de Competencia, se te solicita que te pongas en el lugar de los candidatos al puesto de ayudante del Responsable de Medio Ambiente y que respondas argumentadamente a las siguientes preguntas:

P1. ¿Qué es un documento?

Es un mecanismo en el cual encontramos información y su medio de soporte, el medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestras patrón, o una combinación de éstos. Norma ISO 14001 A.4.4. Adaptada del apartado 3.7.2 de la Norma ISO 9000:2005.

P2. ¿Por qué crees que se necesita un sistema documentado?

Porque se deben presentar los resultados obtenidos y proporcionar evidencia de las actividades desempeñadas, además de ello mantener un Sistema documentado nos ayuda a ejercer un adecuado control de acuerdo con los requisitos establecidos en el apartado 4.5.4. de la Norma ISO 14401, proporcionando las indicaciones acerca de dónde obtener información más detallada sobre el funcionamiento de partes específicas del sistema de gestión ambiental.

P3. ¿Cuantos documentos crees que se necesitan en un Sistema?

La documentación del sistema de gestión ambiental no necesita realmente contener todos los procedimientos e instrucciones operacionales o documentos similares, pero puede orientar a los usuarios donde encontrar tal información, esta puede incluir procedimientos operacionales internos, información de procesos, instrucciones de trabajo, planes para casos de emergencias en las instalaciones, registros y otras.

P4. ¿Qué forma deben tener los documentos?

No se requiere una forma específica, pero debe asegurarse que se materialice en un documento de referencia, que incluya información sobre procesos, organigramas, normas, procedimientos, y planes de emergencia.

P5. ¿Cómo deberían controlarse los documentos?

Estableciendo procedimientos actualizados para el control de la documentación requerida por la norma y para la mejora continua. Se deben especificar indicaciones sobre legibilidad, fechado, identificación, archivo, retirada y actualización, etc., no obstante, la atención principal de la organización debería estar dirigida hacia la implementación eficaz del sistema de gestión ambiental y hacia el desempeño ambiental, no en un sistema complejo de control de la documentación según apartado 4.4.5 de la Norma.

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