DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

TABLA DE CONTENIDOS

INTRODUCCION………………………………………………………………………….3

1. OBJETIVOS………………………………………………………………………..4

1.1 OBJETIVOS GENERALES…………………………………………………..4

1.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS………………………………………………...4

2. MOTIVACION Y JUSTIFICACION……………………………………………....5

3. NORMAS QUE INTERVIENEN EN EL TRATAMIENTO DE DATOS DE INFORMACION FISICO Y VIRTUAL……………………………………………6

3.1 BASE DE DATOS……………………………………………………………..8

3.1.1 VENTAJAS DE LA BASE DE DATOS………………………………8

3.1.2 IMPORTANCIA DE LA BASE DE DATOS…………………………8

4. LA ETICA Y LEGALIDAD EN LA RECOPILACION DE INFORMACION EN SOPORTES INFORMATICOS Y FISICOS…………………………………… 9

4.1 DERECHOS DEL TITULAR…………………………………………………9

4.2 AUTORIZACION DEL TITULAR……………………………………………9

4.3 CASOS EN LAS QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACION DEL TITULAR…………………………………………………………………..…10

4.4 SUMINISTRO DE LA INFORMACION……………………………………10

4.5 DEBER DE INFORMAR AL TITULAR…………………………………….10

4.6 PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACION …………………………………………………………….10

5. NORMAS SOBRE LA PROPIEDAD INTELECTUAL………………………..11

5.1 DERECHOS DE AUTOR…………………………………………………..11

5.2 LA PROPIEDAD INDUSTRIAL……………………………………………11

6. PROTECCION DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL EN MEDIOS INFORMATICOS………………………………………………………………..13

6.1 FUNCIONES DE LOS ADMINISTRADORES RESPECTO A LA PROTECCION DE DATOS………………………………………………..14

6.2 PRINCIPIOS DE LA PROTECCION DE DATOS……………………….15

7. CONCLUSIONES………………………………………………………………16

8. REFERENCIAS…………………………………………………………………17

INTRODUCCIÓN

Anteriormente el tratamiento de los datos se realizaba por escrito con papel y lápiz, es decir físicamente, en la actualidad la mayor parte del manejo de los datos se hace virtual con la utilización de los medios electrónicos. El tratamiento de los datos hace referencia a todas aquellas operaciones que se realizan para la recolección, manipulación, el procesamiento y almacenamiento de los datos. En todos aquellos procedimientos que intervienen en el tratamiento de los datos están regidos por normas, códigos de ética, soportes para la información, y principios de protección de datos. La importancia de las técnicas de archivísticas y documentación van mas allá de guardar información, sino que es necesario mantener restricciones respecto al manejo de datos personales.

En este trabajo inicialmente se describe la importancia de las normas que intervienen en el tratamiento de datos físico y virtual; posteriormente se tratan los asuntos de la ética y legalidad en la recopilación de información en soportes informáticos y físicos. Luego se analizan el tema correspondiente a las normas sobre la propiedad intelectual, tanto los derechos de actor como los derechos industriales. Finalmente se estudian la protección de datos de carácter personal en medios informáticos.

1. OBJETIVOS

1.1. OBJETIVO GENERAL

Comprender todos aquellos asuntos relacionados con el tratamiento de los datos de información que son aplicables a las técnicas archivísticas.

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Reconocer y analizar la importancia de las normas correspondientes al tratamiento de los datos y la información

- Estudiar la ética y la legalidad en la recopilación de información en soportes informáticos y físicos

- Comprender las normas correspondientes a la propiedad intelectual

- Analizar la protección de datos de carácter personal en medios informáticos

2. MOTIVACION Y JUSTIFICACIÓN

Con los avances tecnológicos los procesos de documentación y la creación de archivos son ahora más eficientes, ya que minimizan el tiempo en el momento de recolectar, organizar, procesar y analizar los datos. Además facilita la disponibilidad de la información ya que realiza los procesos mas eficientemente, ya que operaciones en el tratamiento de los datos que hace algunos años se realizaban a mano, podrían tardes meses o inclusive años, en la actualidad gracias a la tecnología se pueden realizar en tiempo real. Sin embargo estos avances también traen consigo peligros en el manejo de la información y sobre todo de los datos personales, que se pueden usar de manera no ética, algunos casos de estos es la suplantación de identidades, robo de claves y nombres de usuarios, y en general con propósitos delictivos.

Por lo tanto es de importancia conocer a fondo las normas sobre el tratamiento de los datos, los diferentes códigos de ética que tienen las entidades que administran la información, además es necesario conocer las leyes que son aplicables respecto a los derechos intelectuales (de autor e industriales), y también es necesario conocer la importancia de la seguridad y protección de los datos para evitar la indebida utilización de ellos.

3. NORMAS QUE INTERVIENEN EN EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN DE DATOS DE INFORMACIÓN FÍSICO Y VIRTUAL

Se conoce a la información como el conjunto de datos ordenados y analizados lo cual permite comprender la realidad. Por otra parte el conocimiento es la información almacenada a través de la experiencia, o adquirida por la educación, donde sus datos correspondientes están interrelacionados dando un valor cualitativo para llegar a la sabiduría. La información puedes ser de naturaleza intelectual, Algunas características de la información son las siguientes:

- Tiene soportes físicos

- Puede estar al alcance

- Puede ser compartida

- No debe ser apropiable aunque en algunos casos es privada

- No se destruye con el uso

- Puede cambiar y caducar pronto

- Entre otras

Hay que tener en cuenta que el tratamiento de la información es el proceso de adquirir, ordenar, procesar, manipular y analizar los datos para dar resultados a un propositivo ya establecido con anterioridad. La información se da a conocer mediante tablas y gráficos de tal manera que se facilite su comprensión[2].El tratamiento del conocimiento es la actividad fundamental del hombre para confrontar los conocimientos que tiene para sacar teorías, con el fin de poder generalizarlas, para llegar a mecanismos de interpretación lógica.

La evolución del tratamiento de la información ha dependido notablemente de los avances tecnológicos, a través del tiempo se han visto tres tipos: el manual realizado por las personas con lápiz y papel, el mecánico con calculadoras y maquinas de escribir, y el automático con los ordenadores. Desde hace mucho tiempo se ha pensado en archivar información como una necesidad básica, pero esto causa que cada día la cantidad de información crezca, por lo tanto y gracias a la computación se ha podido guardar la información de manera más eficiente y segura. Por lo tanto el tratamiento de datos se trata de operaciones y procedimientos sistemáticos, que permitan la recolección, ordenación, almacenamiento, modificación, evaluación, destrucción, y en general el procesamiento de datos personales, así como también sucesión a terceros a través de consultas, o interconexiones.

Según la ley 1581 de 2012 constituye el marco general de la protección de datos personales en Colombia.

El archivo general de la nación cuenta con un sistema de información, que permita disponer electrónicamente de la información y datos históricos.

El sistema nacional de archivos surge como una herramienta para la manipulación física y virtual de los documentos históricos, las imágenes digitales enfocadas a problemas que afectan el soporte en papel; es decir que con el tratamiento virtual de la información se puede inclusive mejorar los documentos que se encuentren en físico (papel).

Para controlar el manejo de los datos de información se estableció el reglamento general de archivos. El objetivo de estas normas es proporcionar a los diferentes administradores de datos los parámetros y lineamientos necesarios para mejorar el desempeño de las tareas archivísticas y además manteniendo la ética en el manejo de los datos. Algunas normas a destacar sobre el tratamiento de la información son:

- La importancia de los documentos que permiten la administración y la cultura, para poder tomar las mejores decisiones

- Los archivos desempeñan gran cantidad funciones como lo es la administración publica, órganos consultivos esenciales del estado, en manifestaciones de su gestión, entre otras. Por lo anterior

...