Trabajo Individual: TI "Transportes Ochoa: Cuestionario De Documentación Del SGA" Unidad De Competencia: Planificar El Sistema De Gestión Ambiental ISO 14001

PREGUNTAS DEL TUTOR

Con los datos facilitados en el Trabajo Individual, en la Web y los que necesites extraer de la Unidad de Competencia, se te solicita que te pongas en el lugar de los candidatos al puesto de ayudante del Responsable de Medio Ambiente y que respondas argumentadamente a las siguientes preguntas:

P1. ¿Qué es un documento?

Un documento es la propia información y su medio de soporte, y el conjunto de documentos de una organización se denomina documentación, independientemente de que tenga o no implementado de manera formal un sistema de gestión.

P2. ¿Por qué crees que se necesita un sistema documentado?

Genera mejoramiento de la imagen de la empresa , refuerza la confianza entre los actuales y potenciales clientes, de acuerdo a la capacidad que tiene la empresa para suministrar los productos y los servicios acordados.

P3. ¿Cuantos documentos crees que se necesitan en un Sistema?

■ Nivel I: Manual de Gestión Ambiental

■ El Manual Ambiental describe la implementación de la Política Ambiental en la empresa. Se definen objetivos fundamentales, las responsabilidades y los potenciales de realización para las distintas unidades empresariales. En el manual ambiental se describen las bases del SGMA, los elementos relevantes para las actividades empresariales y plantea los elementos necesarios para el control del SGMA.

■ Nivel II: Procedimientos

■ Los procedimientos ambientales incluyen las directrices de ejecución. Determinan los aspectos de relevancia ambiental del proceso o procedimiento respectivo. Todos los procedimientos deben ser formulados en forma sencilla, transparente y comprensible. Indican los métodos a aplicar y los criterios a cumplir. Todos los procedimientos se describen en el índice del Manual de Gestión Ambiental. Se elaboran por la unidad/sección competente.

■ Nivel III: Instrucciones de trabajo, formatos y otros documentos

■ La protección operativa del medio ambiente es documentada en prácticas concretas para el personal en forma de instrucciones ambientales. Estas describen en detalle la operación de instalaciones, el cumplimiento necesario de los valores límite definidos por ley y medidas correctivas en el caso de divergencias.

■ Nivel IV: Registros ambientales (sin ser considerados documentos como tales, sí forman parte de la documentación del SGMA, siendo elementos indispensables en la comprobación de su funcionamiento real).

■ Los registros provienen de la aplicación de instructivos y de procedimientos, utilizando los formatos incluidos en estos. Recopilan históricamente la información del SGMA, están ubicados en la carpeta Procedimientos y Registros

■ Es importante resaltar que cada uno de los documentos relacionados anteriormente se representan por medio de íconos para su identificación, así :

■ Para ver el gráfico seleccione la opción "Descargar" del menú superior

■ Todo documento del sistema deberá ser editado, revisado y aprobado por los respectivos responsables del mismo. En la Figura 1 se muestra gráficamente la organización jerarquizada de la documentación del SGMA.

P5. ¿Cómo deberían controlarse los documentos?

Los documentos requeridos por la norma ISO 14001 y por el SGA, se deben controlar mediante un procedimiento, según establece la norma en su apartado 4.4.5 Control de documentos.

Los registros se consideran un tipo especial de documento. Generalmente se controlan mediante un procedimiento de gestión específico.

P6. ¿Cuál es la estructura típica de un Sistema de Gestión Ambiental?

Planificar, incluyendo los aspectos ambientales y estableciendo los objetivos y las metas a conseguir,

Hacer, implementando la formación y los controles operacionales necesarios,

Comprobar, obteniendo los resultados del seguimiento y corrigiendo las desviaciones observadas

Actuar, revisando el progreso obtenido y efectuando los cambios necesarios para la mejora del sistema.

P7. ¿Es necesario un manual de medio ambiente?

Su elaboración no es un requisito de la norma, pero es muy recomendable y práctico, ya que proporciona una visión global del Sistema.

P8. ¿Cuántos procedimientos documentados requiere la ISO 14001?

■ Hay requisitos que sólo deben aplicarse "cuando sea apropiado", de forma que el número de requisitos totales a cumplir depende del tipo de actividad y su contexto.

Hay otros requisitos que incluyen la realización de un proceso dividido en etapas, por ejemplo, allí donde dice "se debe establecer, implementar y mantener (...)". En este caso podemos contar 1 requisito o 3 requisitos. Yo sería partidario de contar 3, porque en una auditoría te pueden poner una no conformidad por incumplir una de las etapas y no las 3.

P9. ¿Para qué se necesitan registros?

Se generan y se necesitan , como resultado de la cumplimentación de formatos, por la aplicación de los procedimientos e instrucciones, etc.

Son registros, por ejemplo, el Programa de Gestión Ambiental y el Plan de formación, pero también, licencias y permisos, informes de analíticas de vertidos, documentos que acreditan la competencia de los trabajadores, etc.

P10. ¿Cuál es la diferencia entre un documento y un registro?

Los registros son documentos que presentan los resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. También aportan una idea del grado en el que el SGA se encuentra implantado. Mientras que los documentos son Hay requisitos que sólo deben aplicarse "cuando sea apropiado", de forma que el número de requisitos totales a cumplir depende del tipo de actividad y su contexto.

Hay otros requisitos que incluyen la realización de un proceso dividido en etapas, por ejemplo, allí donde dice "se debe establecer, implementar y mantener (...)". En este caso podemos contar 1 requisito o 3 requisitos. Yo sería partidario de contar 3, porque en una auditoría te pueden poner una no conformidad por incumplir una de las etapas y no las 3.

Las “Preguntas del Tutor” deberán resolverse en un máximo de tres páginas.

Envía la respuesta al Tutor en este mismo archivo.

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