DOCUMENTACION Y ARCHIVO

DOCUMENTACION

Llamamos en nuestro idioma documentación al conocimiento que se dispone de un tema gracias a la información que se ha percibido por parte de él. El informe sobre la inseguridad lo terminamos el sábado tras recibir la documentación de las fuerzas de seguridad con las últimas estadísticas de los delitos cometidos durante el último mes.

Cabe destacarse que la documentación que se reúne, para por ejemplo realizar un informe, consiste de una serie de documentos que lo que contienen es básicamente información pormenorizada del asunto que se investiga. Entonces, el contenido de los documentos, normalmente datos, números, gráficos, entre otros, permitirán a quien los manipulan o elaboran la demostración de fenómenos o de noticias, o por el contrario, su desmentida.

La mayor parte de las veces, aquellas cuestiones que disponen de una documentación concreta que las acredita o desmiente de modo contundente gozarán de una credibilidad mayor.

El sinónimo más extendido que se emplea para este sentido del término es el de informe, que justamente implica a aquel conjunto de datos sobre algo o alguien.

Y por otra parte, la palabra documentación designa al documento o a una serie de documentos, que normalmente disponen de una consideración oficial, y que entonces permiten y facilitan la identificación personal o bien acreditan alguna cuestión.

Sin la correspondiente documentación no podrás sacar al niño del país.

Uno de los sinónimos más populares para este término es el de documento de identidad. En este documento se consignan todos los datos personales más importantes para identificar a una persona: nombre y apellido completos, fecha de nacimiento, estado civil y dirección y además dispone de una fotografía actual que facilita la identificación visual de la persona.

Estos documentos de identidad son emitidos por una autoridad nacional competente en este sentido.

Cada vez que un individuo debe realizar un trámite, ante alguna empresa u organismo público, cuando quiere salir de su país, o bien quiere acreditar su identidad, debe presentar esta documentación.

ARCHIVO

Archivo procede del latín archīvum, aunque su origen más remoto se encuentra en la lengua griega y puede traducirse como “residencia de los magistrados”. El término se utiliza para nombrar al conjunto ordenado de documentos que una sociedad, una institución o una persona elabora en el marco de sus actividades y funciones.

Por ejemplo: “No recuerdo cuándo firmamos el contrato: voy a recurrir al archivo para confirmarlo”, “Tengo una trayectoria intachable, no tienen más que acudir al archivo y comprobarlo por ustedes mismos”, “Este periodista es reconocido por conservar el archivo más importante sobre el cine uruguayo”.

El lugar donde se custodian estos documentos también se conoce archivo: “El Archivo General de la Nación conserva miles de textos que son un valioso testimonio de la historia nacional”, “Puedes encontrar mayor información en el archivo del Congreso”, “Un incendio en el archivo del teatro destruye los libretos originales de las obras más famosas”.

La acción y efecto de archivar (guardar documentos, dar por terminado un asunto) puede mencionarse como archivo: “El secretario ya entregó la documentación así que voy a proceder a su archivo”, “La familia de la víctima está furiosa ya que el tribunal ordenó el archivo de la causa”.

En el ámbito de la informática, un archivo es un conjunto de información digital que puede almacenarse en una computadora o en otro tipo de dispositivo: “Por favor, pídele a Rubén que vuelva a enviarme el archivo por correo electrónico ya que nunca lo recibí”, “Es un archivo muy pesado:

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