Disposicion de archivo oficina juridica
sandraagEnsayo30 de Octubre de 2019
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ACTA 001
JUNTA DE ARCHIVO
“DISPOSICION DE ARCHIVO OFICINA JURIDICA”
Fecha | 19 de agosto de 2014 | Jefe de Área | Angela Bibiana Quiroga |
Hora | 4:30 PM | Asunto | Recomendación disposición final de conservación y depuración de archivo del área de Prestaciones Económicas |
Temas a tratar:
- Proceso de identificación de documentos enviados al Archivo Central
- Estado de documentos
- Motivación de la depuración
- Proceso de Identificación de documentos enviados al Archivo Central:
El área de Prestaciones Econòmicas de la sociedad HUMANA VIVIR S.A. EPS-S en Liquidación, en el transcurso del primer semestre del 2014, procedió a la identificación del archivo sede Restrepo, dentro de la gestión adelantada se identificaron 33 cajas, las cuales se marcaron con el nombre del área Prestaciones Económicas y se enumeraron con marcador.
Documentos de Prestaciones Económicas desde el año 2001
No. de Caja | Documento | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
33 Ubicadas en tercer piso 1 Caja grande Ubicada en el segundo piso | 2001 80 DOCUMENTOS.INCAPACIDADES TRANSCRITAS CON SOPORTES
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
2 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
3 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
4 |
TOTAL: 10 CAJAS
Documentos de Gestión Judicial – Procesos Ejecutivos del Año 2003 – 2011 Cerrados
TOTAL 32 CAJAS
Documentos de Gestión Judicial – Tutelas desde el año 1998
De la gestión judicial relacionada con Tutelas desde el año 1998 hasta el año 2013, se adelantó la siguiente metodología:
1. Conteo de número de cajas en total
2. Identificación de las características de organización
3. Muestreo
- Conteo de número de cajas en total
La Oficina Jurídica procedió al conteo de cajas en total correspondiente a la gestión judicial-tutelas, arrojando el siguiente punteo:
Año | No. de Cajas | Rango |
1998 | -0- | -0- |
1999 | -0- | -0- |
2000 -2003 | 2 | No tiene rango identificado |
2004 | 35 | 1-1514 por número de tutela de la vigencia, según asignación numérica de la época |
2005 | 66 | 1-2379 por número de tutela de la vigencia, según asignación numérica de la época |
2006 | 80 | 1-2553 por número de tutela de la vigencia, según asignación numérica de la época |
2007 | 97 | 1-1860 por número de tutela de la vigencia, según asignación numérica de la época |
2008 | 68 | 15.469-24.613 por número de tutela de la vigencia, según asignación numérica de la época |
2009 | 46 | 26.614-31.319 por número de tutela de la vigencia, según asignación numérica de la época |
2010 | 37 | 1-35.159 por número de tutela de la vigencia, según asignación numérica de la época |
2011 | 95 | Se encuentran en su totalidad en el sistema de gestión de procesos jurídicos e INTEGRA, y reposan en el archivo magnético de la Entidad, encontrándose copias en las 95 cajas relacionadas que corresponden a todas las regionales de las vigencias. |
2012 | ||
2013 |
TOTAL: 526 CAJAS.
2. Identificación de las características de organización
Las cajas se encuentran organizadas por número de caja y por número de rangos que eran establecidos por la administración de la época dependiendo de las directrices que se adoptaran, es por eso que el rótulo de las cajas identifican unos rangos que difieren de los años 2002 – 2007 y de los años 2008 – 2010.
Estos rangos identificados en los rótulos fueron objeto de verificación por muestreo de la totalidad de cajas, estimado en el 5% que correspondió a 26 cajas, con el fin de verificar que las tutelas correspondieran en rango al rótulo de la caja en rangos.
Así mismo, se procedió a la verificación en el sistema de información de: Gestión de Procesos Jurídicos e INTEGRA, para corroborar la disposición del archivo magnético y de consulta del expediente de cada archivo de tutela y se encontró en resumen lo siguiente, soportado en (44) folios que hacen parte fundamental de la presente acta:
Año | Número de Casos registrados |
2004 | 1.177 |
2005 | 2.168 |
2006 | 2.412 |
2007 | 1.099 |
2008 | 7.644 |
2009 | 7.972 |
2010 | 3.646 |
2011 | 5.271 |
2012 | 4.265 |
2013 | 1.859 |
Se procedió a la verificación de la legibilidad del archivo magnético, y el mismo es completamente legible según evidencia impresa.
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