Caso Práctico La Oficina Jurídica

        CASO PRÁCTICO: LA OFICINA JURÍDICA.

Identificar y analizar 5 problemas que se presentan en esta empresa y proponga una solución.

1. Las reuniones son siempre de 25 personas mínimo, porque se convoca muchos asistentes, por si los responsables principales no van, puedan ir ellos.

Debemos proponer reuniones de trabajo para desarrollar sinergias entre los procesos de la organización. Sabemos que las decisiones tomadas en grupo tendrán más autoridad que las que tomamos individualmente; ya que estas tienden a ser de mejor calidad.

Viendo este panorama, el líder o quién programa la reunión, debe comprometer directamente a la participación de la misma a las cabezas de los procesos, es decir, sólo las personas que puedan contribuir a los resultados o toma de decisiones. Entre menos gente inviten a la reunión, más efectiva y productiva será.

1. Estas se prolongan en el tiempo, entre 4 o 5 horas, en las que se suele hablar de todos los temas menos de los previstos en el orden del día.

Al invitar a tantas personas a estas reuniones, sabemos que al final el propósito no va a ser claro y como nos comentan, se hablan de cosas no pertinentes  y no se obtienen conclusiones.

Para poder empezar a solucionar este problema; primero que todo debemos fijar una hora de inicio y una hora de finalización de la reunión. El tiempo ideal debe ser máximo de una hora y media, para que los líderes de los procesos participen activamente y no sufran desconcentraciones.

1. Pasan los días y esos pactos verbales (conclusiones, tareas y compromisos) quedan en el aire.

Volvemos y puntualizamos en que a las reuniones sólo deben ir las partes interesadas de cada proceso involucrado en la reunión; pues ellos son los conocedores del tema, de los problemas y de las posibles soluciones que deben tener para la toma de decisiones.

Para dar solución a este problema debemos hacer llegar por escrito a todos los participantes el orden del día con 24 horas de antelación. Segundo, debemos contar con actas o memorias anteriores de la reunión. Allí se deben plasmar los compromisos adquiridos y una fecha de cumplimiento de los mismos con su respectivo responsable. Esto hará que las tareas y labores encomendadas puedan ser resueltas antes de iniciar la próxima reunión.

1. La productividad de la empresa ha bajado mucho y parte del personal está muy presionado y “quemado” porque para poder sacar su trabajo adelante tienen que hacer jornadas interminables de 8 de la mañana hasta las 10 de la noche.

Al involucrar personas diferentes a los líderes como participantes, la pérdida de tiempo y los posibles reprocesos, son el mayor inconveniente en el desarrollo de las actividades que cada personal debe efectuar para cumplir con su trabajo.

Mientras los “jefes” están discutiendo temas competentes en las reuniones, el personal de trabajo debe estar concentrado en las acciones que estos le deleguen y en el contenido de lo que deben hacer. Debemos entonces hacer una lista de metas y fijar las prioridades a largo plazo y de igual forma debemos realizar otra lista para el día a día.

1. Debido a las reuniones, todo el personal se pasa la mayor parte del tiempo reunida, motivo por el cual varias personas realizan las mismas tareas o hasta se quedan temas sin tratar.

Debemos recordar que las tareas pueden ser delegadas lateralmente dependiendo de la posición que ocupe en el organigrama la persona que vamos a delegar.

Para ellos primero debemos diferenciar entre lo que es urgente y lo que es importante. Debemos atacar entonces el problema, buscando alternativas posibles y efectuando un plan de acción para el cumplimiento de los objetivos.

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