EJERCICIO 10– MANUALES ADMINISTRATIVOS

EJERCICIO 10– MANUALES ADMINISTRATIVOS

Puesto: Secretaria Ejecutiva

Depende de: Gerente de Compras, Gerente de Ventas Lo más conveniente es separar las Gerencias ya que ambas son de naturaleza contraria por lo que para tener un mayor control estas deben estar separadas.

Subordinado: Ninguno En el caso que trabaje para Gerencia de Compras o Gerencia General se debería contar con un mensajero ya que así lograremos que los trámites que necesitemos hacer puedan efectuarse de una forma más rápida.

Función Básica: Apoyo a actividades administrativas

1Apoyar al Director General y al Gerente de Compras y ventas.

2. Llevar la agenda de ambos. Sería de mayor utilidad contar con una secretaria para cada una de las gerencias y de la Dirección General.

3. Simplificar la información recibida y archivarla para proporcionarla cuando se necesite.

4. Informar de las últimas noticias en la empresa según sea su incumbencia. En el caso de la Dirección General es necesario que se informe de una manera completa ya que el Director General debe estar informado al 100% del manejo de la empresa

5. Responder las llamadas telefónicas del departamento. Y transferir según sea la necesidad.

6. Tomar las decisiones con respecto a su cargo y responsabilidad que se le asigne en ese momento. Las decisiones deben tomar dentro del cargo que se asigne no sin pasar por alto ninguna jerarquía.

7. Redactar las cartas, memorando, requisiciones que el Gerente General o el de compras y ventas requieran.

8. Preparar y ordenar la documentación y la información relacionada con los pagos de impuestos que será enviada al despacho de contadores que maneja la contabilidad de la empresa. Esta información debe ser enviada desde el departamento de contabilidad ya que son ellos quienes la emiten si puede hacer el trámite la secretaria para el envío pero posiblemente ella no cuente con todos los documentos que estos requieran.

9. Mantener al tanto al director general de cualquier anomalía observada. Se debe

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