Manuales Administrativos

Definición:

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y transmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de una organización (antecedentes, legislación, estructura, objetivos, políticas, procedimientos, elementos de calidad, entre otros) como instrucciones y lineamientos para que desempeñe mejor su tarea.

Es una guía descriptiva que establece los roles, funciones, atribuciones y responsabilidades que tienen asignada la organización, las áreas y los cargos. Establece las relaciones de unidades internas, y condiciones personales y profesionales que deben reunir las personas que ocupen los cargos.

Debe destacarse, su importante utilización, ya que es una valiosa herramienta técnica que ayuda a lograr una adecuada sistematización de los procedimientos administrativos de la empresa. Indican las actividades a ser cumplidas por los miembros de la empresa y la forma en cómo deben ser realizadas, ya sea en conjunto o separadamente.

Objetivos de los Manuales:

Asegurar adecuada comprensión de funciones, propósitos y expectativas de organización y de actividades que realiza.

Lograr y mantener sólida visión orgánica de toda la entidad.

Facilitar estudio de la organización.

Permite conocer medios y del personal que se dispone para el logro de las mates.

Conocimiento de la estructura y valoración de cargos que la integran.

Establecer canales de comunicación y de relaciones funcionales.

Proporcionar una visión global de la organización, conocimiento de roles y medio que facilite formación técnico - profesional al orientarle en las actividades a desarrollar.

Ventajas y Desventajas:

POR SU CONTENIDO:

De historia: Proporciona información acerca de los comienzos, crecimiento, logros y posición actual de la organización. Cuando es bien elaborado y aplicado motiva al empleado a comprender mejor a la organización y a sentirse parte de ella.

De organización: Expone de forma detallada la estructura de la organización formal a través de dar a conocer los objetivos, funciones, autoridades y responsables de distintos puestos.

De igual manera, son definidos como documentos operativos que detallan la estructura, funciones, relaciones de coordinación y tareas de las diferentes unidades orgánicas de una institución, en estrecha relación con el reglamento de organización y funciones, así mismo establece los cargos y requisitos para ocuparlos por las personas dentro de la estructura orgánica.

Objetivos del manual de organización:

a. Indicar las funciones básicas de cada unidad orgánica, delimitando la naturaleza y amplitud del trabajo.

b. Determinar la ubicación y las tareas específicas que cumplirán los cargos, dentro de la institución.

c. Precisa las interrelaciones jerárquicas y funcionales internas y externas de la dependencia.

d. Proporciona información a los funcionarios y trabajadores sobre sus funciones, ubicación dentro de la estructura general de la empresa, de las interrelaciones formales y funcionales (de autoridad, responsabilidad y de coordinación).

e. Sirve como instrumento básico para la racionalización de los procedimientos administrativos, en concordancia con la Ley de Simplificación Administrativa. Describe la Organización Formal de la Empresa asignando:

Misiones: enunciación sintética del objetivo que persigue el área de la Organización,

Funciones Básicas

Autoridad: Quienes dependen de el y él que quien depende

Responsabilidad

Características, y Especificaciones de la Posición.

De políticas. Consiste en una descripción detallada de los lineamientos

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