Manuales Administrativo

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIÓN UNIVERSITARIA

INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DE LOS LLANOS”

EXTENSIÓN ALTAGRACIA DE ORITUCO

ESTADO GUÁRICO

MANUALES ADMINISTRATIVOS

PROFESOR: INTEGRANTES:

Rafael Ballesteros García Reina C.I:24234654

T-01 Nocturno Yessica Ron C.I:17.081.721

Delgado José C.I:17490156

Córdoba Wilmer C.I:21231173

Delgado María C.I:13621868

Altagracia de Orituco, OCTUBRE 2013

Introducción

Los manuales son un instrumento de consulta para todo aquél que necesite familiarizarse con una determinada área de la organización, y constituyen por lo tanto un instrumento útil en el proceso de adiestramiento y capacitación de los funcionarios. Es decir, los administradores dan cada vez más importancia al manejo de información en búsqueda constante de la combinación correcta, de estrategia, motivación, tecnología y diseño de la organización, que permitan mantener una ventaja competitiva.

Por consiguiente, puede decirse que la utilidad que tiene un manual administrativo es múltiple, en virtud de ser un instrumento que permite el funcionamiento interno con lo que respecta a la descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución, de tal manera, se puede afirmar que la necesidad de elaborar manuales es un punto importante dentro de las grandes organizaciones que se manejan de manera estructurada y que cumplen con los pasos del proceso administrativo. A continuación este trabajo trata sobre todo lo referente a manuales administrativos, concepto, características, importancia, ventajas, desventajas, clasificación……

Manuales Administrativos

Dentro de las organizaciones existen diferentes métodos de comunicación, uno de ellos son los manuales. Documento elaborado sistemáticamente en el cual se indican las actividades, a ser cumplidas por los miembros de un organismo y la forma en que las mismas deberán ser realizadas, ya sea conjunta o separadamente.

Por consiguiente, se define los manuales administrativos documentos que contienen información ordenada y sistematizada de la empresa”. Cabe destacar, que al mencionar documentos, hablamos de los hechos en papel o en una computadora.

Estos documentos contienen datos agrupados para crear sistema de información de organización, de procedimientos, de áreas funcionales, de operación, de cuentas, de proveedores, de llaves de firmas, de calidad, entre otros manuales.

Los manuales presentan una visión conjunta del organismo social, así como la ejecución correcta de las actividades a realizar por los integrantes para propiciar la uniformidad con el trabajo. La aplicación de los manuales administrativos es que sirven para realizar la evaluación durante la auditoria administrativa, además estos se pueden realizar en un área de la empresa como la dirección de ingeniera de análisis, la dirección de organización y métodos, gerencia de simplificación o modernización administrativa, la dirección de calidad de la empresa, entre otras áreas.

Con el propósito de ampliar y dar claridad a la definición, citamos algunos conceptos de diferentes autores:

Según Duhat Kizatus Miguel A. Lo define “Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la menor ejecución del trabajo”.

Para Terry G.R.: “Es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa”.

Continolo G. Lo conceptualizará como: “Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”.

Finalidad

De acuerdo con las finalidades de los manuales Chiavenato expone: “Constituye una reunión de informaciones clasificadas y catalogadas, de forma sistemática, respecto de todas las practicas administrativa de la empresa.

Son elaborados para eliminar dudas. Son de utilidad para las que desconocen los detalles de las prácticas administrativas o que tiene dudas sobre ellas. Quien la conoce no necesita consultar los manuales y norma, pero constituyen un instrumento de consulta permanente y obligatoria para quien desconoce las prácticas administrativas.

Importancia

Los manuales administrativos son una valiosa herramienta técnica que, coadyuva a lograr una adecuada sistematización de los procedimientos administrativos de la empresa. Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza mencionada anteriormente como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Además estos son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.

Objetivos:

• Instruir al personal, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

• Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

• Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.

• Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.

• Proporcionar información básica para la planeación e implementación de reformas administrativas.

• Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.

• Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.

• Sirve para el análisis o revisión de los procedimientos de un sistema.

• Interviene en la consulta de todo el personal.

• Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.

• Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.

• Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

• Determina en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

• Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.

• Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.

• Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.

• Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

Ventajas:

• Logra y mantiene un sólido plan de organización.

• Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes.

• Facilita el estudio de los problemas de organización.

• Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la organización.

• Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal clave.

• Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización.

• Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones.

• Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.

• La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.

• Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.

• Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos.

• Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.

• Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, las normas, etc.

• Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones.

• Aseguran continuidad

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