EL SER HUMANO EN LA PRESTACION DE SERVICIO AL CLIENTE

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO INTERMEDIO

OBJETIVOS Y FUNCIONES

• Coordinar y supervisar los archivos de gestión de su ámbito de actuación.

• Desarrollar y ejecutar el programa de gestión de documentos, en especial, las fases de identificación y valoración de los tipos y series documentales producidos en los archivos de gestión él de su ámbito de actuación.

• Ejecución y gestión de las transferencias desde los archivos de gestión y hacia el archivo intermedio siguiente estadio del sistema archivístico.

• Coordinación con el los archivos centrales existentes, en el caso de que existan. Organización de en función de estos objetivos.

• Gestión de los fondos en función de estos objetivos y del servicio a la organización, los ciudadanos clientes, la investigación y al propio sistema archivístico.

• Control y tratamiento de las series documentales en la fase de producción.

• Identificación del fondo (en exclusividad). Valoración del fondo (compartida o coordinada con el archivo intermedio del sistema).

• Descripción del fondo (supeditada a los resultados de los procesos de valoración).

• Difusión del fondo (supeditada a los resultados de los procesos de valoración).

• Conservación del fondo (desde su ingreso hasta su salida hacia el archivo intermedio).

• Transferencias desde los archivos de gestión.

• Transferencias hacia el archivo intermedio.

• Liberar a las administraciones de los documentos que ya no son necesarios para su trabajo diario, a fin de mejorar el funcionamiento de sus sistemas documentales.

• Evitar el colapso de los archivos históricos con documentos que todavía no son de libre acceso para el público, una parte considerable de los cuales está destinada a ser destruida transcurrido cierto plazo de tiempo.

• Asegurar la selección de los documentos que van a ser conservados y los que van a ser eliminados.

• Garantizar a las administraciones de origen la plena disponibilidad de sus documentos, es decir, el acceso a estos cuando sea necesario.

• Realizar dichas funciones a bajo coste mediante el aprovechamiento intensivo del espacio, ubicado en suelos e instalaciones más baratos que los de las oficinas. Según algunos estudios representan un ahorro del 50 % frente a los costes de conservación en las sedes de las administraciones, al tiempo que se recuperan

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