EL SER HUMANO EN LA PRESTACION DE SERVICIO AL CLIENTE

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO INTERMEDIO

OBJETIVOS Y FUNCIONES

• Coordinar y supervisar los archivos de gestión de su ámbito de actuación.

• Desarrollar y ejecutar el programa de gestión de documentos, en especial, las fases de identificación y valoración de los tipos y series documentales producidos en los archivos de gestión él de su ámbito de actuación.

• Ejecución y gestión de las transferencias desde los archivos de gestión y hacia el archivo intermedio siguiente estadio del sistema archivístico.

• Coordinación con el los archivos centrales existentes, en el caso de que existan. Organización de en función de estos objetivos.

• Gestión de los fondos en función de estos objetivos y del servicio a la organización, los ciudadanos clientes, la investigación y al propio sistema archivístico.

• Control y tratamiento de las series documentales en la fase de producción.

• Identificación del fondo (en exclusividad). Valoración del fondo (compartida o coordinada con el archivo intermedio del sistema).

• Descripción del fondo (supeditada a los resultados de los procesos de valoración).

• Difusión del fondo (supeditada a los resultados de los procesos de valoración).

• Conservación del fondo (desde su ingreso hasta su salida hacia el archivo intermedio).

• Transferencias desde los archivos de gestión.

• Transferencias hacia el archivo intermedio.

• Liberar a las administraciones de los documentos que ya no son necesarios para su trabajo diario, a fin de mejorar el funcionamiento de sus sistemas documentales.

• Evitar el colapso de los archivos históricos con documentos que todavía no son de libre acceso para el público, una parte considerable de los cuales está destinada a ser destruida transcurrido cierto plazo de tiempo.

• Asegurar la selección de los documentos que van a ser conservados y los que van a ser eliminados.

• Garantizar a las administraciones de origen la plena disponibilidad de sus documentos, es decir, el acceso a estos cuando sea necesario.

• Realizar dichas funciones a bajo coste mediante el aprovechamiento intensivo del espacio, ubicado en suelos e instalaciones más baratos que los de las oficinas. Según algunos estudios representan un ahorro del 50 % frente a los costes de conservación en las sedes de las administraciones, al tiempo que se recuperan para otras actividades espacios y equipamientos costos.

HERRAMIENTAS E INSTRUMENTOS

• Relación de tipos y series documentales.

• Manual de normas.

• Registros (de entrada de fondos y salida de los fondos, registros de préstamos de los documentos, registro topográfico).

• Instrumentos de descripción (índices, inventarios).

En cuanto a los instrumentos y herramientas con que debe contar, así como a las características de las transferencias que realiza, este tipo de archivo no se diferencia sustancialmente del archivo central, aunque es importante aclarar que será necesario desarrollar allí un trabajo ingente por la gran cantidad de documentación que llegan a poseer y por la enorme producción de información que producen.

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