ETAPAS DEL ANÁLISIS DE SISTEMAS

1 Etapas del análisis de sistemas:

1.1 Relevamiento

El objetivo básico es recolectar información de:

• Particularidades del trabajo administrativo.

• Componentes de la organización y formas de división del trabajo.

• Problemas actuales.

• Razones por las cuales se realiza el análisis (expectativas).

• Tomar conocimiento sobre otras formas de trabajo implementadas.

• Estado de definición, asignación y supervisión de funciones.

Recolección interna de datos

Encuestas: se desarrollan mediante el diseño de cuestionarios específicos. Existen tres tipos: gerencial, supervisión, nivel operativo.

Debe ser concreta, corta y de fácil respuesta con instrucciones relativas de cómo completar.

Nivel operativo

Se pretende identificar:

• Tareas que cumple el encuestado.

• La frecuencia de ejecución y la cantidad de producción.

• Documentación que genera.

• Registros que opera.

• Archivos que adquiere ó a los que accede.

• Posición jerárquica que ocupa.

• Subordinados que tiene a cargo.

Niveles superiores

• Problemas concretos existentes.

• Probabilidad de solucionarlos con el programa actual.

• Sugerencias.

Tiene valor relativo como elemento de recolección de datos.

Razones:

• Distinto nivel de preparación.

• Grado de atención al momento de llenarla.

• Reticencia a dar información personal.

Resultan útiles como antecedentes para poder planificar otras técnicas de relevamiento.

Ventajas:

• Se pueden programar adecuadamente las cadenas de entrevistas.

• Preparar guías de desarrollo de las entrevistas tomando como punto de partida las tareas, funciones y personas que aparecen.

• Concurrir a las entrevistas con un conocimiento mayor.

En síntesis, nos brinda un panorama primario, sirve como antecedente para las entrevistas y la observación directa.

Entrevistas

Medio más idóneo para recolección interna. Intercambio de información directo entre un analista y un componente del la organización. Tiene una corriente dual en donde es posible informar al entrevistado sobre:

• Función del asesor y ventajas.

• Limitaciones del trabajo de sistemas si no es apoyado por gente de línea.

• Eliminar incertidumbre acerca del alcance de las tareas.

• Transmitir ideas ó posibilidades y ver reacciones frente a ellas.

Las entrevistas son dirigidas a:

• Niveles gerenciales y de supervisión.

• Niveles operativos.

Dirigidas a niveles gerenciales y de supervisión

• Detección de problemas actuales.

• Opiniones sobre cómo resolverlos.

• Expectativas frente al trabajo.

• Clara idea respecto de los objetivos, posibilidades y limitaciones del programa.

Para que sean eficientes deben:

• Ser planificadas en forma orgánica previendo una suseción o encadenamiento:

• Siguiendo la estructura.

• Siguiendo el fluir del sistema.

• El analista debe concurrir a la entrevista con una guía de temas a considerar.

• Debe ser conducida adecuadamente evitando dispersiones.

• El analista debe tener un conocimiento previo.

• Deben desarrollarse en un lugar privado.

• Concretarse de común acuerdo.

• El analista debe mostrar interés.

• Debe interesar al entrevistado.

Observación directa

Se toma conocimiento de:

• Disposición física:

• Personal.

• Elementos de trabajo.

• Circulación de:

• Personas.

• Información.

• Funcionamiento de equipos.

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