ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO DE COBRANZA

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO DE COBRANZA

TÉCNICAS EN CADA UNA.

LAS TRES ETAPAS DE COBRANZA.

La actividad en cualquier sistema de cobranza se realiza a través de tres etapas y técnicas.

EL ESTADO MENSUAL.

La práctica común, tanto en organizaciones mercantiles como en las de comerciantes al menudeo, consiste en enviar al cliente un estado mensual de cuenta. Tales estados sirven como recordatorio de la cantidad adeudada y canal cliente la oportunidad de verificar su exactitud. También evitan la posible excusa del deudor cuyo pago se ha vencido.

En una gran organización el departamento de contabilidad prepara estados mensuales prescindiendo el tiempo en que el saldo no ha sido pagado, su forma depende de los métodos de contabilidad usados. Generalmente, muestran el saldo vencido durante meses anteriores y una lista detallada de las facturas y créditos del mes. En la mayor parte de las compañías, el departamento de contabilidad envía únicamente aquellos estados que muestran saldos no vencidos; los que tienen cuentas vencidas y no pagadas son devueltos al departamento de cobranzas para ser manejados de acuerdo con los procedimientos de cobranza de la compañía.

SISTEMA DE RECORDATORIO DEL DEPARTAMENTO DE COBRANZA.

En compañías con pocas cuentas, la persona responsable de la cobranza recurre al libro auxiliar con intervalos regulares, posiblemente cada ocho o quince días, para encontrar las cuentas que requieran su atención. Debe disponer de un registro suplementario, un cuaderno plegado, tarjeta índice o archivo especial del cliente que le recuerde que se ha hecho lo posible por cobrar en la fecha correspondiente, la revisión del auxiliar tiene la ventaja de mantener a la persona que la efectúa, bien informada del desarrollo de cada cosa. Si por casualidad, en el acreedor, como sucede en tales casos, este estrecho conocimiento de la cuenta es muy útil, las compañías con muchas cuentas deben tener un método de insistencia más rápido o un sistema más lisonjero.

Cualquier sistema de insistencia o lisonjeo tiene dos objetos: recordar al departamento de crédito las cuentas vencidas que cada día requieren su atención y registrar la acción tomada en el esfuerzo de cobranza, así como la fecha en que se tomo acción, hacer esto significa menos repetición de registros y menos trabajo de oficina, lo que constituye el método más eficaz del sistema, los sistemas lisonjeros varían en detalles, pero generalmente son un sistema de tarjetas por índices archivadas por fechas o un sistema de tarjetas de registro archivando las cuentas alfabéticamente y por fecha.

ETAPA DE RECORDATORIO Y TÉCNICAS.

El primer paso en la actividad de cobranza es recordar al cliente que ya ha pasado la fecha de vencimiento de su cuenta sin el pago correspondiente. Usualmente, transcurren varios días entre las fechas de vencimiento y de recordatorio el primer recordatorio debe de ser moderado e impersonal puede ser un estado o factura por duplicado, etiquetas engomadas, cartas, tarjetas impresas o estados divididos en periodos y recordatorios.

Estado o facturas por duplicado. Una de las formas más atentas de recordar a los clientes, es enviarles una copia al carbón o un duplicado del estado mensual o de la factura. Los almacenes de departamentos frecuentemente envían dos o tres estados intervalos regulares durante el mes, a un cliente cuya cuenta no ha pagado.

"frases de recordatorio" pueden ser escritas a máquina o estampadas sobre estados por duplicado. Algunas "frases de recordatorio más comunes son"

¡Por favor!

Estaremos muy agradecidos al recibir su giro puntualmente.

Por favor envíenos un cheque.

¿Contaremos con su cheque? ¡Por favor!

Hace ______ días se venció su cuenta. Por favor haga su remesa puntualmente.

Mucho agradeceremos su atención.

Etiquetas. De mayor fuerza que las frases anteriores es un sello agregado a un estado de cuenta por duplicado. Estas etiquetas se hacen con varios propósitos de cobranza.

Podría Usted.....

Decirnos por favor si hay una razón....

POR LO QUE SU PAGO se ha retrasado......

Recuerde el pago puntual de las deudas asegura su crédito

Nos ha olvidado

Cartas. Una carta breve y cortes es un recordatorio puede ser una tarjeta impresa, sin saludo ni firma, la cual lleva los detalles de la cuenta. Estas tarjetas a menudo se prefieren en lugares de cartas para el primer recordatorio, puesto que son impersonales y el cliente se da cuenta de que todos los demás clientes atrasados las han recibido bajo las mismas circunstancias. Deben ser redactadas cortésmente, mostrando imparcialidad, para recordar las condiciones de crédito acordadas, e impresionar a los clientes con su naturaleza impersonal, la cantidad vencida es colocada a mano generalmente. Por su puesto estas tarjetas son metidas en sobres, antes de ponerse al correo o enviarse con el mensajero de la empresa, además frecuentemente se le anexa una fotocopia del estado de cuenta.

La oportunidad del programa y la técnica por emplear depende de la naturaleza de la cuenta por cobrar, la clasificación del deudor su ubicación, su ubicación, la clase del negocio en el que la casa vendedora se ha empleado y la política adoptada al tratar con cuenta vencidas, en algunas empresas el procedimiento regula la persecución, es un largo proceso que puede prolongarse por varios meses; en otras, el programa de insistencia es mucho más corto.

Con el fin de apegarse al tiempo horario, las cuentas deben abrirse en una fecha apropiada, por consiguiente es indispensable un eficiente sistema de insistencia o cosquilloso.

TÉCNICAS DE PERSECUCIÓN.

Numerosas técnicas están disponibles al acreedor en la etapa de persecución de la cobranza. La mayoría incluye cartas ordinarias, llamadas telefónicas, telegramas, cartas registradas o certificadas y citas personales.

Cartas de insistencia. En la mayoría de las oficinas de crédito, el procedimiento de insistencia se basa en una serie de cartas. La primera es muy moderada, usualmente más enérgica que un recordatorio. El tono de la carta crece progresivamente cada vez más firme y los intervalos entre ellas son progresivamente

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