Ejercicios T2 - Gestión Financiera II

PROCEDIMIENTO PC-01 PROCESO DE COMPRAS

1 PROPÓSITO

Describir las actividades y especificar los datos requeridos para adquirir bienes y servicios, con la finalidad de garantizar la continuidad de las operaciones y la entrega de los productos solicitados por los clientes.

2 ALCANCE

Este procedimiento abarca las compras locales e importaciones de productos que comercializa LA ORDENADA SAC. Así como los servicios que afecten la calidad de los productos.

3 RESPONSABILIDADES

Todo el personal de LA ORDENADA S.A.C. involucrado en el proceso de compras, es responsable ante el Gerente de Compras de cumplir con el presente procedimiento.

4. DESCRIPCIÓN

4.1 PROCESOS RELACIONADOS AL PROVEEDOR

4.1.1 Criterio de selección de proveedores de bienes y servicios

Los proveedores ya sea de bienes y/o servicios que registren partidas abiertas o negociaciones en curso a partir de la vigencia del presente procedimiento serán considerados aprobados.

Los nuevos proveedores se seleccionarán cuando ofrecen los productos y/o servicios con información mínima a ser solicitada: forma de pago, plazo de pago, precio, cantidad, empaque, origen requerido por la empresa y el sistema de gestión de CASA (Calida, seguridad y ambiente).

Los criterios para la selección de proveedores de bienes y servicios pueden observarse en FPC-01-C Formulario General de Evaluación de Proveedores, FPC-01-R Formulario Evaluación de Proveedores Servicio Almacenaje y FPC-01-Y Formato de Evaluación de Transportistas.

Los proveedores seleccionados formarán parte de la listado de proveedores aprobados de importación FPC-01-A o listado de proveedores locales aprobados FPC-01-B seleccionados por el Gerente de Compras.

4.1.2 Evaluación de proveedores

Los proveedores aprobados son evaluados de acuerdo al cumplimiento de las condiciones estipuladas en las Ordenes de Compra o en los Acuerdos o Contratos de Servicio, especialmente en lo relativo a:

 Cumplimiento de las cantidades, especificaciones técnicas y condiciones de embalaje, identificación y presentación de los productos,

 Cumplimiento de las fechas de entrega,

 Cumplimiento de los requisitos de documentación,

 Información oportuna y confiable referente al "status" de cada operación,

 Cumplimiento de las normas generalmente aceptadas en relación a Seguridad Ambiental y Operacional asociadas a los productos y/o servicios contratados,

 Respuesta oportuna y consistente a eventuales reclamos,

 Relación precio/calidad de los productos y/o servicios

Se mantendrán registros escritos de todas las evaluaciones en el FPC-01-C Formulario General de Evaluación de Proveedores las cuales serán colocadas dentro de la carpeta de cada proveedor.

Las evaluaciones se realizaran una vez que el proveedor haya entregado su primera orden para lo cual se abrirá un file de proveedor en el cual se colocará el FPC-01-D Formulario Datos de Proveedor así como su evaluación y documentos referidos al proveedor si los hubiera. Estas evaluaciones serán efectuadas por el área de compras.

Adicionalmente se evaluará a los proveedores de servicios cuya función pueda afectar la calidad o plazo de entrega de los productos, tales son: Proveedores de Servicio de Almacenaje ver 4.3.3.

En el caso de servicios relacionados al área operativa , como transporte , mantenimiento , etc las evaluaciones y los registros serán de responsabilidad del Jefe de Operaciones & Logística.

Las evaluaciones de proveedores tales como: Material de oficina, material de limpieza, ferretería, implementos

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