El Efectivo

El Efectivo :Concepto e identificación contable

concepto

El efectivo está constituido por la moneda de curso legal, que es propiedad de la entidad y que estará disponible de inmediato para su operación, tales son las monedas, billetes, depósitos bancarios en sus cuentas de cheque, giros bancarios, remesas en tránsito, divisa extranjeras y metales preciosos amonedados.

Identificación Contable

En economía, el efectivo es considerado de mucha más liquidez que otras formas de representaciones de valor económico.

Además se considera como cualquier medio de cambio generalmente aceptado para el pago de bienes y servicios y la amortización de deudas. El efectivo también sirve como medida del valor para tasar el precio económico relativo de los distintos bienes y servicios. El número de unidades monetarias requeridas para comprar un bien se denomina precio del bien. Sin embargo, la unidad monetaria utilizada como medida del valor no tiene por qué ser utilizada como medio de cambio.

Caja Chica: concepto y manejo correcto

Concepto

Cantidad relativamente pequeña de dinero en efectivo que se asigna a un empleado, en caja o en depósitos, disponible para desembolsos menores, que generalmente se lleva bajo el sistema de fondo fijo; el monto de los gastos que se realizan con este fondo son tan pequeños que no es conveniente pagarlos con cheques.

La caja chica es un fondo fijo o revolvente, que se utiliza para gastos menores, que por su monto y urgencia es más práctico pagarlos en efectivo; la autoridad correspondiente debe aprobar su monto y el periodo de comprobación, además deben ser arqueados eventualmente, se utiliza para tener un estricto control sobre dichas erogaciones.

Manejo correcto

Lo primero es que el monto depositado en caja chica no debe ser muy alto sino solo el suficiente para cubrir gastos de muy corto plazo que no se pueden cubrir con otros medios de pago como transferencias, cheques o tarjetas. Ahí entran gastos de papelería, dotación de cafetería, combustibles, etc.

Lo segundo es establecer una política clara sobre qué tipo de gastos se pueden cubrir con esa caja y qué tipo de comprobantes y justificaciones se exigirán con cada desembolso. En ese punto es importante evitar las facturas, por ejemplo, que se pueden llenar manualmente.

Una tercera recomendación tiene que ver con realizar auditorías periódicas (y de sorpresa) para saber si se le está dando un buen uso a esos dineros y si los gastos están respaldados.

Finalmente, es importante que la caja funcione en un lugar seguro y no este a la mano de cualquier persona.

El custodio. Precisamente, escoger al empleado que tendrá a su cargo la caja chica también es un arte.

Los especialistas recomiendan no solo alguien de su confianza sino que también sea responsable y organizado.

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