Efectivo

EFECTIVO.

Se considera efectivo todos aquellos activos que generalmente son aceptados como medio de pago, son propiedad de la empresa y cuya disponibilidad no está sometida a ningún tipo de restricción.

De acuerdo con lo expuesto, será aceptado como efectivo lo siguiente:

1) Efectivo en caja.

a) Monedas y billetes emitidos por el Banco central.

b) Monedas y billetes de otras naciones (divisas)

c) Cheques emitidos por terceras personal que están pendientes de cobrar o depositar.

d) Cheques de gerencia pendientes de cobrar o depositar.

e) Documentos de cobro inmediato o que pueden ser depositados en cuentas corrientes bancarias tales como: giros bancarios, telegráficos o postales, facturas de tarjetas de crédito por depositar, etc.

2) Efectivo en bancos

Será considerado como efectivo en bancos lo siguiente:

a) Cuentas bancarias de depósitos a la vista o corrientes en bancos nacionales.

b) Cuentas en moneda extranjera depositadas en bancos del exterior, siempre que en estos países no existan disposiciones que restrinjan su disponibilidad o controles de cambio que impidan su libre convertibilidad.

c) Cheques emitidos por la propia empresa contra la cuenta corriente de algún banco pero que, para una determinada fecha, aún no han sido entregados a sus beneficiarios.

PARTIDAS QUE NO FORMAN PARTE DEL EFECTIVO.

Existen algunos rubros que, aunque en apariencia tiene características de efectivo, no cumplen con el requisito básico de la disponibilidad para la liberación de deudas u obligaciones por parte de la empresa.

En términos generales, no deberá ser tratado como efectivo lo siguiente:

1) NO SERA EFECTIVO EN CAJA:

a) Los vales de caja

Con frecuencia nos encontramos con que, al hacer un arqueo o conteo de caja, existen vales, autorizados o no, que representan o respaldan extracciones de dinero. El monto de ellos debe segregarse y ser mostrados más bien como cuentas por cobrar.

b) Cheques post-fechados.

Se trata de cheques cuyo origen puede ser muy variado. Los casos más corrientes provienen de los siguientes hechos:

b.1) Un empleado emite un cheque contra su propia cuenta corriente pero, como para ese momento0 no tiene fondos, lo emite con fecha posterior, pidiéndole al cajero que se lo cambie por efectivo. Por supuesto, tal cheque permanece en la caja hasta tanto llegue la fecha que permita cobrarlo o depositarlo en un banco.

b.2) un cliente paga una deuda con un cheque post-fechado. Este es un caso similar al anterior. El cajero deberá mantener en su poder el cheque, hasta la fecha en que pueda ser cobrado o depositado.

En ambos casos, esas partidas deben segregarse del efectivo y, como se dijo anteriormente, ser presentadas dentro del grupo de cuentas por cobrar respectivas.

c) Cheques devueltos.

En algunas oportunidades, cheques emitidos por terceros y recibidos por la empresa como pago de acreencias, son devueltos después de haber sido depositados en un banco.

Las razones por las que estas devoluciones se producen son muy variadas. Con respecto a ello, se recomienda tomar las siguientes actitudes, dependiendo de la causa por la que el cheque fue devuelto.

c.1) Cheques devueltos por falta de fondos:

En este caso, el cheque devuelto no debe ser considerado como efectivo, ya que la no disponibilidad de fondos en el banco así lo exige.

c.2) Cheques devueltos por causas diferentes a la no disponibilidad de fondos.

En oportunidades, un cheque es devuelto por causas diferentes a la de no disponer de fondos. Tales serían los devueltos por endoso defectuoso, firmas defectuosas, disparidad de cantidades, etc. En estos casos, los cheques devueltos podrían ser considerados como efectivo y presentados como tal, siempre que la causa por la que el cheque fue devuelto pueda ser subsanada en corto tiempo.

d) Estampillas fiscales y de correos.

Es obvia que tales estampillas no son aceptadas como un medio común de pago. Por ello, deben ser separadas del efectivo y ser presentadas en el balance general como “existencia de estampillas” en la sección de gastos prepagados del activo circulante.

2) NO SERA EFECTIVO EN BANCOS:

a) Depósitos bancarios a plazo fijo.

Es obvio que cuando una empresa hace cualquier depósito de dinero en una institución financiara a plazo fijo, significa que no podrá dispones de esos recursos hasta tanto venza el plazo convenido.

b) Depósitos bancarios congelados

Se trata de los casos en que una empresa mantiene depósitos de dinero en instituciones financieras que se hayan declarado en suspensión de operaciones, o hayan sido intervenidas por las autoridades competentes.

c) Depósitos bancarios para fondos especiales.

En oportunidades, las empresas crean fondos especiales a través de depósitos en bancos, con el objetivo de hacer frente a cualquier obligación futura tal como adquisición de activos fijos, amortización o reembolso de costos u obligaciones, pago de pensiones y jubilaciones o para cubrir los costos de un juicio que está pendiente de sentencia, en caso de que se pierda.

d) Depósitos en bancos extranjeros restringidos.

Cuando se tienen depósitos en bancos de otros países y por diferentes razones está restringida la disponibilidad de esos fondos, deberá también segregarse del efectivo el monto que corresponda, y ser presentado más bien como otros activos.

CAJA.

Es la cuenta a través de la cual se controla el efectivo disponible que se encuentra en poder de la empresa, dentro de las instalaciones de la misma.

Cualquier movimiento de efectivo que sea recibido por la empresa debe ser registrado en esta cuenta.

Atendiendo al objetivo que se persigue con los fondos que se movilizan, la cuenta caja puede ser:

a) caja Principal

b) Caja Chica.

CAJA CHICA.

Como veremos más adelante, una medida sana de control interno consiste en que todo pago se haga por medio de cheques y nunca con el efectivo que se encuentra en caja.

Sin embargo, se producen en toda empresa una serie de erogaciones repetitivas y de tan poco monto cada una de ellas, que harían poco práctico y en algunos casos imposibles, pagarlas con cheques. Nos estamos refiriendo a desembolsos por concepto, por ejemplo, de compra de periódicos, café, taxis, gasolina para los vehículos, etc.

En todo caso, los directivos de la empresa, después de estimar las erogaciones que de harán por medio de esta caja durante un período determinado, establecerán el monto fijo con el que operará dicha caja, así como la cantidad máxima que se podrá erogar en cada caso.

CONTROL INTERNO.

Para que los recursos asignados a la caja chica cumplan su función con idoneidad, es necesario que se establezca el adecuado control interno. Para ello, es indispensable pones en práctica las siguientes normas:

1) Se fijará el fondo fijo con el que operará la caja chica.

2) Será nombrada la persona que se responsabilizará del manejo idóneo de ese fondo. Este funcionario no deberá tener acceso a los registros de contabilidad.

3) El cheque se emita para la creación del fondo y los que posteriormente se hagan para reponerlo o aumentarlo, deberá ser hecho a nombre del custodio de dicho fondo.

4) Se establecerá la cantidad máxima que podrá ser pagada a través de esta caja.

5) Todo pago que se haga por caja chica deberá ser respaldo con su respectivo comprobante, representados por recibos prenumerados donde constará la razón del desembolso, cantidad, autorización y el nombre y firma proceda, por la factura que emita el beneficiario del pago.

6) Cuando se hace el reembolso de caja, los comprobantes de respaldo deberán ser inutilizados mediante la estampación de un sello que diga “CANCELADO”. Así podrá evitarse que vuelvan a ser presentados para su reposición y se produzca una “duplica de pagos”.

7) Los “vales” y el “cambio de cheques” por efectivo no debe ser permitido. No obstante, de permitirse, debe ser previamente autorizado por el funcionario que haya sido designado para ello. En este saco, los cheques deben ser emitidos a nombre del custodio del ejercicio contable que esta finalizando.

8) El fondo de caja chica debe ser repuesto cuando el efectivo que vaya quedando haya alcanzado un mínimo establecido. En casi de cierre del ejercicio económico contable, debe ser repuesto en esa fecha sea cual fuere la cantidad de efectivo que exista, con el objeto de que los gastos ya causados, sean registrados dentro del ejercicio contable que está finalizando.

9) Se harán arqueos sorpresivos con la frecuencia que se requiera con el objeto de constatar la existencia física del efectivo o de los comprobantes que justifiquen su ausencia.

CAJA GENERAL

Es está la cuenta a través de la cual se controla la mayoría del efectivo que entra, sale o permanece dentro de las instalaciones de la empresa.

CONTROL INTERNO.

A continuación, se mencionan algunas normas que se recomiendan tener en cuanta al elaborar y poner en marcha el sistema de control interno.

1) Separación de funciones.

Las funciones del cajero deben ser claramente definidas y evitar que intervengan en operaciones de autorización ni de registros contables.

Ni el cajero ni nadie que labore en el departamento de caja pueden tener acceso a:

a) Facturación y entrega de mercancía.

b) Registros en los auxiliares de cuentas o efectos por cobrar o el mayor.

c)

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