El Procedimiento administrativo

El Procedimiento administrativo

Es el cauce formal de la serie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin. El procedimiento tiene por finalidad esencial la emisión de un acto administrativo.

Utilidad:

Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Describen de forma detallada las actividades de cada puesto.

A) Identificación:

Este documento debe incorporar la sig. Información:

• Logotipo de la organización.

• Nombre oficial

• Lugar y fecha de la elaboración

• Numero de revisión ( en su caso)

• Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.

B) índice o contenido:

Relación de los capítulos y páginas correspondientes que forman parte del documento.

C) prologo y/o introducción:

Exposición sobre el documento, su contenido, objeto áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización

D) Objetivos de los procedimientos:

Explicación del propósito que se puede cumplir con los procedimientos.

Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

E) áreas de aplicación y/o enlace de los procedimientos

Dentro de la administración pública federal los procedimientos han sido clasificados atendiendo el ámbito de aplicación a sus enlaces, en procedimientos macro administrativos y meso administrativos O sensoriales

f) responsables:

Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.

Concepto(s):

Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesibles al usuario la consulta del manual

Procedimiento (descripción de las operaciones)

Presentación por escrito en forma narrativa y secuencial de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento explicando en qué consisten, cuando, como, donde, con qué, y cuanto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.

Formularios de impresos:

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como apéndices.

Diagramas de flujo:

Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales en donde se demuestran las unidades administrativas (procedimiento general) o los puestos que intervienen (procedimiento detallado) en cada operación descrita. Suele hacerse uso o mención de los recursos en cada caso

Glosario de términos:

Lista de concepto de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta.

Diseño del proyecto:

La tarea de preparar manuales administrativos requiere de mucha precisión, toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor exactitud posible para no generar confusión en la interpretación de su contenido por parte de quien los consulta.

a) Responsables:

Para iniciar los trabajos que conducen a la integración de un manual, es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conducción de las acciones en diversas personas, sino a un coordinador, auxiliado por un equipo técnico al que se le debe encomendar la conducción del proyecto en sus fases de diseño, implantación y actualización.

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