Procedimientos Administrativos

INTROUCCION

El proceso administrativo da un enfoque particular de abordaje al estudio de las organizaciones y se habla de ciclo administrativo cuando se quiere aludir al análisis de las funciones del administrador en cualquier nivel de la estructura.

Fue ideado por Farol, que concibe a la administración como un proceso tendiente a lograr que las cosas se hagan por medio de personas que operan en grupos o formas organizadas y que usan racionalmente los recursos para lograr los objetivos.

La tarea actual de la administración es interpretar los objetivos propuestos por la organización y transformarlo en acción organizacional a través de la planeación, la organización, la dirección y el control de todas las actividades realizadas en las áreas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar tales objetivos de la manera más adecuada a la situación.

La administración comprende diversos elementos para su ejecución es necesario establecer procedimientos mediante los cuales se puedan generar soluciones claras a problemas determinados, dentro de todo proceso los patrones establecidos siguen una serie de normativas y controles que permiten regular sus acciones.

Las empresas están estructuradas bajo parámetros organizativos en donde se conjugan el recurso humano y la ejecución de las actividades por parte de las partes que la integran es necesario que dentro de una organización se deben establecer planes de acción estratégicos caracterizados por el manejo de políticas adecuadas para el control y la toma de decisiones dentro de una organización.

Toda organización bien sea pública como privada tiene como objetivo fundamental obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso adecuado de sus recursos disponibles, por lo cual es indispensable el establecimiento de controles y evaluaciones de sus procedimientos a fin de determinar la situación real de la empresa, en función de plantear una efectiva toma de decisiones.

Debido al dinamismo que rodea el ambiente administrativo y las exigencias de un mundo cambiante, las organizaciones deben incorporar nuevas herramientas administrativas que le permitan hacer uso efectivo de los recursos propios o asignados. Todo esto en virtud de hacer más eficaz el proceso administrativo en cualquiera de sus fases.

DEFINICION

La palabra administración viene del latín “ad” y significa cumplimiento de una función bajo el mando de otra persona, es decir, prestación de un servicio a otro.

Se denomina proceso administrativo al conjunto de funciones y actividades que se desarrollan en las organizaciones, orientadas en la consecución de fines y objetivos.

Las diversas funciones del administrador, en conjunto, conforman el proceso administrativo. Por ejemplo, planeación, organización, dirección y control, consideradas por separado, constituyen las funciones administrativas, cuando se toman como una totalidad para conseguir objetivos, conforman el proceso administrativo.

CARACTERISTICAS

Concepción sistemática: alude a aspectos dinámicos de la organización, por lo tanto sus resultados surgen de las interacciones entre todos los procesos (sinergia).

Orden lógico: es una descripción de la forma en que el administrador debe analizar y resolver los problemas que se presentan en la organización

Secuencialidad: porque es una secuencia ordenada de pasos o etapas.

Simultaneidad: desde el punto de vista temporal, en distintas áreas de la organización se desarrollan actividades vinculadas a distintas etapas del proceso.

Carácter cíclico: es un ciclo porque la fase de control realimenta a la planificación recomenzando la secuencia. Recursividad es no volver a la situación inicial sino que se produce un aprendizaje organizacional a partir del análisis de los resultados del control.

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CARACTERIZACIÓN DE LAS ETAPAS:

PLANEACIÓN: conjunto de actividades conducentes a la formulación de planes para el logro de objetivos. Establece distintos cursos de acción predeterminados que implican su puesta en marcha en un marco de actos imprevisibles. Se responde qué, cuánto y cuándo

“La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su realización “.A. Reyes Ponce.

“La planeación es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas” J. A. Fernández Arenas.

ORGANIZACIÓN: conjunto de actividades dirigidas al diseño de la estructura formal de la organización y la definición de procedimientos para la ejecución de tareas. Se responde quién, dónde, cómo y con qué.

“Organizar es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía, estableciendo las relaciones que entre dichas unidades debe existir.” Eugenio Sixto Velasco.

“Organización es la coordinación de las actividades de todos los individuos que integran una empresa con el propósito de obtener el máximo de aprovechamiento posible de elementos materiales, técnicos y humanos, en la realización de los fines que la propia empresa persigue” Issac Guzmán V.

DIRECCIÓN: conjunto de actividades que desarrolla el administrador con el fin de conducir a las personas y orientar las actividades planificadas hacia el logro de objetivos. Dirigir implica conducir a las personas hacia el objetivo dado, informarlas, incentivarlas, evaluarlas, etc. Tendrá como meta entregar los esfuerzos de los miembros de la organización

“Consiste en coordinar el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las metas de la organización”. Burt K. Scanlan.

“Consiste en dirigir las operaciones mediante la cooperación del esfuerzo de los subordinados, para obtener altos niveles de productividad mediante la motivación y supervisión”. Lerner y Baker.

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EJECUCIÓN

Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción están dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCIÓN.

a.

b. Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.

c. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.

d. Motivar a los miembros.

e. Comunicar con efectividad.

f. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.

g. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.

h. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.

i. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

CONTROL: conjunto de actividades orientadas a la medición de resultados, su comparación con los objetivos planificados. Consiste en la medición, verificación y comparación p/ determinar que ocurre, que ocurrió, que resultados se obtienen y obtuvieron.

El control es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios.

“El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo con los planes establecidos”. Burt K. Scanlan.

DECISIÓN: consiste en identificar los problemas, elaborar alternativas de solución y seleccionar un conveniente curso de acción para actuar en consecuencia.

COMUNICACIÓN: intercambio de mensajes entre personas o dispositivos. Proceso de transferencia y comprensión de significados.

INFLUENCIA: proceso por el cual una o más personas determinan o condicionan el comportamiento de otra persona. Se puede ejercer hacia arriba, hacia abajo o lateralmente.

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FINALIDAD

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