PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

Procedimientos Administrativos:

Con la información suministrada y debidamente procesada, la administración realiza un seguimiento de todos los procesos y formalidades a realizarse en las actividades comerciales de la empresa, con el fin de mantener una eficaz relación con su proveedor, y de ese modo prestar un mejor servicio que le permita satisfacer las necesidades de toda su clientela.

Manejo de sus proveedores:

La empresa utiliza un método para el control de los pedidos a sus proveedores llamados Fore Cast, el cual esta basado en estimaciones estadísticas, donde se estudia los movimientos de los productos por lapsos trimestrales, así como también se consideran, para estos fines, cifras reales de años anteriores; todo esto debido a que su proveedor exclusivo British Petroleum le exige dichas estimaciones para de esa manera poder garantizarle el suministro de lo solicitado.

El departamento de venta lleva el control de lo que se va solicitando al proveedor en el trimestre hasta llegar a su estimación máxima. En cuanto al flujo del inventario se realiza una breve inspección cada tres (03) días en el almacén para verificar la existencia de los productos en inventario, con el objeto de reponer las líneas que se estén agotando y de esa forma poder satisfacer las exigencias y necesidades del cliente.

La empresa posee una clasificación alfanumérica correlativa de cada uno de sus productos BP en líneas de distribución, entre los cuales se señalan a continuación los más resaltantes:

Una vez surgida la necesidad de compra de producto, se hace necesario cumplir con una serie de requisitos para su realización, tales como:

• Que se realice a través de una orden de compra, la cual se expide cuando se coloca a orden especificada, indicando el tipo de producto, cantidad y precio de la mercancía ordenada, y dentro de la cual, la empresa considera los siguientes aspectos:

1. A través de un acuerdo entre el supervisor de ventas de la empresa y el supervisor de zona de BP, se establece la solicitud de compra, la cual es realizada vía Internet por el supervisor de zona de BP.

2. Financiamiento: Es responsabilidad de la Presidencia la autorización de la compra, ya que cuenta con recursos propios para autofinanciarse pero en ocasiones requiere de un apalancamiento a muy corto plazo que le ofrece su proveedor.

3. Las exigencias por parte de la clientela, estudiando las diferentes alternativas que originan la necesidad exclusiva del producto.

4. Se analiza el intervalo de tiempo entre la adquisición del producto y sus respectivas ventas.

5. se exige la firma y sello de la empresa en la orden de compra.

• Y por ultimo cuando el proveedor exclusivo Bp envía la mercancía solicitada por la empresa, esta es recibida en el almacén para su correspondiente revisión y verificación de pedido con la orden de compra y facturación una vez cancelada la compra.

Ventas:

El manejo de la mercancía o del producto significa cargo y descargo, los vendedores se encargan de llevar a cabo los movimientos físico que se realizan dentro y fuera de la empresa.

Procedimientos para la realización de las ventas

• Ubicar la clientela.

• Los vendedores son los encargados de tomar los pedidos a los clientes.

• Verificar si los pedidos están claros y correctos.

• Si hay la existencia en el almacén.

• Establecer las condiciones de pago (Crédito o Contado).

• Estimular el buen trato a la clientela y ofrecer las distintas promociones de venta.

La empresa realiza un mayor movimiento físico de los productos debido a las grandes exigencias emitidas por la clientela, convirtiéndose así en el propósito fundamental de la misma para la obtención de recursos que le permitan mantenerse en un funcionamiento adecuado; por tal motivo esta se ve en la necesidad de aplicar como estrategia de control varios formatos para el manejo de la salida de los productos entre los cuales tenemos, los usados por los vendedores tales como:

• El Talonario de Pedido, el cual esta estructurado de la siguiente manera; el membrete de la empresa Distribuidora Filca, C.A, el logotipo de Bp, la numeración correlativa del talonario, nombre del cliente, dirección, fecha, vendedor, código del producto, cantidad, descripción, precio unitario, monto en bolívares, firma, sello del cliente y un espacio para cualquier información. (ver anexo No 1).

• El Talonario de Cobro el cual consta de: membrete de la empresa Distribuidora Filca, C.A, la numeración correlativa del talonario, nombre del cliente, fecha, código del Cliente, cantidad en letra y número a cobrar, descripción del tipo de pago (si es parcial o total), fecha, número de factura, monto, denominación de que el pago es aplicable a crédito, contado, futuras compras, otros, (ver anexo No 02).

Y los usados en taquilla las cuales requieren al igual que las anteriores cumplir con una serie de requisitos:

• Control diario el cual expresa lo siguiente: membrete de la empresa Distribuidora Filca, C.A, la fecha, forma de compra (crédito o contado), para lo cual se describe: si la venta fue

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