Ensayo De Grado

IMPLEMENTACIÓN DE LOS MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN EL INSTITUTO MUNICIPAL PARA LA RECREACIÓN Y EL DEPORTE DE SOACHA

JENNY ALEJANDRA LUCAS ALBA

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PÚBLICA

ESAP FUSAGASUGA

ENERO 18 DE 2013

IMPLEMENTACIÓN DE LOS MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS EN EL INSTITUTO MUNICIPAL PARA LA RECREACIÓN Y EL DEPORTE DE SOACHA

JENNY ALEJANDRA LUCAS ALBA

Ensayo para optener al título de

Especialista en finanzas públicas

Asesor

DR. ALEJANDRO GUTIERREZ

Docente Experto

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PÚBLICA

ESAP FUSAGASUGA

ENERO 18 DE 2013

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN

2. PRESENTACION DE LA EMPRESA

3. IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD

4. OBJETIVOS GENERALES

5. JUSTIFICACION DEL MANUAL

6. METODOLOGIA

7. MARCO LEGAL

8. SIMBOLOGIA PARA LA DIAGRAMACION DE PROCESOS

9. MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL AREA FINANCIERA

1. INTRODUCCION

La oficina de control interno del Instituto Municipal para la Recreación y el Deporte de Soacha, considera que para llevar estándares de calidad de acuerdo a los requerimientos que exige la entidad, respecto a los usuarios considera de vital importancia el uso y aplicación de los manuales de procesos y procedimientos.

El presente manual se diseño teniendo en cuenta las disposiciones vigentes para las entidades públicas, orientado a recoger sistemáticamente los procesos y procedimientos que faciliten al personal del Instituto Municipal para la Recreación y el Deporte de Soacha el cumplimiento de las actividades y la forma como deben ser desarrolladas.

Cada proceso y procedimiento documentado fue levantado directamente con cada uno de los funcionarios responsables, teniendo en cuenta la descripción detallada, actualizada, clara y concisa de las fases o etapas contenidas en las actividades. Los cuales han sido sometidos a una evaluación técnica y de diagramación para que se constituya en la herramienta organizacional para el funcionamiento de la gerencia como parte de la misión de la entidad.

Es de aclarar que antes de editar este manual fue sometido a continuas revisiones por los funcionarios responsables, con el fin de asegurar la claridad y precisión para la implementación de los mismos.

2. PRESENTACION DE LA EMPRESA

El Instituto Municipal para la Recreación y el Deporte de Soacha, es una Entidad Pública, con Personería Jurídica, del orden indirecto, creada con el Acuerdo 19 del 11 de Diciembre de 1995.

MISION

El instituto Municipal para la Recreación y el Deporte de Soacha-IMRDS, es una entidad pública descentralizada, que propende por brindar a la comunidad espacios de participación en procesos de iniciación, formación, fomento, práctica del deporte, la recreación, el aprovechamiento del tiempo libre, la educación extraescolar y la educación física. Como contribución al desarrollo integral del individuo y mejor calidad de vida de los habitantes del municipio de Soacha.

VISION

El Instituto Municipal Para la Recreación y el Deporte de Soacha-IMRDS, será reconocido en el año 2021, como la entidad que propicie un clima favorable de actividades recreativas y deportivas, a través de sus diferentes programas para lo cual implementará una política pública en materia de mobiliario deportivo y recreativo, estableciendo una serie de condiciones presupuestales y técnicas para la construcción, adecuación y mantenimiento de parques públicos. En pro del mejoramiento de la calidad de vida de la población del municipio de Soacha.

FUNCIONES

Son Funciones del Instituto, además de las dispuestas por las normas legales, según Decreto 2876 del 13 de Noviembre de 1997, las siguientes:

 Estimular la participación comunitaria y la integración funcional en los términos de la Constitución Nacional, la ley l8l/95 y las demás normas que lo regulen.

 Coordinar y desarrollas programas y proyectos que permitan promover, fomentar y difundir la práctica de la educación física, el deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre.

 Prestar asistencia técnica y administrativa a los clubes de las diferentes disciplinas y coadyuvar en su financiamiento de acuerdo con los programas que ellos presenten.

 Proponer y aprobar, en lo de su competencia, el plan Municipal para el desarrollo del Deporte, la recreación y el aprovechamiento del tiempo libre.

 Programar actividades de deporte formativo y comunitario, y eventos deportivos en todos los niveles de la educación formal y no formal en coordinación con la Secretaria de educación y el Instituto Departamental de Deportes (Indeportes) Cundinamarca.

 Las demás que le atribuyan las disposiciones legales y acuerdos vigentes y la que surjan de la naturaleza del Instituto.

PRINCIPIOS EN RELACIÓN CON EL SERVICIO PÚBLICO

El servicio público se enfoca en un concepto de excelencia, orientado a la satisfacción de las necesidades básicas del ciudadano y de la comunidad en general, en términos de eficiencia, eficacia, calidad, oportunidad y cobertura.

PRINCIPIOS EN RELACIÓN CON EL CIUDADANO

El ciudadano es la razón de ser de la existencia del Estado y de la administración pública, por lo tanto la gestión administrativa del Instituto deberá garantizar servicios, procesos y procedimientos de calidad para la orientación, atención y satisfacción de las peticiones y resolución de las necesidades del ciudadano en lo individual y de la comunidad en lo colectivo, garantizando a la vez, la participación comunitaria y ciudadana.

3. IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD

El tema a desarrollar en la práctica administrativa es la “ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL AREA FINANCIERA DEL INSTITUTO MUNICIPAL PARA LA RECREACION Y EL DEPORTE DE SOACHA” se busca realizar un instrumento de trabajo que garantice la buena gestión en el desarrollo de todos los procedimientos que se realizan en el Instituto.

En este trabajo se realizó la revisión y análisis de los procedimientos adoptados y aprobados actualmente, los cuales se han venido aplicando sin ningún instrumento que permita su verificación y evaluación.

Las evaluaciones y conceptos emitidos por los entes controladores han evidenciado la necesidad de revisar los procesos y procedimientos, es de esta manera que se hace necesario la elaboración de un instrumento que reflejen las actuales realidades y exigencias tanto internas como externas que aseguren la calidad de la gestión financiera en el municipio.

“Los manuales de Procesos y Procedimientos son un elemento del sistema de control interno, que contiene información detallada, integral, de manera ordenada y sistemática con respecto a responsabilidades, funciones, sistemas y reglamentos de las diferentes operaciones que realiza una entidad en todas sus áreas, departamentos y servicios, es el soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los cargos en la organización, adicionalmente sirve como medio de supervisión y capacitación para los nuevos empleados”.

El Área Financiera del IMRDS no cuenta con un manual especifico de Proceso y Procedimientos, que permita a los funcionarios comprender en forma clara la naturaleza y el propósito de cada puesto de trabajo, por ello la importancia de su diseño para ligar los objetivos y funciones generales de la entidad y las funciones de las dependencias, con cada uno de los cargos que conforman la planta de personal.

Por lo tanto, la práctica administrativa se inscribe en un conjunto de actividades desarrolladas.

4. OBJETIVO DE LOS MANUALES

1. Elaborar el manual de procesos y procedimientos para evaluar la gestión institucional de la entidad como herramienta básica de eficiencia y transparencia de la entidad.

2. Adoptar el manual de procesos y procedimientos como instrumento que garantice el cumplimiento del control interno en el Instituto Municipal para la Recreación y el Deporte de Soacha documentando y formalizando.

3. Dotar a la Administración Municipal de una herramienta que fomente la cultura de autocontrol en los servidores públicos a través del conocimiento de los procesos y procedimientos propios a su cargo.

4. Apoyar

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