Estructura de un sistema administrativo ¿Cómo se ve un sistema de información de gestión?

ESTRUCTURAR UNA INFORMACIÓN DE SISTEMA

¿Cómo se ve un sistema de información de gestión? ¿Cuáles son sus elementos? ¿Cuál es la estructura conceptual? ¿Cuál es la estructura física?

No existe un marco estándar acordado para describir los sistemas de información gerencial, pero sí refleja la tendencia central del pensamiento en esta área.

Se enfatiza el alcance del concepto de MIS y, por lo tanto, refleja un ideal hacia el cual una organización puede moverse a medida que diseña o rediseña su sistema de procesamiento de información. El enfoque utilizado es describir primero los elementos operativos y algunos conceptos estructurales básicos y luego la estructura MIS de dos maneras. Los conceptos estructurales y los dos enfoques se sintetizan luego en una estructura de MIS que se define tanto conceptual como físicamente.

ELEMENTOS PREVIOS A LA OPERACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

Si se solicita ver el sistema de información de una organización, probablemente se muestre la respuesta física. Estos componentes físicos se responden en términos de procesamiento de las salidas del sistema. Estos elementos son importantes para comprender un sistema de información y por lo tanto serán encuestados antes de que el marco o la estructura a la que pertenecen se describa como componentes físicos del mismo modo que si se comprara un sistema de información de gestión que sería un automóvil u otro elemento de equipo.

Los componentes suministrados para proporcionar un sistema operativo serían hardware, software, procedimientos, personal operativo y archivos (base de datos).

ESTRUCTURA DE GESTIÓN DEL SISTEMA

El desempeño de una transacción por una organización requiere de un documento para dirigir una transacción para que tenga lugar, registrar su desempeño, o la de informar, confirmar o explicar su desempeño.

Muchas actividades de procesamiento requieren creación y mantener archivos de historial de mantenimiento.

El tipo de información permanente se incluye en los archivos maestros de nómina, que también son utilizado para almacenar datos acumulados Por lo tanto, los archivos maestros deben actualizarse para reflejar la información más reciente. Los informes de producción y otros productos de salida son el producto utilizable del sistema de información. Los principales resultados son informes programados, pero un sistema de información debe ser capaz de responder con prontitud a las consultas y solicitudes de informes. El ciclo de procesamiento a menudo requiere salidas especiales.

 La computadora hace el procesamiento usando un modelo de planificación, un modelo de decisión, etc., el usuario proporciona respuestas para una solución satisfactoria. Desde el punto de vista del usuario, el sistema de información basado en computadora es algo así como una caja negra. El usuario proporciona entradas y recibe salidas. La evaluación del sistema de información por parte del usuario depende, por lo tanto, de la salida que el usuario vea.

Diálogo hombre / máquina

Los documentos de transacción (o documentos de actividad) son elementos tales como voces, cheques de nómina, facturación de clientes y órdenes de compra.

Algunos ejemplos son la confirmación de una orden de venta que verifica el recibo de un pedido por parte de un cliente y un informe que describe la recepción de los productos pedidos previamente. Las acciones de documentos de transacciones informativas son retroalimentación para personas conectadas de alguna manera con la acción.

Los documentos de transacción también se pueden usar para la información gerencial o el escaneo de control, como cuando un gerente de compras escanea todas las órdenes de compra. En general, los informes o análisis de transacciones individuales satisfacen mejor los propósitos de la información gerencial.

CONCEPTOS ESTRUCTURALES BÁSICOS

Será útil describir algunos conceptos relacionados con la estructura de los sistemas de información antes de describir los marcos que se utilizarán. El concepto de un sistema formal e informal es importante para comprender la mayor formalización bajo los enfoques de MIS. La idea de una red de información ayudará a comprender las interrelaciones del sistema de información y proporcionará la base para definir subsistemas de información. Los requisitos de información pueden establecerse en términos de función de gestión o función operativa.

El sistema de información para una organización consiste en un sistema estructurado formal y un sistema informal o no estructurado.

El sistema STRUC podría denominarse sistema privado formal. No se basa en el título de la función, sino en la persona que ocupa el lugar, la información que depende del individuo que ocupa el puesto.

Un sistema formal que intenta abarcar todos estos requisitos sería grande, costoso y difícil de manejar. Por otro lado, los sistemas privados y los segmentos de información pública en general han sido demasiado grandes en comparación con los sistemas públicos formales. Tienden a tener información que podría procesarse mejor en el sistema formal.

Es importante pensar en dos niveles de control; el primero es el control operacional el cual va dirigido al día a día operaciones que son funcionales y el segundo control administrativo (incluye tácticas de planeación)para buscar operaciones funcionales. El control de presupuesto va en este nivel generalmente. En general el control administrativo y la actividad de planeación estratégica engloban todas las funciones operacionales. Los archivos esenciales sirven como un inventario de información.

La implicación de esta red vista de la organización para sistema de información es:

1.-El sistema de información está diseñado para proporcionar  información a cada unidad funcional.

2.- El sistema de información para unidades funcionales relacionadas se puede agrupar en un subsistema de información que sirve al clúster (función operacional).

3.- Interfaces entre unidades funcionales pueden estar simplificadas mediante el uso de interfaces de información y por interfaces de unidad funcional individual y por archivos.

Las organizaciones frecuentemente se configuran a lo largo de líneas o áreas también conocidas como marketing, finanzas, producción, etc. Pero la responsabilidad organizacional es asignada a menudo basada en las capacidades de los ejecutivos actuales.

Tipos de operaciones, se dividen en dos principales Físicos y Administrativos y estos a su vez se subdividen:

Operaciones Físicas:

• Logística:
• Materia Prima.
• Producción.
• Producción ensamblada.
• Bienes Físicos:
• Propiedad y equipo.
• Proyectos de capital.

Operaciones administrativas:

• Financiera:
• Contabilidad.
• Tesorería.
• Mano de Obra:
• Nómina de sueldos.
• Beneficios.         

Estas funciones operacionales tienen diferentes requisitos de información, que es una de las razones de la propuesta de que el sistema de información se diseñe como un conjunto de subsistemas funcionales.

Los requerimientos de información varean con la función operacional en dos formas:

1.- Contenido.

2.- Características de información.

Los requisitos de información dependen del nivel de actividad de gestión.

Considerando que la función operativa ve un sistema de información administrativo es un grupo de todas las actividades y la información procesada en una organización por funciones.

Los diferentes niveles en la jerarquía de planificación y control de gestión son:

• -Planeación estratégica.
• -Control de administración (y planeación táctica).
• -Planeación Operacional y control.

Los requisitos de información dependen del tipo de toma de decisiones

Una decisión programada puede expresarse como un conjunto de tablas de decisión, una formula, o incluso un diagrama de flujo.

MIS es como una confederación de subsistemas qué se divide en cuatro secciones principales de procesamiento de la información:

• Soporte del  sistema de información de operaciones
• Soporte de sistema de información de control del hombre
• Planificación estratégica en soporte del  sistema de información
• Procesamiento de la información

Cada uno de los sistemas funcionales del sistema  de información tiene archivos de datos únicos que solo se utilizan por ese subsistema, al igual que unas aplicaciones individuales tienen archivos de datos únicos que no son requeridos por ninguna aplicación  y también hay archivos que hay que acceder mediante más de una aplicación y que deben ser disponibles para su recuperación general, estos archivos están organizados en una base de datos que requiere un software especial.

La estructura conceptual de un SIG independiente de los subsistemas funcionales más de un dato común de algunas aplicaciones comunes  la base es de modo de análisis y el otro el modelo de decisiones.   La estructura física consistiría en aplicaciones idénticas que consistían en programas completamente separados, pero con frecuencia esto no es el caso.

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