FONDOS ACUMULADOS

PROCESO DE IMPLEMENTACION

SIPOST V2

A continuación se definirá los pasos a tener en cuenta para cargar la información de los envíos en el nuevo sistema SIPOST V2.

1. Inicialmente se debe realizar la relación de los envíos en el formato de Excel, relacionando los siguientes campos, todo en función de los destinatarios:

Tener en cuenta realizar la relación de los documentos en MAYUSCULA, en todos los campos tratar de no utilizar caracteres especiales tales como ¡”#$%&/()=?¡,;: el sistema nos permite utilizar punto (.) o guión (-) por si se requiere separar alguna información.

Con respecto al DESTINO (ciudad), la forma como se venía trabajando SIPOST v1 se elimina, es decir la columna DEPARTAMENTO se elimina; ahora la forma correcta de escribir los destinos hacia dónde va dirigido el/los documentos es de la siguiente forma:

BOGOTA D.C._BOGOTA Separamos el departamento con el guión al piso en todos los casos.

CALI_VALLE DEL CAUCA

LORICA_CORDOBA

El peso se debe ingresar en gramos.

El campo OBSERVACIONES se incluye la información que Ud. crea conveniente agregar, tales como radicado, dependencia, numero de folios, contenido del documento, etc. Son algunas de las posibilidades que puede colocar, eso depende de la información que desee anexar.

2. Guardar el archivo en Excel.

Este nuevo modulo permite guardar la información en Excel, adicionalmente utilizar las hojas 1, hoja2, hoja3, hoja4, etc. El formato Texto Unicode que se usaba en SIPOST v1 ya no es necesario.

3. Ingresar al modulo SIPOST de 4-72 para proceder a cargarla información de los envíos.

Colocamos el usuario y contraseña respectivamente. Presionamos el icono inferior derecha.

Para ingresar.

4. Una vez se ingresa al aplicativo procedemos a realizar los siguientes pasos:

• Seleccionamos cliente corporativo – orden de servicio.

• Abre una ventana donde aparece en la parte inferior del aplicativo la información: Nueva Orden – agregar envios – detalle de orden – cancelar orden – transmitir – imprimir orden.

5. Seleccionar Nueva orden

6. Seleccionar el servicio que desea utilizar - su forma de pago crédito y seleccionamos la opción agregar.

7. Nos abre una nueva ventana en donde aparece la siguiente información – seleccionamos la opción importar.

8. Aparece una ventana en la cual se debe abrir el documento guardado en Excel – seleccionando la lupa que esta al lado derecho del recuadro.

Buscan la ruta en donde se guardo el archivo de Excel y le dan abrir.

Una vez seleccionado el documento de Excel, seleccionan el visto bueno que aparece en icono azul y seleccionan la hoja que van a cargar- por ejemplo:

A continuación se carga la información que relacionamos en el archivo de Excel la hoja certificado.

Seguidamente hay que seleccionar la opción que dice VALIDAR esto con el fin que el programa valide la información suministrada, encuentre errores si hay y posteriormente corregirlos en la misma ventana.

9. Asignar código postal – el aplicativo debe realizar obligatoriamente el código postal. Si este proceso no se realiza no es posible continuar con el proceso.

10. Una vez realizado el proceso de validación de direcciones CODE, posteriormente se puede realizar la transmisión de los documentos.

Cuando se selecciona la opción transmitir aparece el siguiente mensaje – esto es cuando se utilizan sacas, documentación en masiva. Para este caso seleccionamos la opción SI.

...