La definición de la organización de los fondos acumulados

1. La organización de fondos acumulados requiere de conceptos técnicos y para entenderlos es necesario definir:

a. Que son Fondos acumulados (insertar fotografías de fondos)

Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.

Los fondos acumulados son producto de la carencia de política archivística del Estado, del desgreño administrativo y de los cambios constantes de la administración; estos últimos se reflejan en la liquidación, fusión y privatización de entidades así como también en las reestructuraciones que suprimen o adicionan funciones al interior de una entidad.

b. Como idenficar los fondos acumulados en una institución (explique y grafique )

Cuando la entidad no está en proceso de liquidación, supresión ni fusión debe tenerse en cuenta la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha como punto límite entre las Tablas de Retención Documental (TRD) y las Tablas de Valoración Documental (TVD). Igualmente, la documentación generada durante el período comprendido entre la creación de la entidad o de la empresa hasta la fecha de la última reestructuración corresponde al concepto de fondos acumulados.

c. Que es organización documental y como aplicarlo a los fondos acumulados

Se define como la fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales (asuntos) definidas en la fase de clasificación.

• Identificar la documentación declarada como fondo documental acumulado y sus fechas; teniendo presente la última reforma del Distrito y sus entidades la cual se produjo en el año 2007.

• Ubicar todos los depósitos donde se encuentra la documentación del FDA; número de depósitos y su ubicación geográfica.

• Determinar el estado de conservación, identificando en lo posible la documentación con afectación o con deterioro biológico

• Conocer las condiciones de la planta física donde se encuentra almacenada la documentación 6

• Cuantificar en metros lineales el fondo documental acumulado, recordemos que estamos hablando de documentos de archivo y no otros materiales en presentaciones diferentes con características también diferentes; nos referimos al material bibliográfico.

• Pre-clasificar la documentación para ubicar y descartar materiales como libros, revistas, colecciones de legislación, manuales de computador, formatos en blanco, catálogos de productos; entre otros y los llamados documentos de apoyo; todo este material al ser separado necesariamente reducen los costos de intervención o por el contrario cuando se contrata este proceso puede elevar sus costos.

d. Diagnóstico: Establece el nivel de organización documental (explique que dice el AGN al respecto)

El establecimiento del nivel de organización documental está relacionado con la aplicación de los formatos del diagnóstico integral propuesto por el Archivo General de la Nación que “contempla aspectos administrativos, de infraestructura, del entorno físico en el cual está la documentación y de su organización” y cuyas bondades son reconocidas en los diferentes ámbitos de la administración, la

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