Manual De Fondos Acumulados

COLOMBIA

ARCHIVO

GENERAL

DE LA NACIÓN

Fondos Acumulados

Manual de Organización

Archivo General de la Nación, Colombia

División de Clasificación y Descripción

Clara Inés Casilimas Rojas

Juan Carlos Ramírez Moreno

Bogotá, D. C., abril de 2004

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA

Manual de Organización de Fondos Acumulados

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

República de Colombia

Establecimiento Público Adscrito al Ministerio de Cultura

CONSEJO DIRECTIVO Ministerio de Cultura Academia Colombiana de Historia

Ministra: R.P. Luis Carlos Mantilla

María Consuelo Araújo Castro (Delegado del Presidente)

Viceministra:

Adriana Mejía Archivo General de la Nación Sara González Hernández

Presidencia de la República (Directora) (E.)

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(Representante del Sr. Presidente) (Secretaria General)

Colciencias

María del Rosario Guerra

(Directora)

COMITÉ EDITORIAL Jorge Palacios Preciado Sara González Hernández Myriam Mejía William Martínez Mauricio Tovar

COORDINACIÓN EDITORIAL Sara González Hernández

Diseño, Diagramación e Impresión Imprenta Nacional de Colombia

Impreso en Colombia

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ISBN 958-9298-98-2

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA 2003

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Bogotá, D. C. - Colombia

Manual de Organización de Fondos Acumulados 2

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN DE COLOMBIA

TABLA DE CONTENIDO

Págs.

INTRODUCCIÓN .......................................................................... 5

1. MARCO JURÍDICO................................................................ 1 1

2.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Y FONDOS ACUMULADOS 13

2.1. Fondos Acumulados ........................................................ 13

2.2.¿CÓMO IDENTIFICAR LOS FONDOS ACUMULADOS EN UNA INSTITUCIÓN .......................................................... 13

2.3.¿CÓMO ABORDAR LA ORGANIZACIÓN DE LOS FONDOS ACUMULADOS ..................................................... 14

2.3.1. Diagnóstico: Establecimiento del Nivel de Organización Documental ................................................................ 15

2.3.1.1. Aplicación del formato “otras áreas de depósito (fuera del edificio)” ...................................................... 16

2.3.1.2. Aplicación del formato “identificación de fondos y secciones por depósito” ................................ 17

2.3.1.3. Selección de la muestra ................................. 18

2.3.1.4. Formato “identificación de asuntos en fondos y secciones por depósito” ................................ 20

2.3.2. RECONSTRUCCIÓN DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL. 20

2.3.3. PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO INTEGRAL ...... 25

2.3.4. FASE OPERATIVA: ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Y PROCESOS TÉCNICOS .................................................... 27

2.3.4.1. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL. DEFINICIÓN . 28

2.3.4.2. Identificación, clasificación, depuración,

3

Manual de Organización de Fondos Acumulados ordenación .................................................................. 28

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Págs.

2.3.4.3. Descripción: El inventario ............................. 29

2.3.4.4. Valoración ..................................................... 31

2.3.4.5. Selección documental .................................... 35

2.3.5. ELABORACIÓN DE TABLAS DE VALORACIÓN ...... 38

2.3.5.1. Tablas de Valoración Documental (TVD) Definición. .................................................................. 38

2.3.5.2. Importancia de las Tablas de Valoración Documental................................................................. 38

2.3.5.3. Elaboración de la propuesta de las TVD ........ 39

2.3.5.4. Discusión y aval de las VD, ante el Comité de Archivo ............................................................................................ 40

2.3.5.5. Aplicación de las Tablas de Valoración Documental................................................................. 41

3.

GLOSARIO

...