Reunión sobre fondo acumulado de la compañía

ACTA N° 011

Reunión sobre fondo acumulado de la compañía

Siendo aproximadamente las 2:00 pm, del día 3 de marzo de 2015, se reúnen en la sala de juntas de la compañía Terra Nova.

La Sra. Tecnóloga de gestión documental y los funcionarios de Talento Humano

1. Informe del estado del fondo acumulado de la compañía por parte de la señora SOFÍA VALENCIA Tecnóloga Gestión documental.

Se informa el estado de conservación de la documentación, los soportes en el que se encuentra los documentos, al igual que los sistemas de almacenamiento (estantes y demás mobiliario) y las condiciones ambientales de los depósitos.

Se identificaron elementos en términos del estado de conservación de la documentación, teniendo en cuenta tipos de deterioro (biológico, químico y físico).

Se realizó un informe de la infraestructura de los depósitos y se hizo énfasis en los factores relacionados con iluminación, ventilación, humedad relativa y temperatura, presentes en los depósitos que inciden con el deterioro de la documentación.

Se identificaron aspectos desde el punto de vista de las unidades de conservación, la estantería, nivel de distribución física de los documentos, sistema de ordenación, identificación de las unidades de conservación, herramientas de descripción y recuperación documental.

Se identificaron en relación con el mantenimiento, el tipo de limpieza que se realiza en los depósitos, la frecuencia y los materiales empleados. Así mismo, los aspectos relacionados con el control de plagas.

2. Propuesta para la organización del fondo acumulado

La Tecnóloga en Gestión documental presenta la propuesta integral que define todas las acciones a seguir para poner en funcionamiento el acervo documental que posee la empresa y que es de gran importancia, por la particularidad de la información que contiene. El plan no se queda solo en su organización, si no que pretende darle una estructura sólida, para que con el tiempo siga su funcionamiento al servicio de la compañía.

Para realizar este plan se establecieron las responsabilidades dentro de la organización para con el archivo de la siguiente forma:

• La responsabilidad para la puesta en marcha del plan estará a cargo de la oficina de talento humano.

• La oficina de archivo dependerá de talento humano y pasara a ser parte del organigrama a igual nivel que tiene la biblioteca.

• Los usuarios, profesionales, investigadores son los responsables de los contenidos que se encuentran en el archivo.

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