Fondos Acumulados

1. La organización de fondos acomulados requiere de conceptos técnicos para entender es necesario definir:

a. Que son fondos acumulados (insertar fotografías de fondos)

Son archivos que se fueron convirtiendo en verdaderos depósitos de papeles en donde se arruman grandes masas de documentos sin ningún criterio archivístico de organización y conservación.

b. Como identificar los fondos acumulados en una institución (explique y grafique)

Los fondos documentales en una institución se pueden identificar de la siguiente manera: primero identificando la última reestructuración con el fin de tomar esta fecha como punto límite entre las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental. Es decir, se toma la última reestructuración hasta la fecha de hoy, elaborando unas TRD que se aplicarán en este periodo. Si la última reestructuración de la entidad fue en el año 2003 esta es la fecha de partida para elaborar las TRD de la empresa y aplicarlas desde 2003 hasta la fecha y a la ves el punto de partida hacia atrás para elaborar las TVD. Cuando la empresa no posee TRD o no las han aplicado a la documentación, se entiende como fondo acomulado.

c. Que es organización documental y como aplicarlo a los fondos acumulados

La Organización Documental es el conjunto de procesos técnicos y administrativos orientados a facilitar la consulta y recuperación de la información. Incluye diferentes etapas como son la identificación, la clasificación y depuración, la ordenación y la descripción.

Para aplicar los fondos acomulados se debe tener en cuenta lo siguiente: el establecimiento del nivel de organización de la documentación y la reconstrucción de la historia institucional, la elaboración de un plan Archivístico integral y la ejecución de dicho plan enmarcado en las normas y principios archivísticos. Pero para esto se debe tener en cuenta la elaboración de un diagnóstico, para lo cual se dispone de un formato que permite la recolección progresiva de datos sobre la administración, estado de conservación y nivel de organización de la documentación.

d. Diagnóstico: Establece el nivel de organización documental (explique que dice el AGN al respecto)

El AGN habla que la organización documental está relacionado con la aplicación de los formatos del diagnóstico integral en los cuales involucra aspectos generales del archivo de la entidad tales como el nombre del archivo, su ubicación geográfica, fecha de creación, ubicación en la estructura organizacional; datos sobre la planta física donde funciona el archivo: áreas de depósito dentro y fuera del edificio, condiciones ambientales, tipos y materiales, el mobiliario; estado de conservación de los documentación: tipos de deterioro; almacenamiento: unidades de conservación como carpetas, A-Z, legajos, tomos, libros, papeles, costales entre otros, tipos de soportes, fechas extremas, volumen documental.

e. Que tipos de controles y consultas se deben manejar en los fondos acumulados, explíquelos.

Los tipos de controles y consultas se deben manejar para determinar si aún la documentación es vigente, osea que si aún posee valores primarios y por lo tanto si es documentación semiactiva. Esto es fundamental para abordar de manera prioritaria su organización. La aplicación del formato ayuda a determinar las unidades de conservación y el volumen documental. Éste último se debe manejar en metros lineales recurriendo a la Norma NTC 5029 Medición de archivos para determinar su volumen.

2. Para organizar los fondos acumulados lo primero que se debe tener en cuenta es la reconstrucción de la Historia Institucional.

a. Explique por qué y cuál es su importancia

La reconstitución es la base fundamental para el desarrollo de los procesos de organización

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