Fabrica Oculta

Enfóquese en la fábrica oculta

Hay empresas que invierten mucho dinero anualmente en actividades relacionadas con la búsqueda de proveedores y reuniones.

Ante situaciones difíciles algunas empresas enfocan su esfuerzo en reducir costos de la fabrica visible (aquellos procesos y costos para producir un bien o prestar un servicio) e ignoran lo que podríamos llamar la fábrica oculta, que opera en muchas partes la organización.

Una fabrica oculta se compone de procesos y actividades que se llevan a cabo en la empresa, que consumen recursos muy importantes, y cuyos costos no se pueden determinar con el enfoque tradicional de análisis de gastos. En muchos casos, estas fábricas obstaculizan el buen funcionamiento de la fábrica visible. Fábricas ocultas se encuentran tanto en las empresas privadas como en organizaciones sin fines de lucro y gobiernos. Veamos algunos ejemplos:

Administración de compras e inventarios

Hay empresas que invierten muchos recursos en actividades relacionadas con buscar proveedores, solicitar cotizaciones, negociar con proveedores, emitir órdenes de compra, hacer reclamos a proveedores, dar seguimiento a pedidos. Hay empresas en Estados Unidos que invierten hasta US$200.000 anuales en este proceso.

Limpia S.A. puso en práctica las políticas de solicitar entre tres y cinco cotizaciones para compras según el monto, incrementó a 200 el número de proveedores y estableció un comité para analizar las ofertas, todo con el propósito de reducir los precios de compra.

El resultado fue que los costos del proceso de compra se incrementaron en un 200%, el monto creció en un 10% y el inventario de suministro creció cinco veces. El espacio requerido para almacenar también subió, los gastos de seguro se incrementaron en la misma proporción al costo del inventario y el espacio de parqueo de proveedores tuvo que ampliarse.

El proceso de compra no solamente consume recursos que la contabilidad registra como gastos del departamento de compras, sino que también los recursos consumidos en otros departamentos como contabilidad, finanzas y administración, que de una u otra forma se involucran en este proceso. Solamente para ilustrar, el costo del proceso de emisión de un cheque oscila entre US$5 y US$15.

Capacidad no utilizada y su ocultación en el costo del producto o servicio Una gran mayoría de las empresas asignan todos los costos de capacidad a los productos y servicios. Esta política tiene los siguientes inconvenientes: Oculta el costo de la capacidad que no fue utilizada, y cualquier intento para determinar el costo estará sujeto al volumen de producción. Entonces, ¿cuál es el costo de un produc to?

Independiente de que el volumen de producción sea bajo o alto, el consumo de recursos para producir cada unidad será siempre igual; por lo tanto, el costo de cada unidad debe ser siempre igual.

Los costos de la capacidad no utilizada se deben reflejar fuera del costo del producto o servicio, si no se convierte en una fábrica oculta También es importante analizar la capacidad tecnológica que se desperdicia por falta de conocimiento de los usuarios, temor a la democratización de la información, ausencia de políticas que estimulen el uso de las facilidades, y adquisiciones incorrectas.

Reuniones

Esta es una fabriquita

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