Flujogramas

FLUJOGRAMACIÓN DE SISTEMAS

CONCEPTO

Flujogramación de sistemas consiste en describir una secuencia lógica de acontecimientos mediante gráficas y diagramas, en vez de usar narraciones habladas o escritas. Un flujograma del sistema describe un sistema de contabilidad e ilustra el flujo de los documentos a través de la organización y los procedimientos ejecutados en cada paso.

Debido a que las transacciones son los componentes básicos de las operaciones mercantiles, el Contador Público y Auditor debe de usar flujogramas en los ciclos de las transacciones.

Los principales ciclos de las transacciones generalmente incluyen los siguientes:

CICLO DE INGRESOS: (Ventas, embarques, facturación, cuentas por cobrar e ingresos a caja).

CICLO DE EGRESOS: (Compras, recepción, cuentas por pagar y egresos de caja) y

CICLO DE PRODUCCIÓN: (Control de la producción, distribución de la mano de obra y control de inventarios).

VENTAJAS DE LOS FLUJOGRAMAS

- El flujo de la información en una forma gráfica-narrativa, provee la información que permite una mayor comprensión y entendimiento del sistema y de esa forma, produce una mejor identificación de las debilidades y fortalezas del sistema de control interno. Además es de gran ayuda a los revisores y al personal asignado por primera vez a la auditoría.

- La necesidad de proceder a elaborar el flujograma siguiendo una secuencia cronológica de los acontecimientos e indicando la distribución de los documentos, ayuda a asegurarnos que en la preparación de los mismos se ha considerado el sistema en su totalidad.

- La flexibilidad del flujograma nos brinda la oportunidad de resaltar y profundizar en los procedimientos específicos del sistema bajo estudio, no lográndose esto en los procedimientos impresos en el cuestionario que son de carácter general.

- La preparación de los flujogramas impone una disciplina en la persona que los elabora, ya que el mismo no puede ser completado en forma adecuada sin el entendimiento de la lógica del sistema.

- La experiencia nos ha demostrado que el proceso de la obtención y documentación del entendimiento del sistema ayuda a estimular en el auditor, el interés, el entusiasmo y la imaginación.

CUANDO PREPARAR EL FLUJOGRAMA

Los flujogramas del sistema deben ser preparados para cada ciclo de las transacciones principales dentro del sistema de información contable del cliente. Para empresas comerciales e industriales estos ciclos de transacciones incluyen:

- Ciclo de ingresos: ventas, despacho, facturación, cuentas por cobrar e ingresos de caja.

- Ciclo de compras: compras, recepción, cuentas por pagar y egresos de caja.

- Ciclo de producción: control de producción, distribución de mano de obra y control de inventarios.

Un trabajo determinado puede tener ciclos propios o específicos del negocio y el auditor debe determinar en este caso, cuáles ciclos son los apropiados para ser representados mediante flujogramas, basado en su evaluación de la importancia de los mismos.

Los máximos beneficios del uso de flujogramas en la auditoría serán obtenidos en situaciones donde están involucrados grandes volúmenes de transacciones repetitivas. Si cada transacción es manejada en una forma específica, puede resultar práctico documentar el sistema contable por medio de una descripción narrativa. De igual forma, si solamente determinadas transacciones están sujetas a ciertos procedimientos (tales como el proceso de las devoluciones de mercaderías), el auditor puede preferir el documentar estos procedimientos en un flujograma o en una descripción narrativa del sub-sistema, por separado.

En algunas oportunidades, un cliente puede tener preparados flujogramas de su sistema de información contable. En estos casos, se debe considerar el uso de dichos flujogramas. Sin embargo, estos flujogramas pueden tener más detalles que los necesarios para los propósitos de una auditoría o no identificar las debilidades y fortalezas del control interno. Si esta es la situación y resultare práctico, se pueden utilizar los flujogramas preparados por el cliente como punto de partida, modificándolos de acuerdo con las necesidades de la auditoría, pero siempre teniendo en cuenta que no se emplee más tiempo que el necesario para elaborar nuevos flujogramas.

GUÍAS PARA PREPARAR FLUJOGRAMAS

Debido a que los flujogramas deben ser utilizados para un período indefinido de tiempo, durante el cual serán revisados y actualizados por personal diferente, es importante guardar cierta uniformidad en su preparación. De acuerdo con lo anterior, las siguientes normas, ilustradas en el Apéndice A, deben ser observadas en la preparación de los flujogramas:

 El papel de trabajo para flujogramas debe ser dividido en columnas verticales, cada una de las cuales será utilizada en la siguiente forma:

- Descripción narrativa de los procedimientos que están siendo representados gráficamente.

- Indicación del cargo de la persona que ejecuta cada operación.

- Columna(s) separada(s) para cada departamento o sección involucrada.

 Los procedimientos deben ser representados gráficamente y descritos en forma narrativa, siguiendo la secuencia en que ellos actualmente ocurren. Deben ser presentados en el flujograma mostrando el flujo de documentos y acontecimientos en

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