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Definición de la función de operaciones

Estamos en condiciones de incorporar una definición que nos guiará a lo largo de la materia:

Administración de operaciones: es el conjunto de técnicas, herramientas y metodologías utilizadas en el ámbito de la producción que tienden a la toma de decisiones relativas a la producción de bienes y prestación de servicios, tanto en el largo, mediano y corto plazo. Para ello se tiene en consideración tanto el contexto interno como el externo, y se tiene como marco referencial al sistema productivo y sus diferentes configuraciones.

Cabe destacar que la denominación administración de operaciones comprende a la dirección de operaciones, aunque ambas se usan indistintamente. 

En adelante utilizaremos los términos empresa u organización como sinónimos. Los conceptos serán aplicables al ámbito público o privado. Esta definición puede representarse en un mapa conceptual que nos servirá de guía para toda la asignatura.

Figura 1. Mapa conceptual clásico de administración de operaciones

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Fuente: elaboración propia.

Analizando de adentro hacia afuera, la Figura 1 nos muestra que a las decisiones de administración de operaciones podemos clasificarlas en:

a) decisiones de largo plazo, y 

b) decisiones de corto plazo.

Las decisiones de largo plazo son aquellas que, una vez tomadas, repercuten en la vida de la empresa por un período prolongado de tiempo, que usualmente abarca varios años. 

Si bien el largo plazo se refiere al tiempo, varía según el rubro en el que la empresa se desempeñe. El largo plazo puede ser varios años, como el caso de las empresas mineras (por ejemplo, una cementera), o pocos meses, cuando se trata de producir bienes de alta tecnología cuyo ciclo de vida es muy corto, ya que los productos son reemplazados por otros de mayores prestaciones, menores costos y tecnologías en desarrollo. En estos casos el largo plazo puede equivaler a uno, dos o, a lo sumo, tres años.

Para considerar 

¿Qué decisiones a corto plazo ha definido en su organización? 

Y a largo plazo, ¿ya tiene decisiones tomadas? ¿Por qué requieren tiempos más extensos?

Esta categorización de las decisiones resulta vital, ya que el plazo de amortización de una inversión es un factor clave. Al analizar la materia Proyecto de Inversión, en el segundo año de la Maestría, se tomará especial cuidado al calcular los plazos de amortización de las inversiones y verificar los períodos de repago de la inversión global. 

Las decisiones en la empresa se toman continuamente; las estratégicas, de manera más esporádica, pero con mayor cuidado, para no cometer errores. Estas son estudiadas a fondo por especialistas y decididas con el mayor nivel de responsabilidad. Por ejemplo, un error en la selección del producto a fabricar puede significar una inversión mal decidida, de muy difícil reversión.

Las decisiones de corto plazo son las más frecuentes y se toman a diario. Las políticas de la empresa son las que las guían. Los procedimientos de trabajo, de compras, de incorporación o despido, de fabricación, etcétera, permiten optimizar dichas decisiones.

Una mala decisión operativa puede llevar al desperdicio de recursos con costos importantes asociados.

Las decisiones de mediano plazo son aquellas que nos permiten corregir desviaciones y/o mirar el conjunto de productos o servicios, para adaptarse a cambios o modificaciones de contextos o de cuestiones estacionales o temporales. Una atención particular debe darse a la planeación agregada, aspecto muy bien desarrollado en la bibliografía.

Para ampliar este tema deberá dirigirse a Heyzer J. y Render B. página 8 y Capítulo 13. Acceda haciendo clic aquí.

Entramos, entonces, en un campo en donde las decisiones tienen repercusión en la vida de la empresa o en los resultados de corto o mediano plazo. Es decir que las decisiones, en el ámbito de la producción, tienden a facilitar el tránsito hacia la fabricación y distribución de productos o la prestación de servicios, con el objetivo de optimizar la utilización de los recursos de la empresa.

A continuación, enunciaremos las decisiones que se toman en el corto y largo plazo:

Figura 2. Decisiones

[pic 2]Para considerar

En la organización que usted conoce, ¿cuáles de estas decisiones tienen en cuenta? ¿Hay alguna otra que puede agregar?

Todas estas decisiones se toman en el contexto de una empresa, cuya configuración es la de un sistema complejo: con insumos, partes interrelacionadas, salida de bienes y servicios y realimentación. Las figuras siguientes muestran un sistema productivo con su esquema de procesos, y un sistema productivo complejo con énfasis en los clientes y proveedores internos.

Figura 3. Sistema productivo

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Fuente: adaptado de Krajewski y Ritzman 2009, p. 3.

Figura 4. Sistema productivo complejo

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Fuente: elaboración propia.

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Relación de la función operaciones con el resto de las funciones de la empresa

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Relación de la función operaciones con el resto de las funciones de la empresa

El área de producción en la empresa a menudo es el eslabón perdido de la empresa debido a la falta de comunicación entre esta área y las demás. La falta de comunicación y la rivalidad que se presenta en las empresas hace que funcionen como islas. De este modo cada una se ocupa de optimizar su sector, independientemente de lo que suceda en el resto de la empresa. Esto significa que lo que se puede lograr es una suboptimización parcial, es decir, no se logra optimizar el total, sino que dicha suboptimización se logra en detrimento de otras áreas. Para evidenciarlo consideremos una empresa en donde, a través del área financiera, se pretende minimizar el costo financiero llevando a cero el costo por intereses pagados por financiamiento externo a lo largo del año. Ese objetivo, en caso de poder cumplirse, podría significar que, en ciertos momentos, no se pueda cumplir con los pagos a los proveedores, los cuales restringirían las entregas de materias primas, materiales o partes compradas. Esto traería aparejada la ralentización del sistema productivo por falta de insumos. De allí que una suboptimización del área financiera sería negativa para el área producción y perjudicaría a toda la empresa por disminución de la utilización de la capacidad productiva e incumplimiento de entregas programadas a los clientes. 

Este simple ejemplo nos indica que las decisiones en la empresa requieren una visión completa de todo el sistema productivo, y que siempre las decisiones son soluciones de compromiso entre objetivos encontrados. La maximización de algunos objetivos implica la reducción de otros. Hoy las empresas están inmersas en un contexto complejo, y esa complejidad debe ser abordada con una visión sistémica, global y con capacidades de gestión polivalente.

Para considerar

¿Qué visión tiene usted de la organización? ¿Puede abordarla desde un enfoque global? ¿Qué aspectos del contexto considera que deben tener en cuenta los equipos de gestión?

A través de cualquiera de los modelos vistos, tanto en la Figura 1 como en la 3 y 4, puede observarse la participación de los distintos actores de la empresa, que coadyuvan a la producción de bienes y/o prestación de servicios. 

Queda claro que las diferentes funciones de la empresa terminan siendo el mosaico de partes que permite llegar a cumplir con los objetivos de la organización. Entendemos por tales a la producción y prestación de ese mix de producto-servicio que lleva a la generación de utilidades. En el análisis económico, debe tenerse en cuenta la necesidad de prestar servicios o producir productos de baja rentabilidad marginal que colaboran en aspectos comerciales. Un ejemplo es el de la venta de cigarrillos en un maxikiosco, cuyo margen es mínimo, pero que sirve para atraer clientes. 

Esta visión de tipo economicista, puede replicarse en otras organizaciones con otros fines que no sean de lucro. Así, las entidades sociales, ONG y organismos de la administración pública tienen sistemas operativos que se rigen por los mismos principios de gestión que las empresas con fines de lucro. Ellas también deben gestionar sus recursos, minimizar los costos y hacer eficiente su funcionamiento para aprovechar mejor los recursos disponibles. 

Podemos enumerar las áreas que forman parte de aquel mosaico organizacional: Planificación Estratégica, Diseño e Innovación del Producto, Comercialización, Recursos Humanos, Compras, Inventario, Logística de Abastecimiento, Planificación y Programación Operativa, Operaciones, Logística Interna, Logística de Distribución, Finanzas, Administración Legal, Administración Impositiva, Administración Medioambiental, Higiene y Seguridad, Calidad, Auditoría Interna, Sistemas Informáticos, Redes y Comunicaciones, etcétera.

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