Formatos para costos.

Documentos básicos

Orden de trabajo: orden de producción que establece la cantidad de los artículos a elaborarse según el pedido del cliente.

Hoja de costo de trabajo: Registra y acumula los costos productivos asociados con cada orden. Por lo general las empresas utilizan un único documento para acumular los costos de productos “Orden de Trabajo u Hoja de Costo de Trabajo”.

Requisiciones de almacén (vale de salida): relacionada con la entrega de materiales.

Boleta de trabajo o tarjeta de tiempo: Es un resumen de las horas empleadas en una orden de trabajo por un empleado. Refleja el costo de la mano de obra directa que le corresponde a cada orden de trabajo.

¿Cómo recopilamos información para costear una orden de trabajo?

Tanto gerentes como contadores administrativos recopilan dicha información en los documentos fuente. Y ¿Qué son los documentos fuente?

Un documento fuente es un registro original (como por ejemplo una tarjeta de tiempo de mano de obra donde se registran las horas laborales de un empelado) que apoya los asientos de diario en un sistema de trabajo.

Ahora detallaremos los principales documentos fuentes :

6. DOCUMENTOS FUENTES USADOS EN EL SISTEMA DE COSTOS POR ÓRDENES

1. Las Órdenes de Producción.
Una orden de producción es una autorización escrita para que un funcionario responsable produzca un artículo determinado. Las órdenes de producción deben registrar: - Lo que se va hacer - Lo que va hacer, quien - Se va a hacer, cuando. Estas órdenes son expedidas por el departamento de producción y sirven para informar a los diversos Departamentos la cantidad del producto que debe producirse con el objeto de que las existencias de los productos terminados sean suficientes para abastecer las ventas.

Entonces decimos que una orden de producción es aquella donde se establece la cantidad de artículos a elaborarse según el pedido del cliente.

La orden de producción debe contener por lo menos la siguiente información

- Nombre de la empresa (razón social)

- Nombre del departamento que la emite

- Número de la orden.

- Nombre o razón social del cliente

- Articulo a producirse

- Cantidad de artículos a fabricarse

- Fecha de inicio de la fabricación

- Fecha de término y entrega.

La orden de producción se confecciona generalmente considerando cinco copias, pudiendo darles la siguiente distribución:

- Original, para el departamento de Contabilidad

- Duplicado para el departamento de producción

- Triplicado, para el departamento de almacén de Materiales

- Cuadruplicado, para el departamento de almacén de Productos terminados.

- Quintuplicado para el departamento de ventas, para el control y expedición de las facturas correspondientes. 

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Un modelo sencillo de la Orden de Producción seria el siguiente:

2. La Hoja de Costos

El registro de costos de un trabajo también conocido como hoja de costos de una orden de trabajo es aquella donde se registra y acumula todos los costos en que se incurre para nuestra orden de trabajo.

Esta hoja de costos es elaborada por el departamento de costos y se le considera como el mayor auxiliar de los bienes elaborados.

La información que en ella se detalla, es en base de la recopilación, registro y cálculo de los tres elementos de costos: Materiales, Mano de Obra y Gastos de fábrica. Asimismo, en esta hoja pueden registrarse los gastos de operación incurridos en un determinado tiempo, pero queda a criterio de la gerencia si se consideran o no.

Es importante recordar que nuestra hoja de costos así como los documentos relacionados con la materia prima, mano de obra y costos indirectos de fabricación a usarse en la producción, deben llevar el mismo número de la Orden de Producción, lo que facilitará la anotación de los costos incurridos en la Hoja de Costos.

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