Funciones Del Contador

Dentro de las funciones tenemos :

• Las aperturas de los libros de contabilidad.

• Establecimiento de sistema de contabilidad.

• Estudios de estados financieros y sus análisis.

• Certificación de planillas para pago de impuestos.

• Aplicación de beneficios y reportes de dividendos.

• La elaboración de reportes financieros para la toma de decisiones.

• El contralor de costos es la persona encargada de llevar a cabo los controles de costos establecidos en el área de producción.

Planifica los inventarios físicos.

Toma física de inventarios.

Elabora los asientos contables de costos.

Control de las compras

Control de la recepción de mercancías.

Control de almacenamiento y despacho métodos de inventarios.

Control de producción

Valoración de recetas y pruebas de rendimiento (porcinamente) Periódicamente y cuando cambien proveedores.

Información de gastos periódicos de los diferentes departamentos.

Costos diarios.

Elaboración de costos de habitaciones.

Verificar y controlar comparativos de precios fluctuaciones.

Elaborar costos por puntos de venta

Control de la facturación y venta de alimentos y bebidas.

Control de comandas.

Control de cheques de funcionarios.

Potenciales de bebidas. (Tragos y Cocteles).

Supervisión del mantenimiento de la consistencia en cantidad y calidad para la preparación de las recetas.

Elaborar y costear los banquetes antes y después de los eventos.

Analiza los inventarios de productos de baja rotación.

Supervisar y evaluar los mínimos y máximos de los productos de los diferentes almacenes.

Supervisión directa de los almacenes, receptor de mercancía, centros de producción de Alimentos y Bebidas y en los puntos de venta.

Tomas de inventarios selectivos tanto en el almacén como en los puntos de venta.

Supervisión de las cavas.

Controlar Par stock de los bares.

Hacer la reconciliación de costos e informes y debe entregarse los primeros días del mes.

Con estas funciones enumeradas no queremos decir de modo alguno que sólo son éstas las que puede ejercer el CPA dentro de las empresas, dado que está más que demostrada la capacidad sobrada con que cuenta éste para ejercer muchas más.

Su relación con:

COMPRAS

Objetivo:

Identificar y aplicar los procesos establecidos en las organizaciones hoteleras y gastronómicas para la correcta realización de las compras y abastecimientos de las materias primas, buscando optimizar los recursos y la reducción de los costos de dichas empresas. El tratamiento correcto dado a las materias primas, en lo referente a cantidades a pedir, proveedores, negociación de precios, plazos de entrega, transporte, recibo, almacenamiento y control de inventarios serán la base fundamental de esta unidad.

Competencias:

•Elabora responsablemente el listado de proveedores de acuerdo con las necesidades de operación.

•Elabora el listado de materias primas requeridas con base en el plan de producción.

•Controla el manejo de las materias primas conforme a parámetros de calidad y rentabilidad.

FUNDAMENTACIÓN:

El departamento de compras de cualquier empresa es quizás el área de responsabilidad que más necesita controles y de la implementación de un sistema para el manejo de la información adecuado, oportuno y claro para el correcto manejo de las materias primas e insumos requeridos por la organización para su correcto funcionamiento. El área de compras no puede ser ajena a los procesos operativos que se realicen en la empresa, por el contrario, es necesario que él o los encargados de realizar el aprovisionamiento de la metería prima conozcan con claridad todos los procesos productivos, el menú o la carta, los eventos a realizarse, la capacidad de pago, la capacidad de almacenamiento etc., para que de esta manera las compras estén de acuerdo con las necesidades generadas por la misma operación del hotel o restaurante.

El proceso de compras está directamente relacionado con parámetros no solo de costo sino también de calidad del producto terminado que determinan a su vez las características de las materias primas e insumos que deben llegar al establecimiento; es por esta razón que el departamento de compras además de manejar conceptos financieros y de costos, también maneja conceptos de manipulación higiénica de

20

alimentos, establecimiento y aplicación de estándares de calidad para alimentos y técnicas de almacenamiento para los mismos.

Este capítulo establece la información que se requiere para conocer las necesidades de compra de alimentos y además identifica los procesos para la gestión de las compras de acuerdo a la clasificación de los alimentos. Se abordara el tema de los distintos métodos para realizar las compras, así como la clasificación de los proveedores para finalizar con un anexo con los formatos implementados en la actualidad en el departamento de compras de un hotel o restaurante.

CONTROL DE COMPRAS

2.1ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS.

Se recomienda el uso de Compras Centralizadas, es decir se debe encargar solo a una persona de hacer las compras del establecimiento, esto facilita el control de la administración sobre este proceso y además del jefe de compras sobre los proveedores.

Este proceso es importante porque por este departamento se presentan innumerables fugas o pérdidas de dinero como por ejemplo la doble facturación, las participaciones con los proveedores para salir favorecidos en la compra, etc.

Para que el director del departamento de compras, esté seguro sobre qué comprar, como comprar, características del producto, épocas de abundancia, etc., se deben diseñar unos formatos que recopilan toda esta información y que reciben el nombre de ESPECIFICACIONES DE COMPRA ESTÁNDAR.

Estas especificaciones sirven para dar uniformidad y consistencia al recibo, ayudan a evitar pérdidas y a mantener los costos.

Las especificaciones deben ser realizadas por las personas que manejan o trabajan con los elementos que se van a comprar, para que orienten sobre la CALIDAD, el PESO, el TAMAÑO requerido, los FACTORES deseables y/o descartables, etc.

En estas especificaciones nunca se trabajan los precios ni las cantidades, pues de hacerlo se tendrían que cambiar cada vez que variemos las cantidades a comprar y cuando en el mercado cambien los precios, y en ese caso dejarían de ser estándar.

Las especificaciones deben ser conocidas por el proveedor para que sepa como despacharnos los productos que le solicitamos, por el jefe de recibos para que sepa como aceptar el producto, y por supuesto por quienes colaboraron en su elaboración

Para comprar debe tener en cuenta lo siguiente:

21

Tamaño del negocio

Estructura del menú

Capacidad de almacenamiento

Capacidad de pago

Volumen de Ventas

Condiciones o características del producto

2.2MÉTODOS DE COMPRA.

 MERCADO ABIERTO

Este método ofrece las ventajas de un contacto con un número mayor de proveedores y para lograrlo se pueden utilizar los medios de comunicación o se pueden visitar si es el caso.

Se dividen en:

COTIZACIONES: Se utilizan los medios de comunicación para lograr el mayor número de ofertas, las cuales se analizan, se clasifican, se eligen por lo menos tres alternativas y se ponen a consideración de la Junta de compras. Por lo general, en un cuadro de clasificación que reúne esta información:

PROVEEDOR – CALIDAD – PRECIO – CRÉDITO – CANTIDAD – SERVICIO

MERCADO LIBRE: Se utiliza para aquellos productos que hay que adquirir directamente en plaza de mercado; en el mismo momento de la compra se puede escoger la calidad, el precio, el tamaño, el peso por unidad y la presentación del producto; como es lógico no se pueden cambiar las cantidades determinadas por el departamento de compras.

CONTRATISTAS: Se usan para productos de alto consumo que no se pueden tener almacenados porque se corre el riesgo de perderlos, debido a sus características especiales, como por ejemplo: la leche, los bizcochos, los postres, etc. Con estos productos debemos fijar con anticipación con el proveedor las cantidades normales que consumieron y la frecuencia con la que nos los deben entregar.

2.3PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACION DE LAS COMPRA

Lo primero que se debe detectar es la necesidad de la compra, la cual se determina a través de los siguientes formatos:

LISTA DE MERCADOS

Se utiliza para los productos perecederos, de difícil almacenaje o también llamados de consumo diario o compras de cocina.

22

El chef debe tener en cuenta los eventos que están pronosticados y en colaboración con el almacenista determinar con base en el PAR STOCK de cada producto las cantidades que se deben comprar de ellos.

Luego el encargado de compras ubica a los proveedores y diligencia en el formato los precios y marca cual de los tres es al que se le debe comprar.

Este formato termina de llenarlo el encargado de recibos anotando en él las cantidades que realmente llegaron.

SOLICITUD DE COMPRAS

El almacenista está en la obligación de detectar los puntos en los cuales debe hacer el pedido de mercancía, para evitar que se interrumpa la producción y que le fallemos a los clientes. Por ello se elabora esta solicitud en la cual el almacenista registra la unidad

...