GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
Enviado por johannacaicedo • 9 de Febrero de 2013 • 617 Palabras (3 Páginas) • 323 Visitas
GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
El proceso y desarrollo de diferentes técnicas de archivo, agilizan las actividades de una empresa, aplicándolas según sus necesidades. A través del conocimiento de la administración documental se logra la clasificación, confección y trámite de información de forma ágil. Con el presente ensayo pretendo profundizar en los conocimientos que a diario aplico en la actividad de manejo de documentos, en la cual deseo implementar una mejora que me permita realizar mi labor con mayor productividad.
En el transcurso de una institución desde su fundación, se genera un historial de procesos y bases documentales que conforman su patrimonio cultural y por lo tanto es indispensable su conservación; de esta necesidad surge la búsqueda de conocimientos que conlleven a la creación de espacios destinados a guardar y consultar datos en cualquier época que se requieran.
Un concepto amplio y conciso de la Administración documental se sustenta en la organización de documentos producidos y recibidos por una persona natural o jurídica, dando un manejo archivístico para utilizar técnicas aplicables en la agrupación y organización de documentos.
El conocimiento de la clasificación y manejo de datos trae consigo innumerables beneficios para el desarrollo de las actividades de una entidad, no únicamente para el área encargada de las labores de archivo, sino también para la obtención de historiales en sus diferentes campos de acción, entre otros; Área contable, Recursos Humanos y los departamentos que ejecutan la finalidad y objeto social de cada institución. La facilidad de búsqueda y acceso a la información en el menor tiempo posible, hacen de la administración documental una actividad gratificante que genera resultados eficaces, así mismo el ahorro de tiempo permite brindar una mejor calidad de atención al cliente y el propio desenvolvimiento del funcionario que desarrolla la labor de búsqueda.
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Los archivos son importantes para la administración y la cultura por que los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente del patrimonio cultural y de la identidad nacional.
Concepto De La Administracion Documental
Concepto:
La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.
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