IMPORTANCIA DE LA COMUNICACION INSTITUCIONAL

LA IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL

Tema: “Turnos Ordinarios de Exámenes y Mesas Especiales en la Facultad”

Resumen ejecutivo

Antes de iniciar el análisis del proceso de comunicación institucional y en particular el tema de los Turnos Ordinarios de Exámenes y Mesas Especiales, debemos comprender bien el concepto de comunicación y saber su alcance.

Por comunicación entendemos el acto por el cual se estructura y elabora un mensaje determinado, se emplea un medio para su transmisión, se transmite a un receptor definido y dicho receptor lo decodifica para volver a iniciar un proceso de comunicación de retorno de dicho mensaje.

Por tanto, la comunicación no es un hecho unilateral, no es un monólogo, sino que requiere de un receptor que sepa decodificar el mensaje y que tenga posibilidades de dar un feedback al emisor; y todo ello a través de numerosos medios.

La principal lección de esta definición para la Facultad es la de concientizarse de que la comunicación es cosa de dos o más personas, no solo de una. Que aquello que queremos comunicar no solo depende de cómo lo digamos y dónde lo digamos, sino que también depende de cómo lo entiendan los receptores.

Esto supone que el mensaje deja de pertenecer exclusivamente a la institución y que la propiedad de la comunicación se vuelve compartida.

Entender este punto de partida es fundamental para poder desarrollar una comunicación institucional adecuada.

El presente trabajo intenta dar a conocer la participación, importancia y relevancia de la comunicación, siendo indispensable para lograr un excelente desempeño dentro de la institución, la buena interacción y comunicación entre autoridades, personal y alumnos. Por lo tanto, para poder satisfacer las expectativas de optimización de los procesos comunicacionales es necesario disponer de información adecuada sobre el público destinatario, que contenga aspectos relacionados con sus necesidades, intereses y demandas de información, y esto se consigue mediante la comunicación.

Índice

Fundamentación……………………………………………………………………………….. 3

Planteamiento del problema………………………………………………………………….. 4

Modelo comunicacional……………………………………………………………………….. 4

Organigrama…………………………………………………………………………………… 5

Análisis – FODA………………………………………………………………………………. 5

Comunicación organizacional………………………………………………………………... 6

Proceso de comunicación…………………………………………………………………….. 7

Flujos de comunicación……………………………………………………………………….. 8

La comunicación interna……………………………………………………………………… 8

Comunicación descendente………………………………………………………………….. 8

Comunicación ascendente…………………………………………………………………… 8

Comunicación horizontal……………………………………………………………………… 9

Comunicación oblicua………………………………………………………………………… 9

Tipos de comunicación……………………………………………………………………….. 9

Clima organizacional………………………………………………………………………….. 10

Comunicación externa 10

Comunicación pública 10

Comunicación intermedia 11

Identidad corporativa 11

Comunicación institucional 12

Conclusión 13

Bibliografía 14

Fundamentación

En el correr cotidiano de la tarea laboral nos encontramos en permanente interacción con un determinado público, tanto interno como externo, y en esos intercambios comunicacionales surgen algunas interrogantes como ser ¿la información que se brinda es clara y concisa?, ¿los procedimientos son engorrosos?, ¿se pueden agilizar los trámites?, ¿logramos evacuar todas las dudas del público interno?, ¿se pueden optimizar los circuitos comunicacionales?, etc.

Estas preguntas, son algunas de las muchas que pueden surgir en un marco de autoevaluación o simplemente de quienes creemos y pensamos que el servicio informativo o de atención al cliente, es susceptible de mejorar de manera significativa su relación con los usuarios y proporcionar un mejor servicio.

Partiendo de éstas interrogantes tomamos la decisión de indagar al público interno mediante encuestas de tipo cerrada para obtener un sondeo de la opinión general acerca del servicio de información que brinda la Facultad de Ingeniería sobre turnos de exámenes y mesas especiales.

Planteamiento del problema:

Dentro de la Facultad (*) el factor humano juega un papel fundamental ya que son las personas quienes realizan las funciones de planear, organizar, dirigir y controlar con el objetivo de que la organización opere en forma eficiente y eficaz. Sin personas no existe la organización y de ellas depende en gran medida el éxito comunicacional.

Modelo comunicacional:

La comunicación implica en sí misma, la transmisión de una determinada información; esta información como la comunicación supone al mismo tiempo un proceso; los elementos que emergentes para este proceso son:

• Código. El código: sistema de signos y reglas para combinarlos, que por un lado es arbitrario y por otra parte debe de estar organizado de antemano.

• Canal. El proceso de comunicación que emplea ese código precisa de un canal para la transmisión de las señales. El Canal sería el medio físico a través del cual se transmite la comunicación.

Desde nuestra perspectiva entendemos que el modelo más adecuado para poder analizar el proceso de comunicación es el que hacen referencia Shannon y Weaver los elementos que intervienen en el dicho proceso son los siguientes:

 Emisor: Es quien emite el mensaje, puede ser o no una persona.

 Receptor: Es quien recibe la información. Dentro de una concepción primigenia de la comunicación es conocido como receptor, pero dicho término pertenece más al ámbito de la teoría de la información.

 Canal: Es el medio físico por el que se transmite el mensaje.

 Código: Es la forma que toma la información que se intercambia entre la Fuente (el emisor) y el Destino (el receptor).

 Mensaje: Es lo que se quiere transmitir.

 Situación o contexto: Es la situación o entorno extralingüístico en el que se desarrolla el acto comunicativo.

(*) SE IDENTIFICA DE MANERA GENERICA YA QUE NO SE HACE MENSION A UNA EN PARTICULAR. 

Organigrama:

Observaciones: los sectores resaltados corresponden a las áreas donde se realizan los procesos comunicativos correspondientes a Turnos de Exámenes y Mesas Especiales.

Análisis – FODA

Interno

FORTALEZAS DEBILIDADES

- Conocer todos los procesos dentro del área de trabajo para brindar calidad en el servicio.

- Experiencia laboral.

- Buena comunicación entre ambos turnos o sectores.

- Carencia de tecnología que optimicen el servicio.

- Supervisar el trabajo de otros sectores.

- Progreso laboral (externo e interno).

- Mejoramiento del área laboral.

- Cambios en el diseño del trabajo.

- Falta de recursos Humanos.

Externo

DEBILIDADES FORTALEZAS

- Que el trámite no salga en tiempo y forma.

- Que el alumno no se interese por el trámite que inicio.

- Que no se respeten los plazos para cada tramite por partes de los docentes.

- No poseer los medios tecnológicos adecuados y actualizados. - Brindar calidad en el servicio.

COMUNICACION ORGANIZACIONAL

En este caso hacemos referencia a la comunicación organizacional ya que hemos tomado como objeto de análisis una Institución Universitaria.

Para ello hemos conceptualizado la comunicación organizacional como el proceso de emisión y recepción de mensajes dentro de una organización compleja. Decimos y sostenemos que es compleja ya que intervienen una multiplicidad de factores tanto internos como externos que la entrecruzan. Dicho proceso como hemos afirmado es interno, esta basado en las relaciones dentro de la organización o externo entre organizaciones.

En la organización la comunicación podemos distinguir tres sistemas:

• Operacionales: se refiere a tareas u operaciones.

• Reglamentarios: ordenes e instrucciones.

• Mantenimiento: relaciones públicas, captación y publicidad.

La comunicación organizacional a su vez puede ser entendida como el proceso de producción, circulación y consumo de significados entre una organización y sus públicos.

La comunicación dentro de una empresa y/o institución posee un carácter jerárquico, basado en órdenes y mandatos, aceptación de políticas, etc. Es por ello que hay que destacar la importancia de la relación individual frente a las relaciones colectivas y la cooperación entre directivos o altos mandos y trabajadores. La efectividad y buen rendimiento de una Institución podríamos decir que depende plenamente de una buena comunicación organizacional.

La

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