IMPORTANCIA DEL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL EN LA EMPRESA

IMPORTANCIA DEL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL EN LA EMPRESA

Tener organizada la información en cualquier tipo de empresa es parte clave para alcanzar un gran éxito, no solo dentro de la misma, también para todo el personal que se atienda, ya que teniendo establecida toda la información logramos ubicar rápida y eficazmente cualquier tipo de documentación que necesitemos.

Yo laboro en el SENA por contrato como Instructora, poco tengo que ver con archivo, pero analizo que el papel del Administrador documental es fundamental, puesto que la información en una empresa, no importa el tamaño de ésta, los archivos son de suma importancia para la administración y la cultura, porque los documentos que la conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes, después de su vigencia, estos documentos son potencialmente patrimonio cultural y la identidad nacional de la empresa.

Los administradores documentales tienen a su cargo la organización, conservación, uso y manejo de los documentos y son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos, también son los encargados ante el Estado por el fortalecimiento de su infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de la administración de documentos y archivos.

El administrador de la documentación tiene a su cargo la función probatoria, garantizar y perpetuar el historial de la documentación de la empresa.

Según la LEY 594 DE 2010, por medio de la cual se dicta la ley general de archivo nos dice que “la gestión documental es un conjunto de actividades Administrativa y técnicas tendientes a la planificación, manejo y Organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

Además la gestión documental nos permite conocer, identificar y clarificar las normas necesarias para mantener la documentación organizada y así lograr darle a la empresa el equilibrio que necesita, para ser cada día mejor.

Lo anterior se evidencia con la rapidez en la que el administrador de la documentación puede mostrar de modo preciso, rápido y adecuado a todos los que la necesiten la información que se está solicitando. Significa entonces que fiscaliza, recolecta, descarta y rescata la información de cualquier clase, para efectuar a cabalidad con el objetivo de saber Administrar los Documentos.

Por esto es preciso tener en cuenta la importancia que tienen los documentos en nuestra actividad, debemos conocer los formatos, las normas exigidas, la estructura del documento para así archivar en forma correcta y evidenciar cada actividad que realizamos en forma digital y manual.

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