PAPEL DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL Y SU ADMINISTRADOR

PAPEL DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL Y SU ADMINISTRADOR

¿Qué pasaría en la Empresas, si los Administradores de Documentos y Archivos buscaran convertir la tramitación y la circulación de información en una red de telarañas en vez de una red de autopistas?.

En muchas empresas la Administración Documental es una de las actividades que más recursos consume. Y en muchas otras, agilizando estas operaciones, tendrían más potencial de trabajo.

En mi Empresa, día a día vamos haciendo pequeñas mejoras, para tener toda la información lo más accesible posible. Todo esto con la ayuda del Administrador Documental y el conjunto de normas técnicas y prácticas establecidas en la Empresa para: a) administrar el flujo de documentos de todo tipo, b) permitir la recuperación de información desde ellos, c) determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, d) eliminar los que ya no sirven y e) asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Recursos: En los momentos de mucho trabajo y actividad, es muy importante encontrar la documentación de manera fácil y rápida. Carros con carpetas, bandejas, archivadores y espacios reservados para documentación en tránsito ayudan en esta tarea, poco a poco vamos puliendo estos procesos y creando procedimientos para trabajar lo más eficaz y eficientemente posible.

El control de la documentación es muy importante, ya que de hay partimos para administrar de forma correcta. El Administrador Documental cumple un papel fundamental como administrador de la información para el recibo, despacho, elaboración, trámite y préstamo de información. También debe velar por el mantenimiento de los acervos y las instalaciones para conservar correctamente al ambiente para los archivos y manipular correctamente la información. Los cuidados que se deben tener en el almacenamiento de archivos, cuidados con los depósitos, unidades de conservación, transferencias son importantes para una buena logística aplicada a la organización documental.

La parte de descarte y recuperación documental implica conocimientos mas profundos y técnicos para la acumulación lógica de archivos y una optima funcionalidad. En la parte de descarte las TRD (Tablas de Retención de Documentos) son una herramienta fundamental para determinar la conservación y el destino final de los documentos. Para realizar los expurgos son necesarios estos pasos de las TRD, para la elaboración de las respectivas actas de baja explicando los procedimientos a seguir y por los cuales se expurgan los documentos. En la parte de recuperación documental se necesita análisis de las agrupaciones documentales para crear índices, inventarios, catálogos, guías y registros para facilitar la función administrativa de los archivos. Por todo lo anterior es que el Administrador Documental debe ser una persona versada en estos temas.

Conclusiones: Nuestros archiveros y la administración documental cumplen un papel importante para dar soluciones y planes de gestión documental a la Empresa de forma efectiva y concreta.

La importancia de la administración documental esta expresada en la preocupación por las mejoras en los archivos públicos o privados. De la búsqueda de la transparencia, logística y la archivistica se pueden establecer unos ideales de conservación, clasificación, ordenación y descripción documental acorde a los procesos administrativos de la Empresa.

La administración documental y el Administrador Documental tienen una función de mucha responsabilidad, la cual busca la protección de nuestras memorias de una manera correcta y transparente.

Toda Empresa debe contar con un buen sistema de administración de documentos que permita almacenar y recuperar la información de manera precisa, ágil y oportuna, lo cual es vital para la supervivencia de cualquier organización.

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